Managementassistent

Vlotte Tantes; Utrecht; Hybrid; EUR 35,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget 16,5%

Thuiswerkvergoeding

Hybride werken mogelijk

Teamdag dinsdag in Utrecht

Job summary

Vlotte Tantes in Utrecht zoekt een Managementassistent die proactief, georganiseerd en servicegericht is. Je verzorgt agenda's, notuleert meetings en ondersteunt managers en IT-collega's in een dynamische publieke IT-omgeving.

Je werkt nauw samen in een team van negen collega's en krijgt ruimte voor hybride werken, 24 uur per week en een IKB van 16,5%. De opdracht loopt van 1 december 2026 tot 31 augustus 2027 en start mogelijk met vervolg.

Qualifications

• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Minimaal 3–5 jaar relevante werkervaring als managementassistent of vergelijkbaar.
• Aantoonbare ervaring met agendabeheer, inclusief afspraken met externe stakeholders.
• Ervaring met onboarding van nieuwe medewerkers en persoonsgegevens.
• Kennis en ervaring binnen een complexe organisatie en ability om zelfstandig en in teamverband te werken.

Responsibilities

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken, van eenvoudig tot complex.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en teamactiviteiten.
• Bewaken van prioriteiten, deadlines en actiepunten.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes en verzorgen van correspondentie.
• Inplannen van intakegesprekken en voorkomen van dubbele boekingen.
• Ondersteunen bij onboarding en pasaanvragen van nieuwe medewerkers.
• Ondersteunen bij doorstroom en uitdiensttreding van medewerkers.
• Verwerken van ziek- en herstelmeldingen en coördineren van autorisaties.
• Ondersteunen bij administratieve en financiële werkzaamheden zoals catering en bestelaanvragen.
• Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen.

Skills

Agenda beheer

Organisatie

Communicatie

Teamwerk

Microsoft 365

Education

MBO+ niveau

Tools

TOPdesk

Leonardo

Job description

Ben jij een organisatorisch talent dat graag vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg jij energie van complex agendabeheer, het ontzorgen van managers en werken in een dynamische IT-omgeving? Dan is deze tijdelijke opdracht misschien precies wat je zoekt!

Voor een grote organisatie binnen de publieke sector zoeken we een proactieve Managementassistent in de omgeving van Utrecht die stevig in de schoenen staat, snel schakelt en gemakkelijk overzicht houdt. Je ondersteunt managers en IT-collega's en zorgt ervoor dat afspraken, communicatie en administratieve processen goed geregeld zijn.

Als Managementassistent ben je een belangrijke spil binnen het team. Je zorgt ervoor dat managers en collega's optimaal worden ondersteund en dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

Je werkzaamheden bestaatffi onder andere uit:

• Beheren van agenda's en plannen van afspraken, van eenvoudig tot complex.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en teamactiviteiten.
• Bewaken van prioriteiten, deadlines en actiepunten.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes en verzorgen van correspondentie.
• Inplannen van intakegesprekken en voorkomen van dubbele boekingen.
• Ondersteunen bij de onboarding van nieuwe medewerkers, waaronder aanmeldingen, voorbereidingen voor de eerste werkdag en pasaanvragen.
• Ondersteunen bij doorstroom en uitdiensttreding van medewerkers.
• Verwerken van ziek- en herstelmeldingen en coördineren van autorisaties.
• Ondersteunen bij administratieve en financiële werkzaamheden, zoals catering en bestelaanvragen.
• Signaleren van knelpunten en actief meedenken over verbeteringen in werkprocessen.

Je werkt nauw samen met je directe collega's en ondersteunt onder andere managers, functioneel beheerders en andere IT-professionals.

Wat breng jij mee?

Je bent een zelfstandige en servicegerichte professional die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en gesprekspartners. Je denkt vooruit, werkt nauwkeurig en weet ook binnen een complexe organisatie het overzicht te bewaren.

Daarnaast beschik je over:

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring als managementassistent, managementondersteuner, managementsecretaresse, secretaresse of officemanager.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met agendabeheer, van eenvoudig tot complex, inclusief afspraken met externe stakeholders.
• Aantoonbare ervaring met Microsoft, waaronder Microsoft 365. Alleen ervaring met Google is niet voldoende.
• Ervaring met onboarding van nieuwe medewerkers, waaronder aanmeldingen, persoonsgegevens en pasaanvragen.
• Kennis en ervaring binnen een complexe organisatie.
• Het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken.

Mooi meegenomen:

• Affiniteit met techniek en IT.
• Ervaring met systemen zoals TOPdesk en Leonardo.
• Ervaring met offboarding en doorstroom van medewerkers.
• Je kunt gemakkelijk werken met verschillende digitale systemen.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.097,95 en € 3.984,50 op basis van 36 uur, conform schaal 7 van de CAO Rijk. De uiteindelijke inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Een werkweek van 24 uur, waarbij het salaris naar rato wordt berekend.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 16,5%.
• Een thuiswerkvergoeding conform de geldende arbeidsvoorwaarden.
• Een tijdelijke opdracht van 1 december 2026 tot en met 31 augustus 2027.
• De mogelijkheid om in overleg hybride te werken.
• Een goede overdracht door de huidige collega tot eind december.
• Begeleiding van een buddy na de inwerkperiode.Een vaste teamdag op dinsdag in Utrecht.

Voor de start van de opdracht is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.

Je werkomgeving

Je komt terecht in een team van negen directe collega's dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor de ondersteuning van ongeveer vijftig managers.

Je werkt in een professionele IT-omgeving waar samenwerking, betrouwbaarheid en goede organisatorische ondersteuning belangrijk zijn. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, maar kunt ook rekenen op een betrokken team.

Zie jij jezelf in deze rol en ben je klaar voor een tijdelijke opdracht waarin jouw organisatietalent echt het verschil maakt?