Management assistent

Amsterdam UMC; Amsterdam; Vor Ort; EUR 35.000 - 47.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

8,3% eindejaarsuitkering

100% OV-vergoeding

Kilometervergoeding 0,21€

Fietsregeling

Pensioenopbouw ABP

Gratis scholingen GoodHabitz

Zusammenfassung

Amsterdam UMC zoekt een zelfstandige managementassistent die vooruitdenkt en overzicht bewaart bij het hoofd Huisartsgeneeskunde. Je ondersteunt dagelijks het afdelingshoofd en MT met secretariële en administratieve taken en draagt bij aan een soepele bedrijfsvoering.

Je beheert de complexe agenda, plant afspraken en bewaakt prioriteiten, terwijl je ook HR- en financiële werkzaamheden oppakt en digitale werkprocessen verbetert met Tools als Teams en SharePoint.

Qualifikationen

• Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• HBO-werk- en denkniveau met relevante opleiding.
• Goede digitale vaardigheden, onder andere met Outlook, Teams en SharePoint.
• Zeer nauwkeurig, discreet en analytisch werken met vertrouwelijke informatie.
• Proactieve, servicegerichte houding en goed in samenwerken.

Aufgaben

• Beheert de agenda en mailbox van het afdelingshoofd en bewaakt prioriteiten.
• Plant afspraken, bereidt documenten voor en handelt e-mails zelfstandig af.
• Organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam.
• Verzorgt planning, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt opvolging.
• Ondersteunt HR-processen zoals personeelsmutaties en jaargesprekken.
• Verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, inclusief facturen en overeenkomsten.
• Zorgt voor optimalisatie van digitale werkprocessen via Teams, SharePoint en AI-toepassingen.
• Zorgt voor een overzichtelijke administratie en een prettige werkomgeving.

Kenntnisse

Proactieve houding

Communicatieve vaardigheden

Samenwerken

Ausbildung

HBO-werk- en denkniveau

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

AI-toepassingen

Jobbeschreibung

Amsterdam UMC

Arbeidsvoorwaarden

Naam functie Managementassistent Hoofd Huisartsgeneeskunde

Soort werklocatie Vaste werklocatie

Postcode en/of plaats 1081HV AMSTERDAM

Uren per week 24 - 32 Uur per week

Soort werktijd Wisselende werktijden

Omschrijving functie

Ben jij een zelfstandige managementassistent die vooruitdenkt en overzicht bewaart? Voor ons afdelingshoofd en onze afdelingsmanager zoeken we een rechterhand die zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse bedrijfsvoering. Jij regelt alles, nog voordat iemand erom vraagt. Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT). Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren. Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn: Je beheert de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, bereidt documenten voor en handelt e-mails waar mogelijk zelfstandig af. Je organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam. Je verzorgt de planning, vergaderstukken, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging. Je ondersteunt bij HR-processen, zoals het voorbereiden van personeelsmutaties, het plannen van jaargesprekken en het verwerken van declaraties en ziek- en betermeldingen. Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van facturen, het voorbereiden van goedkeuringen en het beheren van overeenkomsten en documenten. Je beheert en verbetert digitale werkprocessen, onder andere via Teams, SharePoint en AI-toepassingen. Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een efficiënte samenwerking. Naast deze werkzaamheden heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en

Omschrijving functie

Ben jij een zelfstandige managementassistent die vooruitdenkt en overzicht bewaart? Voor ons afdelingshoofd en onze afdelingsmanager zoeken we een rechterhand die zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse bedrijfsvoering. Jij regelt alles, nog voordat iemand erom vraagt. Als managementassistent bij de afdeling Huisartsgeneeskunde van Amsterdam UMC ben jij de rechterhand van het afdelingshoofd. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen en biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning. Ook ondersteun je de afdelingsmanager en het managementteam (MT). Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en denkt vooruit. Je signaleert wat er nodig is, neemt initiatief en zorgt dat belangrijke zaken op tijd geregeld zijn. Daarbij zet je digitale middelen en nieuwe technologieën slim in om werkprocessen te verbeteren. Jouw belangrijkste werkzaamheden zijn: Je beheert de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd. Je plant afspraken, bewaakt prioriteiten, bereidt documenten voor en handelt e-mails waar mogelijk zelfstandig af. Je organiseert en ondersteunt vergaderingen van het managementteam. Je verzorgt de planning, vergaderstukken, notulen en actie- en besluitenlijsten en bewaakt de opvolging. Je ondersteunt bij HR-processen, zoals het voorbereiden van personeelsmutaties, het plannen van jaargesprekken en het verwerken van declaraties en ziek- en betermeldingen. Je verzorgt financiële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verwerken van facturen, het voorbereiden van goedkeuringen en het beheren van overeenkomsten en documenten. Je beheert en verbetert digitale werkprocessen, onder andere via Teams, SharePoint en AI-toepassingen. Je zorgt voor een overzichtelijke administratie en een efficiënte samenwerking. Naast deze werkzaamheden heb je oog voor de mensen om je heen. Je signaleert belangrijke gebeurtenissen binnen de afdeling en regelt waar nodig een attent gebaar. Zo draag je bij aan een prettige en persoonlijke werkomgeving. Wil je meer weten over de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden? Het uitgebreide functieprofiel kun je opvragen door een e-mail te sturen naar [e-mail]. Je bent een proactieve en betrokken managementassistent die graag verantwoordelijkheid neemt. Je werkt gestructureerd, schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook op drukke momenten het overzicht te bewaren. Je vindt het leuk om anderen te ondersteunen en denkt graag mee over hoe het werk slimmer kan. Daarnaast beschik je over: Hbo-werk- en -denkniveau, aangevuld met een relevante opleiding. Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare functie, waarin je gewend bent zelfstandig te werken. Goede digitale vaardigheden, onder andere met Outlook, Teams en SharePoint. Je verdiept je graag in nieuwe systemen en AI-toepassingen. Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk. Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden. Je werkt nauwkeurig, stelt prioriteiten en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Een flexibele, oplossingsgerichte en servicegerichte houding. Je neemt initiatief, communiceert gemakkelijk en werkt graag samen met collega's. Je hebt goede sociale voelsprieten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega's en gasten, leeft je in anderen in en bewaakt de harmonie op de afdeling. Een jaarcontract met uitzicht op vast. Inschaling in salarisschaal 7: € 3.126 tot € 4.182 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en de mogelijkheid om uren bij te sparen. 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis). Kom je op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Pensioenopbouw bij het ABP

Nederlands - Mondeling Goed , Schriftelijk Goed

Toelichting bij de arbeidsvoorwaarden

waarvan wij 70% van de premie betalen. Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving. Een actieve personeelsvereniging én _ong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evene

Acquisitie is niet gewenst bij deze vacature.