Management Assistent Onderwijs

Secretary Plus; Groningen; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Part time

Job summary

Secretary Plus zoekt een proactieve managementassistent die de regievoerders van een samenwerkingsverband tussen onderwijsinstellingen in Noord-Nederland ondersteunt en nauw met hen samenwerkt. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor en houdt informatiestromen op orde.

Je werkt samen met managementteams, bent een sterke schakel in een dynamische organisatie en zorgt voor een soepele planning en tijdige informatieverstrekking.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent, (directie)secretaresse of officemanager.
• Minimaal een afgeronde mbo-3 opleiding, bij voorkeur secretariële richting.
• In staat hoofd- en bijzaken goed te onderscheiden en prioriteiten te stellen.
• Betrouwbaar en sensitief, gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en dienstverlenende instelling.
• Initiatief nemen, flexibel zijn en mensen met elkaar verbinden.

Responsibilities

• Beheren en coördineren van complexe agenda's en bewaken van prioriteiten.
• Aangeboden afspraken en overleggen voorbereiden, zodat alle benodigde informatie beschikbaar is.
• Ondersteunen en ontzorgen van de regievoerders in dagelijkse werkzaamheden.
• Afstemmen met verschillende betrokkenen en interne contacten onderhouden.
• Collega's informeren en uiteenlopende vragen beantwoorden.
• Ontwikkelingen signaleren en behoeften achter binnenkomende vragen herkennen.

Skills

Managementassistent

Secretariële vaardigheden

Coördineren

Communicatieve vaardigheden

Initiatief

Vertrouwelijke informatie

Education

MBO-3 secretariële richting

Job description

Als management assistent ondersteun je de regievoerders van een samenwerkingsverband tussen onderwijsinstellingen in Noord-Nederland. Je werkt nauw met hen samen, stemt veel af en sluit aan bij verschillende overleggen. Daarnaast heb je regelmatig contact met de managementteams van deze onderwijsinstellingen. In deze veelzijdige functie ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt en dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren en coördineren van complexe agenda's en het bewaken van prioriteiten;
• Het voorbereiden van afspraken en overleggen, zodat alle benodigde informatie beschikbaar is;
• Het ondersteunen en ontzorgen van de regievoerders in hun dagelijkse werkzaamheden;
• Het afstemmen met verschillende betrokkenen en onderhouden van interne contacten;
• Het informeren van collega's en beantwoorden van uiteenlopende vragen;
• Het signaleren van ontwikkelingen en herkennen van de behoeften achter binnenkomende vragen.

Geen dag is hetzelfde! Het gaat om een tijdelijke functie ter vervanging van zwangerschapsverlof voor 24 uur per week, van begin januari tot en met half/eind juli 2027. Eerder starten om alvast ingewerkt te worden, behoort eventueel tot de mogelijkheden. Je bent een proactieve en servicegerichte managementassistent die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je voelt je thuis in een dynamische werkomgeving en weet ook in een complexe organisatie het overzicht te bewaren.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Jij hebt minimaal 2 jaar werkervaring als managementassistent, (directie)secretaresse of officemanager;
• Jij hebt minimaal een afgeronde mbo-3 opleiding, het liefst richting het secretariële vakgebied;
• Jij kunt hoofd- en bijzaken goed van elkaar onderscheiden en weet prioriteiten te stellen;
• Jij bent betrouwbaar en sensitief en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Jij bent sterk in organiseren, plannen en coördineren;
• Jij beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en bent dienstverlenend ingesteld;
• Jij neemt initiatief, bent flexibel en weet mensen met elkaar te verbinden.