Managementassistent GER / Europese Studies (0,8 fte)

Uva; Netherlands; Hybride; EUR 36 000 - 46 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Personeelsuitjes

Thuiswerken na inwerkperiode

Résumé du poste

Universiteit van Amsterdam zoekt een gemotiveerde managementassistent voor het secretariaat van de capaciteitsgroep Europese Studies in Amsterdam. Je werkt mee aan dagelijkse kantoorprocessen en ondersteunt het team bij planning en organisatie.

Je bent een proactieve teamspeler met organisatorisch talent, communicatief sterk en vaardig in MS Office. Na een inwerkperiode is thuiswerken mogelijk, afhankelijk van drukte en werkzaamheden.

Qualifications

• Betrouwbare teamspeler met initiatiefrijk vermogen en goede organisatorische vaardigheden.
• Vlotte communicatie in Nederlands en Engels, schriftelijk en mondeling.
• HBO-niveau met relevante werkervaring in een academische omgeving is een pré.

Responsabilités

• Fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen (frontoffice).
• Organiseert evenementen, reizen en catering en boekt zalen.
• Ondersteunt vergaderingen met notuleren en agenda's beheren.
• Ondersteunt personeelszaken zoals selectieprocessen en dossiers in Teams.
• Beheert gebouw- en werkplekomgeving en coördineert taken binnen het secretariaat.
• Stem af met andere afdelingen bij gezamenlijke taken.

Connaissances

Teamwork

Proactief

Planningsvermogen

Klantvriendelijk

Nauwkeurig

Communicatieve vaardigheden

MS Office

Dutch & English

Formation

HBO werk- en denkniveau

Outils

MS Office: Word/Outlook/Teams

Description du poste

Kom bij ons werken!

Kom werken bij Europese Studies en ondersteun de afdeling bij het reilen en zeilen van de dagelijkse werkzaamheden. Midden in de stad, in het Bushuis en Oost Indisch Huis, vind je de actieve en levendige afdeling GER waaronder de capaciteitsgroep Europese studies. Als managementassistent vervul je een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf. Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team managementassistenten.

Dit ga je doen

Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden voor de afdeling Europese Studies.
Concreet gaat het om de volgende taken:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt, zowel digitaal als in persoon, voor allerhande praktische vragen, van alle medewerkers en externen (frontoffice);
• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten (boeken van hotels, vluchten, bestellen van catering, boeken van zalen, etc.);
• Organiseren en ondersteunen van verschillende vergaderingen van de afdeling (planning, boeken van zalen, uitnodigingen versturen, aantekeningen maken, etc.);
• Ondersteunen op het gebied van personeelszaken (de organisatie van selectierondes van vacatures, archiveren en vormen van dossiers in Teams);
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen);
• Gezamenlijk coördineren van taakverdeling binnen het secretariaat;
• Afstemming en samenwerking met andere afdelingen bij gemeenschappelijke of gedeelde taken.

Dit vragen we van jou

• Je werkt graag samen en bent creatief en initiatiefrijk in het steeds verfijnen van de ondersteunende processen;
• Daarnaast kan je ook goed zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen;
• Jouw planning- en organisatietalent zijn sterk, je kunt multitasken en als de situatie daarom vraagt, improviseren;
• Je hebt een klantvriendelijke houding, bent sociaal sterk en geïnteresseerd, en pakt zaken doortastend en proactief op;
• Je hebt oog voor detail en je werkt gestructureerd, hierbij weet je de juiste prioriteiten te stellen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• Je bent bedreven in MS Office (m.n. Word, Outlook en Teams);
• Je bent goed in Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Je hebt hbo-werk- en denkniveau, werkervaring in een hbo- of academische omgeving is een pré.

Dit bieden we jou nog meer

• Een functie waarbij zowel samenwerking als eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en gezellig team;
• Een coachende leidinggevende;
• Personeelsuitjes;
• De mogelijkheid om na afloop van de inwerkperiode in overleg ook vanuit huis te werken, afhankelijk van de drukte en activiteiten op het Bushuis;
• Een inspirerende internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Afhankelijk van relevante ervaring bedraagt het salaris bij aanvang van het dienstverband, €3.202 - €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.

Hier ga je werken

In hartje Amsterdam vind je Bushuis/Oost-Indisch Huis - Universiteit van Amsterdam, waar je komt te werken op het secretariaat van de capaciteitsgroep Europese Studies. Je deelt een kamer met een andere managementassistent. Op dezelfde verdieping zit nog een ander secretariaat, de coördinatoren bedrijfsvoering en het hoofd bedrijfsvoering.

In hetzelfde gebouw zijn de docenten en onderzoekers gehuisvest. Zij komen uit alle hoeken van de wereld en verzorgen onderwijs voor ca. 1.500 studenten. Onze wetenschappers zijn regelmatig als experts in het nieuws.

Werk je zowel zelfstandig als in teamverband, ben je goed in organiseren en communiceren en bied jij graag een helpende hand? Vind je het leuk om in een internationale omgeving te werken en om het team bedrijfsvoering en de wetenschappelijke staf van de afdeling Europese studies te ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden? Dan is deze vacature iets voor jou!