Managementassistent (0,6 fte)

Universiteit Leiden; Den Haag; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerkvergoeding

Laptop van de universiteit

Pensioen bij ABP

Flexibele werkduur

Job summary

Universiteit Leiden zoekt een managementassistent (0,6 fte) in Den Haag voor het faculteitsbestuur Governance and Global Affairs. Je bent het eerste aanspreekpunt en bewaakt agenda’s, mailboxen en documenten.

Je coördineert vergaderingen en ondersteunt bij werving, personeel en facilitaire zaken, met aandacht voor discretie en klantgerichtheid. De functie biedt een uitdagende, variabele takenpakket en kans op ontwikkeling binnen een internationale universitaire omgeving.

Qualifications

• Relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld in managementondersteuning of office management.
• Minimaal drie jaar relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent in een complexe organisatie.
• Professionele, proactieve en dienstverlenende werkhouding.
• Goede omgangsvormen, integriteit en discretie.
• Zorgvuldig en planmatig kunnen werken; flexibel en zelfstandig handelen.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en goede beheersing van Engels.
• Ervaring met Microsoft 365 (Outlook, Word, PowerPoint, Teams).

Responsibilities

• Ondersteunen van het faculteitsbestuur en het faculteitsbureau.
• Beheren van de agenda’s en mailboxen van bestuursleden.
• Behandelen van bestuurlijke correspondentie en archivering.
• Plannen en organiseren van overleggen en bijeenkomsten; regelen van zalen en catering.
• Ondersteunen bij werving en selectie en personeelsmutaties.
• Zorgdragen voor continuïteit van het bestuurssecretariaat en afstemming met collega’s.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Klantgerichtheid

Education

MBO-4 diploma

Tools

Microsoft 365

Job description

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

Bij de afdeling bestuursondersteuning van de Faculteit Governance and Global Affairs (Den Haag) is met ingang van 4 januari 2027 een vacature voor een managementassistent (0,6 fte). Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de leden van het faculteitsbestuur en collega’s binnen het faculteitsbureau. Je vormt een belangrijke schakel tussen het bestuur, medewerkers en externe contacten. De functie biedt een zeer gevarieerd takenpakket en vraagt om zelfstandigheid, flexibiliteit, integriteit, probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel.

• Je werkzaamheden richten zich primair op de ondersteuning van het faculteitsbestuur. Daarnaast verricht je algemene ondersteunende werkzaamheden voor het faculteitsbureau.
• Je beheert en bewaakt de complexe agenda’s en mailboxen van de leden van het faculteitsbestuur. Daarbij weeg je prioriteiten af, signaleer je knelpunten en zie je toe op tijdige opvolging. Ook zorg je ervoor dat afspraken en de bijbehorende overlegstukken tijdig en overzichtelijk in de digitale agenda’s van de bestuurders zijn verwerkt.
• Je verzorgt bestuurlijke correspondentie en ziet toe op zorgvuldige archivering.
• Je plant en organiseert overleggen, bijeenkomsten en evenementen en regelt daarvoor onder meer zalen, catering en andere faciliteiten. Je ontvangt en begeleidt bezoekers en zorgt er met oog voor detail voor dat alles tijdig en zorgvuldig is georganiseerd.
• Je biedt praktische en administratieve ondersteuning voor het faculteitsbestuur en het faculteitsbureau. Zo ondersteun je onder meer bij werving en selectie en personeelsmutaties, regel je werkplekvoorzieningen en bestellingen en beantwoord je inkomende telefoongesprekken.
• Je zorgt samen met je collega’s voor de continuïteit van het bestuurssecretariaat. Jullie verdelen de gezamenlijke werkzaamheden onderling, pakken waar nodig aanvullende taken op en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Hier ga je werken

Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod. In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij. FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve organisatie heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers. Voor meer informatie over de faculteit klik hier .

De functie is ingebed binnen de afdeling bestuursondersteuning van het faculteitsbureau. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd/bestuurssecretaris, twee managementassistenten (waarvan één vacature), een ambtelijk secretaris, een coördinator bestuurssecretariaat/facilitaire zaken en een coördinator graduate school office. De afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en het ondersteunen van de leden van het faculteitsbestuur. Het faculteitsbestuur van de Faculteit Governance and Global Affairs bestaat uit de decaan, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de vice-decaan/portefeuillehouder onderwijs en het student-lid/de assessor. Je werkt nauw samen met deze bestuursleden.

Dit breng je mee

• Je hebt een relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld in de richting van managementondersteuning, directiesecretaresse of office management.
• Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent, bij voorkeur binnen een complexe organisatie.
• Je hebt een professionele, proactieve en dienstverlenende werkhouding.
• Je hebt gevoel voor de juiste omgangsvormen en bent overtuigend en organisatiesensitief.
• Je voelt goed aan wat er binnen de organisatie speelt en past je werkwijze daarop aan. Daarbij handel je altijd integer en discreet.
• Je ziet het werk liggen, pakt het zelfstandig op, zoekt zelf naar oplossingen en denkt daarbij een aantal stappen vooruit.
• Je kunt goed plannen, coördineren en overzicht houden. Details verlies je daarbij niet uit het oog.
• Je bent een teamspeler en hebt een flexibele houding in de samenwerking met je collega’s.
• Je bent stressbestendig en werkt graag in een dynamische omgeving.
• Je hebt veel ervaring met Microsoft 365, met name Outlook, Word, PowerPoint, Teams, en bent bereid je digitale vaardigheden te blijven ontwikkelen.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.202,- en maximaal € 4.673,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling. Deze functie kan worden ingevuld in schaal 7 of schaal 8. Je relevante ervaring en de mate waarin je aan het functieprofiel voldoet, zijn bepalend voor de inschaling. Voor schaal 8 verwachten we dat je het gevraagde niveau van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid meebrengt en de functie na een passende inwerkperiode zelfstandig kunt vervullen.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Je werkdagen zijn in ieder geval dinsdag én woensdag en daarnaast maandag of donderdag. Je werkt in beginsel op kantoor (locatie Wijnhaven). Eventuele afspraken over hybride werken worden in onderling overleg gemaakt;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringenen opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Sluitingsdatum 25 oktober 2026. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op donderdag 29 oktober 2026 . We vragen kandidaten hiermee rekening te houden.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld. Mocht je ons toch cv’s toesturen dan kunnen daar geen rechten aan worden ontleend.