Managementassistent GER / Europese Studies (0,8 fte)

University of Amsterdam; Amsterdam; Hybrid; EUR 36,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibiliteit: thuiswerken mogelijk

Coachende leidinggevende

Personeelsuitjes

Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaa­

CAO Universiteiten volgens salaris

8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitk

Job summary

Universiteit van Amsterdam zoekt een managementassistent voor de afdeling Europese Studies. Je vervult een centrale rol in het secretariaat van de capaciteitsgroep Europese Studies, werkt samen met wetenschappers, docenten en staf en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe vragen.

Je beheert vergaderingen, organiseert events en ondersteunt HR-gerelateerde processen. Het werken in een dynamische, internationale omgeving in Amsterdam biedt ruimte voor groei en ontwikkeling.

Qualifications

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en relevante ervaring in een academische omgeving.
• Je werkt graag samen en kunt zelfstandig handelen wanneer nodig.
• Je hebt oog voor detail en kunt prioriteiten stellen tijdens drukke periodes.

Responsibilities

• Fungeren als eerste aanspreekpunt, zowel digitaal als in persoon, voor alle medewerkers en externen (frontoffice).
• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten (hotels, vluchten, catering, zalen).
• Organiseren en ondersteunen van verschillende vergaderingen van de afdeling (planning, uitnodigingen, aantekeningen).
• Ondersteunen op het gebied van personeelszaken (selectierondes, dossiers in Teams).
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen).
• Gezamenlijk coördineren van taakverdeling binnen het secretariaat.
• Afstemming en samenwerking met andere afdelingen bij gemeenschappelijke taken.

Skills

Klantvriendelijkheid

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Nederlands en Engels

MS Office

Teamwork / zelfstandig werken

Education

HBO werk- en denkniveau

Tools

MS Office

Job description

Werk je zowel zelfstandig als in teamverband, ben je goed in organiseren en communiceren en bied jij graag een helpende hand? Vind je het leuk om in een internationale omgeving te werken en om het team bedrijfsvoering en de wetenschappelijke staf van de afdeling Europese studies te ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden? Dan is deze vacature iets voor jou!

Werken bij de UvA

Kom bij ons werken!

Kom werken bij Europese Studies en ondersteun de afdeling bij het reilen en zeilen van de dagelijkse werkzaamheden. Midden in de stad, in het Bushuis en Oost Indisch Huis, vind je de actieve en levendige afdeling GER waaronder de capaciteitsgroep Europese studies. Als managementassistent vervul je een centrale rol binnen deze groep van wetenschappers, docenten, studenten en ondersteunende staf. Je maakt deel uit van een kundig en collegiaal team managementassistenten.

Alles over deze vacature

• Een goed salaris Je salaris wordt bepaald op basis van jouw ervaring en senioriteit, conform de CAO Universiteiten. Je inschaling en dus de genoemde bedragen zijn gebaseerd op een volledig dienstverband van 38 uur per week.
• 232 vakantie-uren Ook bieden we ouderschapsverlof, partnerverlof en verlof wegens maatschappelijke betrokkenheid. Via de Menukaart Arbeidsvoorwaarden zijn er mogelijkheden tot nog meer vakantie-uren.
• Financiële regelingen Bovenop je salaris ontvang je vakantiegeld (8%) en een eindejaarsuitkering (8,3%). Je bouwt een goed pensioen op bij het ABP. En daarnaast bieden we nog veel meer tegemoetkomingen en regelingen.
• Loopbaanontwikkeling en ruimte voor groei De UvA stimuleert jou om je blijvend te professionaliseren d.m.v. trainingen en open UvA-colleges.
• Flexibiliteit Je hebt de flexibiliteit om werk en privé te combineren, vaak met de mogelijkheid tot thuiswerken.
  

Dit ga je doen

Je verricht administratieve en organisatorische werkzaamheden voor de afdeling Europese Studies.

• Fungeren als eerste aanspreekpunt, zowel digitaal als in persoon, voor allerhande praktische vragen, van alle medewerkers en externen (frontoffice);
• Organiseren van evenementen en bijeenkomsten (boeken van hotels, vluchten, bestellen van catering, boeken van zalen, etc.);
• Organiseren en ondersteunen van verschillende vergaderingen van de afdeling (planning, boeken van zalen, uitnodigingen versturen, aantekeningen maken, etc.);
• Ondersteunen op het gebied van personeelszaken (de organisatie van selectierondes van vacatures, archiveren en vormen van dossiers in Teams);
• Gebouw- en werkplekbeheer (interne verhuizingen);
• Gezamenlijk coördineren van taakverdeling binnen het secretariaat;
• Afstemming en samenwerking met andere afdelingen bij gemeenschappelijke of gedeelde taken.

Dit vragen we van jou

• Je werkt graag samen en bent creatief en initiatiefrijk in het steeds verfijnen van de ondersteunende processen;
• Daarnaast kan je ook goed zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen;
• Jouw planning- en organisatietalent zijn sterk, je kunt multitasken en als de situatie daarom vraagt, improviseren;
• Je hebt een klantvriendelijke houding, bent sociaal sterk en geïnteresseerd, en pakt zaken doortastend en proactief op;
• Je hebt oog voor detail en je werkt gestructureerd, hierbij weet je de juiste prioriteiten te stellen;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden en je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken;
• Je bent bedreven in MS Office (m.n. Word, Outlook en Teams);
• Je bent goed in Nederlands en Engels in woord en geschrift;
• Je hebt hbo-werk- en denkniveau, werkervaring in een hbo- of academische omgeving is een pré.
  

Dit bieden we jou nog meer

• Een functie waarbij zowel samenwerking als eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
• Een enthousiast en gezellig team;
• Een coachende leidinggevende;
• Personeelsuitjes;
• De mogelijkheid om na afloop van de inwerkperiode in overleg ook vanuit huis te werken, afhankelijk van de drukte en activiteiten op het Bushuis;
• Een inspirerende internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam;
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Afhankelijk van relevante ervaring bedraagt het salaris bij aanvang van het dienstverband, €3.202 - €4.159 bruto per maand op basis van een volledige werkweek van 38 uur. Dit is exclusief 8% vakantie- en 8,3% eindejaarsuitkering. De Cao Nederlandse Universiteiten is van toepassing.
  

Jouw plek bij de UvA

Hier ga je werken

In hartje Amsterdam vind je Bushuis/Oost-Indisch Huis - Universiteit van Amsterdam, waar je komt te werken op het secretariaat van de capaciteitsgroep Europese Studies. Je deelt een kamer met een andere managementassistent. Op dezelfde verdieping zit nog een ander secretariaat, de coördinatoren bedrijfsvoering en het hoofd bedrijfsvoering.

In hetzelfde gebouw zijn de docenten en onderzoekers gehuisvest. Zij komen uit alle hoeken van de wereld en verzorgen onderwijs voor ca. 1.500 studenten. Onze wetenschappers zijn regelmatig als experts in het nieuws.

Over de Faculteit der Geesteswetenschappen

Van moderne en klassieke talen, geschiedenis, de kunstwetenschappen, archeologie, religiestudies en filosofie tot nieuwe media, digital humanities en conservering en restauratie: de Faculteit der Geesteswetenschappen omvat een breed spectrum aan vooruitstrevend onderwijs en onderzoek. Vanuit het historische hart van Amsterdam onderhoudt zij intensieve contacten met vele partners in cultuur, maatschappij en bedrijfsleven. Daegen maakt zij deel uit van een geesteswetenschappelijke hub van internationale allure.

Jouw sollicitatie & contact

Voor vragen over de functie of afdeling kun je contact opnemen met:

Eveline Hansen, [e-mail]

Hoofd bedrijfsvoering afdeling GER (Geschiedenis, Europese studies, Religiewetenschappen en Latijns Amerikaanse Studies)

De vacature sluit op 11 oktober 2026.

Diversiteit en inclusie

Als werkgever handhaaft de UvA een beleid van gelijke kansen. We vinden diversiteit belangrijk en zetten ons volledig in om een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. We koesteren de onderzoekende geest en het doorzettingsvermogen en laten de ruimte om door te vragen. Bij ons vormen nieuwsgierigheid en creativiteit de heersende cultuur.

Studies tonen aan dat vrouwen en leden van ondervertegenwoordigde groepen alleen solliciteren naar banen als ze aan 100% van de kwalificaties voldoen. Voldoe jij wel aan de opleidingseisen maar heb je nog niet alle gevraagde ervaring? Dan moedigt de UvA je aan om toch te solliciteren.