Managementassistent Radboudumc Health Academy

Radboudumc; Nijmegen; Remote; EUR 40,000 - 48,000; Full time

Job summary

Radboudumc Health Academy in Nijmegen zoekt een managementassistent die zelfstandig werkt, proactief handelt en de samenwerking binnen het team versterkt.

Je ondersteunt primair de Directie en het managementteam; je beheert agenda's, verwerkt e-mail en notuleert vergaderingen; je draagt bij aan procesverbetering.

Wij vragen HBO-werk- en denkniveau, ervaring in een grote complexe organisatie en sterke Nederlandse en Engelse communicatieve vaardigheden, plus MS Office, SharePoint en Teams.

Qualifications

• HBO werk- en denkniveau vereist.
• Ervaring in een soortgelijke functie in een grote complexe organisatie.
• Ervaring in een academische onderwijsomgeving is pré.
• Goede communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Goede vaardigheden in MS Office applicaties zoals Teams, OneDrive en SharePoint.

Responsibilities

• Agendabeheer en zorg voor een zorgvuldige planning van afspraken.
• Afhandeling van telefoon, post en e-mail voor diverse postbussen.
• Plannen en organiseren van grote bijeenkomsten met interne en externe deelnemers.
• Notuleren van directie- en managementoverleggen.
• Verwerken van documenten, rapporten en presentaties.
• Ondersteunen van projecten en verzorgen van archivering en data-overzichten.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatiesensitiviteit

Proactieve houding

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office (Teams, OneDrive, SharePoint)

Job description

Functie

Wil jij samen met ons werken aan het beste onderwijs? Ben jij een echte verbindende kracht die overzicht weet te bewaren? Vind je het een uitdaging om te ontzorgen? Dan zoeken we jou als enthousiaste collega voor ons managementsecretariaat!

Als managementassistent bij de Radboudumc Health Academy ondersteun je primair de bedrijfskundig directeur; dit is jouw belangrijkste aandachtsgebied. Daarnaast ondersteun je samen met de andere management assistenten het managementteam van de Health Academy, bestaande uit twee directieleden en twee managers.

Je hebt een signalerende rol, werkt proactief en bewaart het overzicht, ook wanneer de druk toeneemt. Samen zorgen jullie voor optimale ondersteuning.

Hoe ziet je dag eruit?

Geen dag is hetzelfde! Je hebt een breed en afwisselend takenpakket. Je plant en coördineert complexe interne en externe afspraken en beheert diverse agenda's. Daarnaast zorg je ervoor dat dossiers op orde zijn.

Je bewaakt de opvolging van acties en afspraken, verzorgt inkomende en uitgaande e-mail en post en stelt verslagen op van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook draag je actief bij aan de verbetering van werkprocessen en de kwaliteit van de dienstverlening. Vanuit jouw kennis en expertise lever je een waardevolle bijdrage aan projecten.

Je voert je werkzaamheden grotendeels zelfstandig uit, waarbij je kunt sparren met en terugvallen op je collega’s binnen het team.

In onderlinge afstemming is er, zodra je voldoende bent ingewerkt, de mogelijkheid om een deel van je werkzaamheden vanuit huis uit te voeren.

Kortom, een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische onderwijsomgeving.

Je taken en verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Agendabeheer: zorgdragen voor een zorgvuldige planning van (complexe) afspraken en het voorbereiden en opvolgen daarvan.
• Afhandeling van telefoon, post en e-mail voor diverse postbussen.
• Plannen en organiseren van (grote) bijeenkomsten met interne en externe deelnemers.
• Notuleren van directie- en management overleggen.
• Verwerken van conceptdocumenten, rapporten, verslagen en presentaties.
• Verzorgen van de organisatorische en administratieve voorbereiding en afwikkeling van interne nieuwsbrieven en publicaties.
• Ondersteunen van projecten.
• Verstrekken van gegevens en opstellen van overzichten.
• Voorbereiden en redigeren van presentaties.
• Ondersteunen bij ICT-, HR-, financiële en organisatorische zaken.
• Beheren van SharePoint.
• Aanleggen van digitale werkdossiers en verzorgen van archivering.
• Beheren en vastleggen van werkprocessen en werkinstructies binnen het team.

Jouw werkplek

De Radboudumc Health Academy is hét onderwijs- en opleidingsinstituut voor iedereen die werkzaam is in de zorg. Wij bieden een breed opleidingsaanbod voor artsen, verpleegkundigen, paramedici en onderzoekers. Vanuit onze visie op interprofessioneel leren leiden wij toekomstige zorgprofessionals op die bijdragen aan persoonsgerichte, kwalitatief hoogwaardige en duurzame zorg.

Ons team bestaat uit drie enthousiaste managementassistenten die parttime werkzaam zijn. We vormen een hecht team waarin professionaliteit, zelfstandigheid en samenwerking centraal staan. We werken doelgericht en vooruitstrevend, met oog voor kwaliteit én voor elkaar. De sfeer is open, toegankelijk en informeel.

Profiel

Als managementassistent werk je zelfstandig, neem je verantwoordelijkheid en durf je besluiten te nemen. Met een proactieve instelling denk je in oplossingen en kom je zelf met ideeën en voorstellen. Dankzij je sterke contactuele vaardigheden weet je mensen te verbinden, zaken voor elkaar te krijgen en collega's en managers te ontzorgen.

Je bent communicatief vaardig, organisatiesensitief en beweegt je gemakkelijk binnen een dynamische omgeving. Daarnaast ben je enthousiast, flexibel en creatief, waardoor je moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden.

Als managementassistent houd je overzicht, stel je prioriteiten en weet je je werkzaamheden effectief te plannen en te organiseren. Bovendien ben je leergierig en sta je open voor nieuwe ontwikkelingen, systemen en werkwijzen.

Daarnaast heb je:

• Hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een soortgelijke functie in een grote complexe organisatie.
• Ervaring in een academische onderwijsomgeving (pré).
• Goede communicatieve vaardigheden zowel in de Nederlandse en Engelse taal.
• Goede vaardigheden in MS Office applicaties zoals Teams, OneDrive en Sharepoint.

Goed om te weten

• De datum voor het gesprek wordt in overleg met de kandidaat bepaald.
• Een assessment maakt onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.