Management assistent

Uva; Netherlands; On-site; EUR 39,000 - 52,000; Part time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP pensioen

232 vakantie-uren per jaar

Opleidingen en cursussen

7 weken geboorteverlof

Ouderschapsverlof deels doorbetaald

Ontwikkeling en verantwoordelijkheid

Job summary

UvA zoekt een managementassistent die de afdeling Integrale Veiligheid ondersteunt. Je regelt agenda's, bereidt rapportages en presentaties voor, bewaakt voortgang van projecten en bent een flexibele achtervang binnen de organisatie.

Je hebt een MBO/ HBO-opleiding secretarieel, ervaring als management/office assistent en uitstekende Nederlandse en Engelse communicatieskills. Het salaris bedraagt 3.537–4.673 euro bruto per maand bij een 38-urige werkweek.

Qualifications

• Een afgeronde MBO/HBO-opleiding in secretarieel management of vergelijkbaar.
• Enige ervaring als management/office assistent is vereist.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands én Engels.

Responsibilities

• Deelnemen aan vergaderingen en beheren van actielijsten.
• Administratieve ondersteuning, planning en agenda’s beheren.
• Opstellen van rapportages en presentaties en projecten volgen.
• Mailbeheer, voorraadbeheer en organiseren van bijeenkomsten/evenementen.
• Ondersteuning aan andere afdelingen waar nodig; flexibele back-up.
• Verantwoordelijk voor vertrouwelijkheid en organisatiegevoel.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Nederlandse taal

Engelse taal

Microsoft Office

Stressbestendig

Proactief

Prioriteiten stellen

Vertrouwelijkheid

Organisatiesensitiviteit

Education

MBO/HBO secretarieel

Secretarieel management

Tools

Word

Teams

Outlook

Job description

Kom bij ons werken!

Bij afdeling Integrale Veiligheid zoeken we een enthousiaste en gemotiveerde Managementassistent. Als managementassistent hou je je bezig met het ondersteunen van het afdelingshoofd en regel en coördineer je zaken.

Dit ga je doen

Als managementassistent ben je een belangrijke schakel binnen de UvA. Je ondersteunt het hoofd van de afdeling bij de uitvoering van allerlei dagelijkse werkzaamheden, zoals:

• actieve deelname aan belangrijke vergaderingen (waarbij je verantwoordelijk bent voor de actielijst);
• administratieve ondersteuning (je houdt overzicht over de planning en agenda’s, regelt en organiseert zaken rondom afspraken) en zorgt ervoor dat afspraken tijdig worden ingepland;
• daarnaast ben je verantwoordelijk voor het opstellen van rapportages en presentaties en bewaak je de voortgang van eventuele projecten.

Maar dat is nog niet alles:

• ook het beheer van de mail, het op peil houden van de voorraden en het regelen van bijeenkomsten en evenementen kan tot jouw takenpakket behoren.
• Je biedt, waar nodig, ondersteuning aan andere afdelingen. Je bent daarmee een flexibele achtervang binnen de organisatie, waardoor je werkzaamheden en werkplek kunnen variëren.
• Kortom, je bent de drijvende kracht binnen een van onze afdelingen!

Dit vragen we

• Je hebt een afgeronde MBO/HBO-opleiding in de richting van secretarieel management of een vergelijkbare studie.
• Je hebt enige ervaring als management/office assistent.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt ervaring met Microsoft Office-programma's (met een bijzondere nadruk op Word, Teams en Outlook).
• Je bent stressbestendig, proactief en in staat om prioriteiten te stellen.
• Je hebt een scherp gevoel voor verhoudingen en organisatiesensitiviteit.
• Je weet met vertrouwelijkheid en gevoeligheid om te gaan

Dit bieden we jou

Wij bieden tijdelijke arbeidsovereenkomsten van 20 tot 38 uur voor een periode van 12 maanden. Bij gebleken geschiktheid en financiële middelen, volgt een vast contract. Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 3,537 tot € 4.673(schaal 8). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Management-/Office assistent 1 is van toepassing. Decao Universiteiten van Nederlandis van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op één van onze locaties in Amsterdam bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;
• verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk en Engels en een online cursusplatform met meer dan 100 verschillende cursussen;
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud;
• gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof;
• een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.
• En last but not least bieden we:
• Een uitdagende functie met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor ontwikkeling.
• Een inspirerende werkomgeving met een enthousiast en professioneel team.

Hier ga je werken

Je wordt onderdeel van de universitaire bestuursstaf, die onder leiding staat van de Secretaris van de Universiteit. De bestuursstaf ondersteunt het college van bestuur en de faculteiten bij het formuleren van universitair strategisch beleid op het gebied van onderwijs, onderzoek en impact, financiën en huisvesting, informatietechnologie en HR. Stafafdelingen zorgen voor kaderstelling en tweedelijns control op hun domein. Stafdirecteuren dragen zorg voor de functionele coördinatie binnen een ondersteuningsdomein.

De afdeling Integrale Veiligheid is onderdeel van de bestuursstaf en houdt zich bezig met fysieke, sociale en informatieveiligheid; hieronder vallen bijvoorbeeld Kennisveiligheid, Privacy, Digitale Veiligheid en natuurlijk ook de algemene veiligheidsvraagstukken voor mensen en middelen. Het werkgebied van Integrale Veiligheid bepertkt zich niet tot de bestuursstaf maar wordt uitgevoerd voor alle faculteiten en diensten van de UvA.

Als managementassistent ondersteun je primair de afdeling Integrale Veiligheid. Waar nodig bied je daarnaast tijdelijke of aanvullende ondersteuning aan andere afdelingen binnen de bestuursstaf. Je bent daarmee een flexibele achtervang binnen de organisatie, waardoor je werkzaamheden en werkplek kunnen variëren.

Zoek je een baan in een dynamische werkomgeving waarmee je het verschil kunt maken? Ben je stressbestendig en hou je van afwisselend werk? Dan hebben we een leuke baan bij de bestuursstaf van de UvA!

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Jaap Weijermans, hoofd Integrale Veiligheid, [e-mail] , [phone]