Managementassistent

Diakonessenhuis; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 49,000; Part time

Benefits offered by this job

Persoonlijk opleidingsbudget

Eindejaarsuitkering

Vakantietoeslag

Reiskostenvergoeding OV

Keuzebudget

Online yogalessen

GoodHabitz trainingen

Job summary

Diakonessenhuis zoekt een ervaren managementassistent voor de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit (P&K). Je behandelt klachten en claims, ondersteunt bij calamiteitenonderzoeken en plant gesprekken met diverse partijen.

Je werkt nauw samen met een collega managementassistent en krijgt ruimte om flexibel te plannen. Vereist is minimaal vijf jaar ervaring, MBO+/HBO-niveau en kennis van Microsoft 365/Teams. Een parttime positie van 24 uur per week in Utrecht.

Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent of directiesecretaresse.
• Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten.
• Ervaring met communiceren op meerdere niveaus (collega’s en externe contacten).
• Ervaring met Microsoft 365 en Teams.

Responsibilities

• Behandelt klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken.
• Ondersteunt de calamiteiten onderzoeksgroep bij plannen en documenten.
• Regelt dossiervoering en meldt nieuwe schadedossiers bij de aansprakelijkheidsverzekering.
• Plant complexe bemiddelingsgesprekken en bereidt documenten, correspondentie en presentaties voor.
• Regelt praktische zaken voor het team en zorgt voor structuur en rust.

Job description

Lead

Ben jij een ervaren managementassistent die goed overzicht houdt, graag vooruitdenkt en zorgvuldig werkt? Als managementassistent op de afdeling Patiëntveiligheid en Kwaliteit (P&K) zorg je dat de afhandeling van klachten en claims soepel verloopt en onderzoeken naar zorgcalamiteiten uitgevoerd kunnen worden.

Dit ga je doen

Als managementassistent voor de afdeling P&K ben jij verantwoordelijk voor de klachtenbemiddeling, claimafhandeling en calamiteitenonderzoeken. Je ondersteunt de calamiteiten onderzoeksgroep door het plannen van gesprekken en het voorbereiden en versturen van documenten, je ondersteunt bij dossiervoering en meldt nieuwe schadedossiers bij de aansprakelijkheidsverzekering en plant complexe bemiddelingsgesprekken. Ook ondersteun je bij het voorbereiden van documenten, correspondentie en presentaties. Je regelt praktische zaken voor het team en zorgt voor gezelligheid, rust en overzicht. Kortom: je brengt structuur in het werk en haalt energie uit organiseren en samenwerken!

Hier kom je te werken

Over de afdeling

Je werkt op de afdeling P&K, samen met vijftien collega’s. De afdeling helpt de Raad van Bestuur, managers en zorgprofessionals om de zorg veilig te houden en de kwaliteit te verbeteren. Het team behandelt onder meer incidenten, onderzoekt calamiteiten en ondersteunt bij klachten en claims.

Je werkt nauw samen met een andere managementassistent. Jullie hebben eigen aandachtsgebieden, helpen elkaar waar nodig en nemen elkaars werk over tijdens vakanties. Je krijgt de ruimte om je werkweek flexibel in te delen, werken op maandag en dinsdag is voor deze functie een vereiste.

Over ons ziekenhuis

Het Diak is het vertrouwde ziekenhuis in de stad en regio Utrecht. We zijn een ziekenhuis voor iedereen. We willen dat je je hier welkom, veilig en gewaardeerd voelt. In de zorg werk je elke dag samen met mensen met verschillende achtergronden en levensverhalen. Juist die verschillen maken onze zorg beter.

Dit heb je in huis

Jij wacht niet af, maar ziet zelf wat er nodig is. Je denkt vooruit, houdt overzicht en schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Met jouw gestructureerde manier van werken en rustige aanpak breng je structuur in een dynamische werkomgeving. Je voelt goed aan wat er speelt binnen het team en weet daarop in te spelen. Daarbij ben je betrokken, positief en werk je graag samen.

Dit breng je mee

MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding richting managementassistent of officemanagement;

Minimaal vijf jaar werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;

Ervaring met complex agendabeheer, mailboxbeheer, het voorbereiden van overleggen en documenten en het communiceren met collega’s en externe contacten op verschillende niveaus;

Tot slot beschik je over ervaring met Microsoft 365 en Teams en je maakt je zelf snel wegwijs in nieuwe systemen en tools.

Dit bieden wij

Een jaarcontract voor 24 uur per week (met het uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd).

Een salaris tussen de € 3.228,- en € 4.346,- bruto per maand op basis van een werkweek van 36 uur (FWG 45, CAO Ziekenhuizen).

Een persoonlijk opleidingsbudget van € 750,- per jaar.

Een eindejaarsuitkering en vakantietoeslag van allebei 8,33%.

Een reiskostenvergoeding volgens de cao Ziekenhuizen. Reis je met het openbaar vervoer en woon je minimaal 10 kilometer van het werk? Dan vergoeden we je kosten voor het openbaar vervoer volledig.

Extra verlofdagen of een nieuwe fiets met belastingvoordeel? Jij kiest zelf wat bij je past met ons keuzebudget.

Je wettelijke verlof wordt aangevuld met 57 persoonlijk levensfasebudget-uren per jaar bij een werkweek van 36 uur. Deze uren zet je flexibel in, bijvoorbeeld voor extra vrije tijd.

Gezellige uitjes en activiteiten georganiseerd voor en door collega’s. Geen verplichting, wel gezellig.

Blijf in balans met online yogalessen en ontwikkel jezelf met toegang tot trainingen viaGoodHabitz.

Meer weten over deze vacature?

Neem gerust contact op met Marije Moek adviseur Patiëntveiligheid & Kwaliteit (088 250 5488) of Lara ten Bosch, manager P&K en S&I (088 250 6391). We helpen je graag verder met je vragen!

Solliciteer vóór 23 oktober op deze vacature. De sollicitatiegesprekken zijn gepland op 3 en 5 november (1e ronde selectiegesprekken) en op 12 november (2e ronde selectiegesprekken).

Voordat je in dienst komt heb je een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig en vragen we naar twee referenties.