Management Assistant

Talent Supply B.V.; Amsterdam; Hybrid; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Talent Supply B.V. zoekt een Management Assistant in Amsterdam die structuur brengt en het management ondersteunt bij dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s, bereidt meetings voor en bewaakt deadlines.

Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen en stakeholders, bent proactief, discreet en communicatief sterk in Nederlands en Engels. Een zelfstandige en representatieve houding is vereist. Het team biedt ruimte voor eigen initiatief, professionele ontwikkeling en een informele maar

Qualifications

• Minimaal 2–3 jaar relevante werkervaring als Management Assistant.
• Beschik je over mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ben je sterk in organiseren, plannen en structureren.
• Schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en niveaus binnen een organisatie.
• Ben je communicatief sterk en professioneel in het contact met interne en externe relaties.
• Werk je nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie.
• Ben je proactief en wacht je niet af totdat iemand vertelt wat er moet gebeuren.
• Heb je een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Ben je handig met Microsoft Office en weet je snel je weg te vinden in nieuwe systemen.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken en vergaderingen.
• Voorbereiden en organiseren van meetings, presentaties en bijeenkomsten.
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken.
• Verzorgen van correspondentie en het opstellen en redigeren van documenten.
• Organiseren van reizen, afspraken en andere praktische zaken.
• Voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat de juiste informatie beschikbaar is.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Meedenken over hoe processen en werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Skills

Organisatie

Planning

Prioriteiten

Communicatie

Discretie

Proactiviteit

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Job description

Ben jij een organisatietalent dat graag vooruitdenkt, overzicht houdt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Krijg jij energie van een dynamische werkomgeving waarin je veel schakelt met verschillende collega’s en stakeholders? Dan is deze functie als Management Assistant in Amsterdam misschien precies wat je zoekt.

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een professionele en groeiende organisatie binnen de zakelijke dienstverlening. Vanuit Amsterdam werkt een betrokken team dagelijks aan hoogwaardige dienstverlening voor uiteenlopende zakelijke klanten.

De organisatie kenmerkt zich door een professionele, maar informele werksfeer. De lijnen zijn kort, collega’s werken nauw samen en er is volop ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en zelf initiatief te tonen. Voor het management zijn we op zoek naar een ervaren en proactieve Management Assistant die zorgt voor structuur, overzicht en ondersteuning.

Als Management Assistant ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je ondersteunt het management bij de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat afspraken, acties en belangrijke zaken goed worden georganiseerd en opgevolgd.

Je werkzaamheden zijn veelzijdig en bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken en vergaderingen;
• Voorbereiden en organiseren van meetings, presentaties en bijeenkomsten;
• Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
• Verzorgen van correspondentie en het opstellen en redigeren van documenten;
• Organiseren van reizen, afspraken en andere praktische zaken;
• Voorbereiden van vergaderingen en zorgen dat de juiste informatie beschikbaar is;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• Ondersteunen bij organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• Meedenken over hoe processen en werkzaamheden slimmer en efficiënter kunnen worden ingericht.

Je bent daarbij niet alleen uitvoerend bezig. Je kijkt vooruit, signaleert wat er nodig is en zorgt ervoor dat het management zich kan focussen op de inhoudelijke en strategische zaken.

Wie ben jij?

Voor deze functie zoeken we eenManagement Assistant die al enkele jaren ervaring heeft in een vergelijkbare ondersteunende functie. Je bent zelfstandig, professioneel en weet goed prioriteiten te stellen.

Daarnaast:

• Heb je minimaal 2-3 jaar relevante werkervaring als Management Assistant, Personal Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare functie;
• Beschik je over mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Ben je sterk in organiseren, plannen en structureren;
• Schakel je gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en niveaus binnen een organisatie;
• Ben je communicatief sterk en professioneel in het contact met interne en externe relaties;
• Werk je nauwkeurig en discreet met vertrouwelijke informatie;
• Ben je proactief en wacht je niet af totdat iemand vertelt wat er moet gebeuren;
• Heb je een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• Ben je handig met Microsoft Office en weet je snel je weg te vinden in nieuwe systemen.

Wat krijg je ervoor terug?

Je komt terecht in een professionele organisatie waar je een zelfstandige en zichtbare rol krijgt. Er is ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en daadwerkelijk waarde toe te voegen aan de organisatie.

Daarbij kun je rekenen op:

• Een uitdagende functie voor 32-40 uur per week;
• Een passend salaris afhankelijk van jouw ervaring en achtergrond;
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden;
• Een professionele en informele werkomgeving;
• Veel zelfstandigheid en ruimte voor eigen initiatief;
• Een functie waarin je nauw samenwerkt met het management en verschillende afdelingen;
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Klaar voor de volgende stap?

Ben jij de Management Assistant die graag vooruitdenkt, structuur brengt en ervoor zorgt dat alles goed geregeld is? Dan komen we graag met je in contact.

Wil je meer weten over de rol?

[e-mail]

We kijken ernaar uit om je te leren kennen en samen de volgende stap in jouw carrière te zetten!