Managementassistent (Rotterdam)

Kenonz; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 47,000; Full time

Job summary

Kenonz zoekt een Managementassistent die als steunpilaar fungeert voor 6 tot 7 teammanagers van Toeslagen010. Je houdt het overzicht, plant agenda's, bewaakt mailboxen en bereidt bijeenkomsten voor zodat managers zich kunnen richten op hun maatschappelijke opdracht. Je beheert afspraken, schakelt met interne partners en zorgt voor duidelijke verslaglegging. In deze rol werk je samen met een collega aan een soepele dagelijkse operatie met veranderende prioriteiten.

Qualifications

• Proactief beheert complexe agenda's en mailboxen
• Overlegt met betrokkenen en stuurt op deadlines
• Onderhoudt en automatiseert interne communicatiekanalen

Responsibilities

• Beheren van agenda's voor teammanagers
• Beheren mailboxen en opvolgen acties
• Organiseren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen
• Verzorgen van verslaglegging van bijeenkomsten
• Ondersteunen bij interne communicatieprocessen
• Beheren van kennis- en informatiportalen
• Verzamelen en verspreiden van uitvoeringsberichten
• Signaleren van knelpunten en verbeteren van processen

Job description

Sommige functies draaien om plannen, organiseren en ondersteunen. Deze functie gaat over méér dan dat. Als Managementassistent ondersteun je een team dat zich inzet voor inwoners die zijn geraakt door het Toeslagenschandaal. Achter iedere afspraak die jij organiseert, iedere mailbox die jij beheert en iedere bijeenkomst die jij voorbereidt, schuilt een groter doel: bijdragen aan een overheid die luistert, ondersteunt en vertrouwen terugwint.

In deze rol ben jij samen met een collega de onmisbare steunpilaar voor 6 en later 7 teammanagers van Toeslagen010. Je zorgt ervoor dat zij hun aandacht kunnen richten op hun maatschappelijke opdracht, terwijl jij ervoor zorgt dat alles daaromheen soepel verloopt. Dankzij jouw overzicht, vooruitziende blik en organisatietalent blijft de dagelijkse operatie draaien, ook wanneer de dynamiek hoog is en prioriteiten snel veranderen.

Je begint je dag met het doornemen van agenda's, afspraken en mailboxen. Je ziet direct wat aandacht nodig heeft en onderneemt actie voordat anderen daarin hoeven te vragen. Je plant overleggen, stemt af met betrokkenen en zorgt ervoor dat iedereen beschikt over de juiste informatie. Ondertussen houd je rekening met verschillende belangen, urgente vraagstukken en veranderende omstandigheden.

Gedurende de dag schakel je met managers, collega's en interne partners. Je organiseert bijeenkomsten van begin tot eind, reserveert ruimtes, regelt faciliteiten en zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes verzorgd is. Tijdens overleggen verzamel je agendapunten, stel je agenda's op en zorg je voor een heldere verslaglegging, zodat gemaakte afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.

Ook achter de schermen speel je een belangrijke rol. Je beheert maillijsten, ondersteunt bij interne communicatie, verwerkt bestellingen en helpt bij het beheer van kennis- en informatieplatformen. Je zorgt ervoor dat uitvoeringsberichten tijdig worden verzameld, gepubliceerd en gedeeld. Hierdoor blijft informatie toegankelijk en kunnen collega's optimaal samenwerken.

Wat deze functie bijzonder maakt, is de combinatie van maatschappelijke betrokkenheid, verantwoordelijkheid en afwisseling. Geen dag is hetzelfde. Juist in die dynamiek voel jij je thuis. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en weet precies wat er nodig is om managers en teams optimaal te ondersteunen.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Proactief beheren van complexe agenda's van teammanagers.
• Beheren en bewaken van mailboxen en het opvolgen van acties.
• Onderhouden en beheren van verschillende maillijsten.
• Organiseren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen.
• Regelen van vergaderruimtes, locaties en faciliteiten.
• Verzamelen van agendapunten en opstellen van agenda's.
• Verzorgen van volledige en zorgvuldige verslaglegging.
• Ondersteunen bij ziek- en herstelmeldingen wanneer nodig.
• Verzorgen van bestellingen en administratieve verwerking hiervan.
• Ondersteunen van interne communicatieprocessen.
• Beheren en ondersteunen van kennis- en informatieportalen.
• Verzamelen, publiceren en verspreiden van uitvoeringsberichten.
• Signaleren van knelpunten en het bijdragen aan efficiënte werkprocessen.