Senior Managementassistent (tijdelijk)

Hogeschool Utrecht; Amersfoort; Hybrid; EUR 39,000 - 51,000; Part time

Benefits offered by this job

D4-contract t/m 20 juli 2027 (0,5–0,6F

Detachering voor interne kandidaten

Salaris schaal 8 (min €3.477,51; max €

Vakantietoeslag 8%

Eindejaarsuitkering 8,3%

Zorgverzekeringsbijdrage €300/jaar

Internetvergoeding

Thuiswerkvergoeding €2,45 per dag

OV-Kaart Reisbalans

Kilometervergoeding

HU Ontwikkelportaal

53 verlof-dagen bij 40 uur + 45 inzetb

Job summary

Hogeschool Utrecht zoekt een managementassistent voor het Instituut voor Associate Degrees (IAD). Je ondersteunt het opleidingsmanagement en de instituutsdirectie, organiseert processen en werkt proactief mee aan efficiëntere werkmethoden.

Je beheert agenda's, bereidt overleggen voor en bewaakt deadlines. Een hybride werkmodel en goede arbeidsvoorwaarden horen erbij; 0,5–0,6 fte met D4-contract en salaris schaal 8.

Qualifications

• Afronden mbo-4 opleiding in manage­mentassistent, officemanagement of secretariële dienstverlening.
• Minimaal enkele jaren ervaring in secretariële/managementondersteuning.
• Ervaring met complex agendabeheer, vergaderingen plannen en deadlines bewaken.
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365-apps zoals Outlook, Teams, Word en Excel (en CoPilot).

Responsibilities

• Ondersteunen van opleidingsmanagement en instituutsdirectie bij organisatorische/ administratieve werkzaamheden.
• Voorbereiden van overleggen en afspraken; opvolging van besluiten en actiepunten.
• Beheren van agenda's, deadlines bewaken en lopende werkzaamheden coördineren.
• Verzorgen van informatievoorziening en communicatie richting collega’s en externe relaties.
• Signaleren van kansen om processen te verbeteren en initiatief nemen om werkzaamheden efficiënter te organiseren.

Skills

Plannen en organiseren

Communiceren

Nauwkeurig werken

Student- en servicegerichtheid

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Outlook

Teams

Word

Excel

CoPilot

Job description

Wat je gaat doen bij Hogeschool Utrecht

Als managementassistent bij het Instituut voor Associate Degrees (IAD) ondersteun je het opleidingsmanagement en de instituutsdirectie. Jij zorgt ervoor dat processen, overleggen en werkzaamheden goed georganiseerd zijn, zodat collega’s zich kunnen richten op goed onderwijs. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt, houdt overzicht en denkt actief mee over hoe zaken slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

In deze veelzijdige functie:

• Ondersteun je het opleidingsmanagement en de instituutsdirectie bij uiteenlopende organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• bereid je overleggen, bijeenkomsten en afspraken voor en zorg je voor een goede opvolging van actiepunten en besluiten;
• beheer je agenda’s, bewaak je deadlines en houd je overzicht over lopende werkzaamheden;
• verzorg je de informatievoorziening en communicatie richting collega’s en externe relaties;
• signaleer je kansen om processen te verbeteren en neem je initiatief om werkzaamheden efficiënter te organiseren.

Wij bieden jou

Bij ons krijg je de mogelijkheid om in een betekenisvolle baan een voortrekkersrol te pakken bij de aanpak van maatschappelijke opgaven. Daarnaast bieden wij goede arbeidsvoorwaarden:

• Je krijgt een D4 contract t/m 20 juli 2027, met een omvang van 0,5 tot 0,6 fte.
• Interne kandidaten behouden hun huidige contractvorm, maar waar mogelijk zal er gewerkt worden met een detachering.
• Afhankelijk van je kennis en vaardigheden zullen je verantwoordelijkheden en takenpakket worden bepaald. Op basis hiervan vindt inschaling plaats in schaal 8, met een minimum salaris van €3.477,51 en maximum van € 4.595,29 bij een voltijd-aanstelling.
• Daarboven ontvang je een vakantietoeslag van 8% en bovendien een gegarandeerde eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een tegemoetkoming in de eigen bijdrage van de zorgverzekering van € 300,00 bruto per jaar en een internetvergoeding.
• Uiteraard behoort het tot de mogelijkheden om een deel van je dienstverband thuis te werken, daarvoor krijg je een thuiswerkvergoeding €2,45 netto per dag.
• Een OV-Kaart van Reisbalans zodat al je OV-reizen (voor werk en privé) kosteloos zijn. Kom je toch liever met de auto of de fiets? Dan krijg je een uitstekende kilometervergoeding.
• Wij bieden je uitstekende studie en ontwikkelingsmogelijkheden via het eigen HU Ontwikkelportaal;
• Bij een fulltime dienstverband van 40 uur heb je ca 53 dagen verlof, waaronder de feestdagen en verplichte vrije dagen. Daarnaast krijg je ieder jaar 45 duurzame inzetbaarheidsuren.

Natuurlijk krijg je van ons ook een laptop en een smartphone in bruikleen om locatie-ongebonden te kunnen werken. en bieden wij je ook de mogelijkheid om gebruik te maken van leuke extra's zoals ons fietsplan, kortingen bij verzekeringen, software en fitness. Samen met de sociale partners streven we naar afspraken die echt werken en uitgaan van goed werkgeverschap en goed werknemerschap.

Jouw profiel

Wij willen natuurlijk graag dat jij bij ons succesvol wordt in jouw nieuwe baan. We ontvangen van jou graag jouw motivatie en een overzicht van je ervaring. In jouw cv lezen we in ieder geval dat jij:

• Beschikt over een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in de richting van managementassistent, officemanagement of secretariële dienstverlening.
• Minimaal enkele jaren ervaring hebt in een secretariële of management ondersteunende functie, waarin plannen, organiseren en administratieve ondersteuning centraal stonden.
• Ervaring hebt met complex agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het bewaken van afspraken en deadlines.
• Digitaal vaardig bent en gemakkelijk werkt met Microsoft 365-applicaties zoals Outlook, Teams, Word en Excel en CoPilot.

Naast de kennis en ervaring die je in huis hebt, vinden wij het minstens zo belangrijk wie je bent. Als wij met elkaar in gesprek gaan, dan wordt ons uit jouw voorbeelden duidelijk dat jij de volgende competenties meebrengt:

• Plannen en organiseren: je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat werkzaamheden soepel verlopen.
• Communiceren: je brengt informatie helder en zorgvuldig over, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurig werken: je werkt zorgvuldig, controleert je werk en hebt oog voor detail.
• Student- en servicegerichtheid: je bent gericht op ondersteuning, denkt mee en zoekt naar passende oplossingen voor collega's, studenten en externe relaties.

Jouw ontwikkelingsperspectief

Bij Hogeschool Utrecht zijn er heel veel mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen en door te groeien. Wij helpen je bij jouw ontwikkeling; of dit nu gaat om kennisuitbreiding, coaching of om de volgende stap in je carrière. Bij ons kun je jezelf blijven ontwikkelen in een uitdagende en maatschappelijk georiënteerde omgeving waarbij plezier centraal staat. Kansen zijn er altijd. Het is aan jou om deze kansen te pakken.

Jij komt werken bij Hogeschool Utrecht

Hogeschool Utrecht (HU) is een grote gemeenschap van bijna 40.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Samen werken we intensief met de beroepspraktijk en met elkaar aan oplossingen voor de vraagstukken van nu.

De HU is gevestigd op het Utrecht Science Park en in Amersfoort en biedt onderwijs op associate degree-, bachelor- en masterniveau. Onlangs is daar het professional doctorate aan toegevoegd. Met onderzoek hebben we (regionale) impact en leiden we studenten op tot innovatieve professionals.

Je wordt lid van een gemeenschap waarin we elkaar binnen en buiten het werk ontmoeten op allerlei verschillende plekken en manieren. Bijvoorbeeld bij de community van HU Alumni, de HU Gender and Sexuality Alliance (HU GSA), of het Netwerk Diversiteit & Inclusie.

De HU-gemeenschap is open, rechtvaardig en duurzaam en zo geven we vorm aan de beroepspraktijk, de maatschappij en de professionals van de toekomst.