Managementassistent

Patrimonium; Groningen; Hybrid; EUR 38,000 - 50,000; Part time

Benefits offered by this job

Schaal G cao Woondiensten

28–32 uur per week

Ontwikkelingsmogelijkheden

Job summary

Patrimonium zoekt een managementassistent die als spin in het web overzicht houdt, prioriteiten stelt en afspraken en administratieve processen goed organiseert.

Je werkt nauw samen met een andere managementassistent en ondersteunt bestuur, managers en medewerkers om continuïteit, kwaliteit en onderlinge afstemming te waarborgen. De functie is parttime (28–32 uur) en ingeschaald in schaal G van de cao woondiensten.

Qualifications

• MBO+/HBO-niveau vereist.
• Ervaring met bureau-, office- of managementondersteuning.
• Sterke plannings-, organisatie- en prioriteringsvaardigheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal en schriftelijk kunnen communiceren.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van agenda’s, afspraken en deadlines.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen.
• Verzamelen en tijdig beschikbaar stellen van agenda’s en vergaderstukken.
• Verzorgen van heldere en correcte verslaglegging.
• Bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken.
• Opstellen, redigeren en aanpassen van brieven, teksten en standaarddocumenten.
• Beheren van correspondentie, documenten en archivering.
• Organiseren van personeelsbijeenkomsten en andere interne of externe bijeenkomsten.
• Ondersteunen van collega’s bij organisatorische en administratieve werkzaamheden.
• Signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen om werkprocessen slimmer te organiseren.

Skills

Plannen & organiseren

Communicatieve vaardigheden

Nederlandse taal

Proactief

Vertrouwelijke informatie omgaan

Samenwerken

Education

MBO+/HBO werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Digitale systemen

Job description

Ben jij de spin in het web die overzicht houdt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles soepel verloopt? Krijg je energie van organiseren, afstemmen en ondersteunen? Dan zoeken wij jou!

Als managementassistent ben je een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Je ondersteunt de bestuurder, managers en medewerkers en zorgt ervoor dat afspraken, vergaderingen en administratieve processen goed georganiseerd zijn. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en ziet vaak al wat er nodig is voordat iemand erom vraagt.

Je werkt nauw samen met onze andere managementassistent. Samen bieden jullie organisatie brede ondersteuning en zorgen jullie voor continuïteit, kwaliteit en een goede onderlinge afstemming. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren en bewaken van agenda’s, afspraken en deadlines;
• voorbereiden en organiseren van vergaderingen;
• verzamelen en tijdig beschikbaar stellen van agenda’s en vergaderstukken;
• verzorgen van heldere en correcte verslaglegging;
• bewaken van actiepunten en gemaakte afspraken;
• opstellen, redigeren en aanpassen van brieven, teksten en standaarddocumenten;
• beheren van correspondentie, documenten en archivering;
• organiseren van personeelsbijeenkomsten en andere interne of externe bijeenkomsten;
• ondersteunen van collega’s bij organisatorische en administratieve werkzaamheden;
• signaleren van knelpunten en het doen van voorstellen om werkprocessen slimmer te organiseren.

Leuk als je ervaring hebt met communicatie

Heb je ervaring met het ondersteunen van een communicatieadviseur? Dan is dat mooi meegenomen. Je kunt bijvoorbeeld helpen bij het voorbereiden, redigeren of plaatsen van berichten voor intranet, de website of andere communicatiekanalen. Ook gevoel voor huisstijl en helder taalgebruik is een pré. Communicatieondersteuning is geen hoofdtaak, maar kan afhankelijk van jouw ervaring en interesse wel onderdeel worden van de functie.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die graag regelt, verbindt en ondersteunt. Je werkt zorgvuldig, maar kunt ook snel schakelen als de situatie daarom vraagt. Je vindt het prettig om samen te werken en durft tegelijkertijd zelfstandig beslissingen te nemen binnen jouw werkgebied.

• heb je mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• heb je ervaring met bureau-, office- of managementondersteuning;
• kun je uitstekend plannen, organiseren en prioriteren;
• beheers je de Nederlandse taal uitstekend;
• kun je helder en zorgvuldig schrijven;
• werk je gemakkelijk met Microsoft Office en digitale systemen;
• ga je integer en zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• ben je proactief, betrokken en oplossingsgericht;
• houd je overzicht, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt.

Wat bieden wij jou?

Je krijgt een afwisselende en veelzijdige functie waarin je veel contact hebt met collega’s uit de hele organisatie. Je werkt samen met een ervaren managementassistent en krijgt de ruimte om mee te denken over hoe de ondersteuning nog slimmer en prettiger kan worden ingericht.

Daarnaast bieden wij:

• een collegiale werkomgeving waarin samenwerken centraal staat;
• een functie met veel afwisseling, verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief;
• mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen;
• De functie is ingeschaald in schaal G (minimaal € 3440,- en maximaal € 4444,-) van de cao woondiensten;
• een functie voor 28 uur (77,78 %) tot 32 (88,89 % ) uur gemiddeld per week;
• goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Wij kijken uit naar een managementassistent die rust brengt, overzicht creëert en mensen en werkzaamheden met elkaar verbindt.