Managementassistent afdeling Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap & Sport

UMC Utrecht; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 55,000; Full time

Job summary

Jouwzorgbaan zoekt een zelfstandige managementassistent die de rechterhand wordt van het hoofd Zorg en de teammanagers van RF&S. Je ondersteunt bij agenda's, notulen en lopende projecten op de afdeling Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap & Sport.

Je werkt op locatie en draagt bij aan een soepele dagelijkse operatie. Vanaf mei ondersteun je het hoofd Zorg en teammanagers; later verschuift de inbedding binnen het cluster Paramedici.

Qualifications

• Minimaal HAVO-diploma.
• Betrouwbaar en integer.
• Kunnen schakelen en prioriteiten stellen.
• Zelfstandig werken en beslissingen durven nemen.
• Overzicht houden ook bij drukte.
• Goede communicatie in Nederlands en Engels.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en afspraken plannen met interne en externe partijen.
• Ondersteunen van MT bij vergaderingen, notulen maken en actiepunten bewaken.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor diverse vragen en signaleren wat opgepakt moet worden.
• Beheren van contracten, sleutelbeheer, bestellingen en openstaande storingen rondom het pand.
• Ondersteunen van managers bij zaken zoals weekenddiensten, InPlanning en P&G-gesprekken.
• Bewaken van afspraken, vergaderingen en administratieve processen en zorgen voor tijdige acties.

Skills

Betrouwbaar

Integer

Schakelen

Prioriteren

Zelfstandig werken

Communicatief in NL/EN

Education

HAVO-diploma

Job description

Ben jij een zelfstandige en proactieve collega die overzicht houdt in een dynamische werkomgeving? Zie je wat er moet gebeuren voordat het blijft liggen en neem je daarin verantwoordelijkheid? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Dit ga je doen

Als managementassistent ben je de rechterhand van het hoofd Zorg en de teammanagers van de afdeling Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap & Sport. Je ondersteunt hen bij onder andere:

• Beheren van complexe agenda’s en plannen van afspraken en overleggen met interne en externe partijen.
• Ondersteunen van het managementteam (MT) bij vergaderingen, inclusief het maken van notulen en bewaken van actiepunten.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende vragen en signaleren wat moet worden opgepakt.
• Beheren van contracten, sleutelbeheer, bestellingen en het overzicht van openstaande storingen rondom het pand.
• Ondersteunen van managers bij zaken die goed moeten lopen voor de medewerkers, zoals weekenddiensten, InPlanning en het plannen van P&G-gesprekken.
• Bewaken van afspraken, vergaderingen, administratieve processen en deadlines en zorgen dat acties op tijd worden uitgezet en opgevolgd.

Tot 1 mei ondersteun je het hoofd Zorg en de teammanagers. Door de transformatie verschuift daarna de inbedding van de functie. Het ondersteunende karakter blijft de basis, maar je gaat werken binnen het Cluster Paramedici van het centrum voor Behandelaren. Je krijgt een unieke kans om deze rol opnieuw mee vorm te geven.

Hier ga je werken

Je werkt binnen de afdeling Revalidatie, Fysiotherapiewetenschap & Sport (RF&S). Verschillende zorgdisciplines werken hier nauw samen aan de zorg voor patiënten. Binnen de afdeling werken onder andere sport- en revalidatieartsen, fysiotherapeuten, ergotherapeuten, psychologen, logopedisten en maatschappelijk werkers.

Je werkt op de locatie UMC Utrecht en ondersteunt het management van RF&S. Artsen en paramedici werken hier intensief samen aan de beste zorg voor patiënten, zowel klinisch als poliklinisch. De afdeling is georganiseerd in twee multidisciplinaire teams. Elk team wordt aangestuurd door een teammanager.

Het MT bestaat uit hoogleraren op het gebied van revalidatie, fysiotherapiewetenschap en sportgeneeskunde, het hoofd Zorg, de teammanagers en twee beleidsondersteuners. Het MT ontwikkelt de visie van de afdeling en vertaalt deze naar afdelingsdoelen en beleid voor de teams.

Vanaf 1 mei 2027 valt deze functie binnen het centrum voor Behandelaren, Cluster Paramedici. Dit cluster bestaat uit een clustermanager en zes vakgroephoofden. Alhoewel de invulling nog niet definitief is, zal jij de steun en toeverlaat van dit cluster worden, wat betekent dat je een groot deel nog zelf kunt helpen vormgeven.

Dit neem je mee

Deze functie vraagt om iemand die zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit proactief op.

• Je hebt minimaal een havo-diploma.
• Je bent betrouwbaar en integer.
• Je kunt goed schakelen en prioriteiten stellen.
• Je werkt zelfstandig en durft beslissingen te nemen.
• Je hebt overzicht, ook wanneer het druk is.
• Je bent communicatief sterk in het Nederlands en Engels.

Ervaring in een vergelijkbare functie is een pré, maar geen vereiste. We vinden motivatie, werkhouding en persoonlijkheid belangrijker.