Managementassistent duurzame toegang (zzp - freelance)

Koninklijke Bibliotheek; Den Haag; On-site; EUR 106,000 - 120,000; Full time

Job summary

De Koninklijke Bibliotheek zoekt een ervaren managementassistent voor de portefeuille Duurzame Toegang. Je organiseert agenda's, beheert de inbox, bereidt (hybride) vergaderingen voor en verzorgt notities en actielijsten.

Je werkt in een team van acht MA's en levert proactieve ondersteuning, schakelt snel tussen taken en draagt bij aan efficiëntie en kwaliteit.

Qualifications

• Zeer ervaren managementassistent (min. 7 jaar) met can-do mentaliteit.
• Snel nieuwe materie eigen maken.
• Voorkeur voor voorstellen voor proces- en efficiency-slagen.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie.
• Zoveel mogelijk op locatie beschikbaar (min. 3 dagen p/week).

Responsibilities

• Organiseren en faciliteren van werkzaamheden rondom de portefeuille Duurzame Toegang.
• Beheren van de directie-inbox en voorbereiden van (hybride) vergaderingen.
• Opstellen van notities en actielijsten en opvolging van acties.
• Aanspreekpunt voor interne en externe contacten en signaleren van verbeterkansen.

Skills

Can-do mentaliteit

Snel nieuwe materie eigen maken

Proces- en efficiency-slag

Uitstekende communicatievaardigheden

On-site beschikbaarheid

Job description

De indicatieve tariefrange ligt tussen de 77 en 87 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
Een deel van de te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijver met het laagste tarief. Andere inschrijvingen ontvangen naar verhouding minder punten op dit onderdeel.

Opdrachtomschrijving

Het doel van de opdracht is het zelfstandig organiseren en faciliteren van de werkzaamheden rondom de portefeuille Duurzame Toegang van het betreffende directieteamlid. Je ontzorgt op proactieve wijze het directielid, ondersteunt de strategiegroep en geeft waar mogelijk ondersteuning aan de afdelingshoofden waar het directielid het aanspreekpunt voor is.
De opdracht omvat het structureren van de agenda, het beheren van de emailinbox van het directielid, het voorbereiden en vastleggen van (hybride) vergaderingen, het afhandelen van interne en externe correspondentie en het verzorgen van goed opgemaakte interne notities. Vergaderingen worden tijdig vooraf voorbereid en notulen met actiepunten na afloop opgeleverd. De managementassistent houdt ook de opvolging van de actiepunten in de gaten.
Correspondentie en informatieverzoeken worden snel afgehandeld of voorbereid. Daarnaast omvat de opdracht het organiseren van bijeenkomsten, bezoeken van buiten en events die verband houden met de portefeuille.
De opdrachtnemer fungeert tevens als aanspreekpunt voor interne en externe contacten voor informatie en praktische afstemming.
De MA krijgt ruimte voor en wordt van harte uitgenodigd om suggesties voor verbeteringen (in kwaliteit, effectiviteit en efficiency) van bestaande processen aan te dragen en door te voeren.

Achtergrond opdracht

Momenteel zit er een inhuurkracht op deze plek. Deze kan echter niet fysiek aanwezig zijn en dat werkt sub-optimaal. Daarom zoeken we een ervaren kracht voor deze plek, ter overbrugging van de werving voor vaste invulling.
Het desbetreffende directielid krijgt een flink drukke tijd en aan de MA ook de opdracht om deze niet alleen optimaal te ontzorgen maar ook proactief mee te denken wat er nog meer mogelijk is aan een betere - meer inhoudelijke - ondersteuning.
Je maakt onderdeel uit van een team van in totaal 8 MA's die elk hun eigen ondersteuningsgebied hebben en zelfstandig opereren maar elkaar opzoeken en vervangen indien nodig.

Eisen

• Zeer ervaren (min. 7 jaar) managementassistent met een duidelijke can-do mentaliteit
• Kan zich snel nieuwe materie eigen maken
• Vindt om orde in chaos te scheppen en zowel in processen als procedures voorstellen voor nieuwe en efficiency slagen te doen en waar mogelijk doorvoert.
• Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• Zo veel mogelijk op locatie beschikbaar (min. 3 dagen p/week maandag, dinsdag en donderdag)

Competenties

• Kan goed samenwerken en verbinden
• proactief
• organisatiesensitief
• integer
• stressbestendig
• houdt van een dynamische omgeving.