Managementassistent huisvesting (zzp - freelance)

Koninklijke Bibliotheek; Utrecht; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

De Koninklijke Bibliotheek zoekt een proactieve manager die ondersteuning biedt bij meerdere huisvestingstrajecten. Je brengt structuur aan, trekt taken naar jezelf en implementeert verbeteringen in een projectmatige context.

Je werkt samen met interne collega’s en externe partijen (o.a. RVB), beheert agenda's en bereidt vergaderingen voor, terwijl je documentatie ordent en trajecten tegelijkertijd coördineert.

Qualifications

• Proactieve houding met focus op procesverbeteringen.
• Sterke communicatie- en organisatietalent.
• In staat om meerdere huisvestingstrajecten tegelijk te managen.

Responsibilities

• Ondersteunen van huisvestingstrajecten op uitvoerend niveau.
• Ondersteunen van de projectsecretaris huisvesting.
• Agendabeheer en voorbereiding van overleggen.
• Bezoekers registreren en ontvangen.
• Ordenen en structureren van documentatie.
• Schakelen tussen meerdere projecten en trajecten.
• Signaleren van knelpunten en voorstellen doen voor verbetering.

Skills

Proactief

Communicatie

Organisatie-sensitiviteit

Education

MA

Job description

Opdrachtomschrijving

Het opzetten, structureren en uitvoeren van de managementondersteuning voor meerdere huisvestingstrajecten. De kandidaat komt niet in een gespreid bedje terecht en vindt het juist een uitdaging om zelf structuur aan te brengen, werkzaamheden naar zich toe te trekken en verbeteringen door te voeren. De rol is projectmatig van aard en gericht op ondersteuning van de projectsecretaris huisvesting (geen ondersteuning van een directielid).

Werkzaamheden

• Ondersteunen van de huisvestingstrajecten op uitvoerend/operationeel niveau
• Ondersteunen van de projectsecretaris huisvesting
• Agendabeheer en voorbereiding van overleggen
• Aanmelden en opvangen van bezoekers
• Ordenen, beheren en structureren van documentatie
• Schakelen tussen meerdere projecten en trajecten tegelijkertijd
• Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor proces- en efficiëntieverbeteringen
• Afstemmen met interne collega’s en externe partijen (o.a. RVB)
• proactief signalen opvangen, duiden en doorspelen

Achtergrond opdracht

De Koninklijke Bibliotheek (KB) heeft meerdere huisvestingstrajecten lopen, waaronder de ontwikkeling van een nieuw boekenmagazijn, tijdelijke huisvesting, nieuwbouw en instandhouding van bestaande panden. Deze trajecten krijgen steeds meer vorm, evenals de organisatie hieromheen.

Het is noodzakelijk om dit op operationeel niveau goed te laten landen. Er zijn diverse externe partijen bij betrokken, waarbij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de grootste partij is. Het programmateam huisvesting is het afgelopen jaar flink gegroeid en de ondersteuning is cruciaal om alles gesmeerd te laten lopen zodat de programmamanager zich kan richten op dat wat moet.

Er is een MA met een duobaan die ook deels programma huisvesting ondersteunt waarbij in de praktijk heeft gebleken dat 1 dedicated MA ook echt nodig is. Je werkt in een tandem en zoekt samen een goede afstemming. De werving voor een langdurige invulling gaat binnenkort van start.

Competenties

• Proactief, nieuwsgierig en stressbestendig
• Sterk in communicatie en organisatie sensitiviteit