Managementassistent | Gemeente Deurne

Actief Werkt; Deurne; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Actief Werkt in Deurne zoekt een managementassistent die als belangrijkste aanspreekpunt fungeert voor collegeleden. Je ondersteunt bij uiteenlopende vragen, bewaakt voortgang van acties en zorgt voor tijdige beschikbaarheid van juiste informatie.

Je taken omvatten het beheren van agenda’s, organiseren van vergaderingen en afstemmen met interne en externe contacten. Je staat klaar om collega’s te ondersteunen en in afwezigheid werkzaamheden over te nemen, met gebruik van Microsoft 365 en Copilot

Qualifications

• Aannemen van informatie en acties en afstemmen met interne/externe contacten.
• Beheren van complexe agenda’s en plannen van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen en bijbehorende stukken voorbereiden.

Responsibilities

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij vragen en verzoeken.
• Verzamelen van informatie, uitzetten van acties en afstemmen met interne en externe contacten.
• Beheren van complexe agenda’s en plannen van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief uitnodigingen, vergaderruimtes, catering en faciliteiten.
• Opstellen en verzorgen van vergaderagenda’s en bijbehorende stukken.
• Bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken.
• Behandelen van telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en waar nodig management.
• Ontvangen van bezoekers en gasten op een professionele en gastvrije manier.
• Ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat en werkzaamheden overnemen bij afwezigheid.
• Werken met Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om processen slimmer en efficiënter in te richten.

Skills

Communicatie

Organisatie

Prioriteiten stellen

Teamondersteuning

Tools

Microsoft 365

Copilot

Job description

Als managementassistent ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor collegeleden. Je ondersteunt hen bij uiteenlopende vragen en verzoeken, zorgt dat acties worden opgepakt en bewaakt de voortgang. Daarbij houd je overzicht, stel je prioriteiten en zorg je ervoor dat bestuurders en collega’s beschikken over de juiste informatie op het juiste moment.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collegeleden bij vragen en verzoeken.
• Verzamelen van informatie, uitzetten van acties en afstemmen met interne en externe contacten.
• Beheren van complexe agenda’s en plannen van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief uitnodigingen, vergaderruimtes, catering en faciliteiten.
• Opstellen en verzorgen van vergaderagenda’s en bijbehorende stukken.
• Bewaken van acties, deadlines en gemaakte afspraken.
• Behandelen van telefoon- en e-mailverkeer voor bestuur en waar nodig management.
• Ontvangen van bezoekers en gasten op een professionele en gastvrije manier.
• Ondersteunen van collega’s binnen het secretariaat en werkzaamheden overnemen bij afwezigheid.
• Werken met Microsoft 365, Copilot en andere digitale hulpmiddelen om processen slimmer en efficiënter in te richten.