Managementassistent voor twee afdelingsmanagers

Overheidzzp; Rotterdam; Hybrid; EUR 27,000 - 39,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een proactieve managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt met agendabeheer, vergaderplanning, notuleren en administratieve taken.

Je werkt nauw samen met de secretariaten, regelt werkbezoeken, ketensessies en facilitaire zaken zodat processen soepeler verlopen. Thuiswerken is mogelijk, dinsdag kantoor en overige dagen in overleg.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-niveau 4 opleiding.
• Minimaal 1 jaar werkervaring als Managementassistent in de afgelopen 4 jaar.
• Aantoonbare ervaring met notuleren en agendabeheer voor een afdelingshoofd.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken voor twee afdelingsmanagers.
• Vergaderingen plannen, externe bezoekers aanmelden en voorbereidende stukken klaarleggen.
• Notuleren en opstellen van actielijsten; opvolging van acties.
• Mailboxmanagement en proactieve taken uit de afdelingsmanager-overdracht oppakken.
• Ondertekenen van afgesproken stukken namens de afdelingsmanager.
• Ondersteuning bij inkoop/bestellingen en afhandeling van facturen.

Skills

Proactief

Planmatig

Flexibel

Resultaatgericht

Samenwerken

Omgevingsbewust

Education

MBO-4

Tools

MS Outlook

MS Teams

Job description

Gemeente Rotterdam zoekt een proactieve managementassistent die twee afdelingsmanagers en het managementteam ondersteunt met agendabeheer, vergaderplanning, notuleren en administratieve taken.

Je werkt nauw samen met de secretariaten, regelt werkbezoeken, ketensessies en facilitaire zaken zodat processen soepeler verlopen. Thuiswerken is mogelijk, dinsdag kantoor en overige dagen in overleg.