Managementassistent

KBenP; Utrecht; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Job summary

WIL zoekt een Managementassistent die de volle agenda’s van collega’s beheert en verslagen van vergaderingen maakt. Je fungeert als schakel tussen interne en externe partijen en biedt organisatorische ondersteuning op diverse vlakken.

Je plant (reeksen) afspraken, reserveert vergaderruimten en faciliteert catering waar nodig. Daarnaast beheer je digitale bestanden en systemen en zorg je voor een betrouwbare aanwezigheid op het secretariaat.

Qualifications

• Ervaring met agenda- en vergaderbeheer aantoonbaar.
• Sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede communicatie en flexibiliteit.

Responsibilities

• Beheer van managers en collega's agenda's.
• Plannen en reserveren van vergaderruimten.
• Ondersteunende werkzaamheden voor de organisatie.
• Organiseren van (reeksen) vergaderingen.
• Regelen catering indien nodig.
• Uitvoeren van diverse administratieve taken en beheer/werking van digitale bestanden en systemen.
• Zorgen voor aanwezigheid op het secretariaat.

Skills

Agenda beheer

Vergaderingen plannen

Organisatie

Administratieve vaardigheden

Communicatie

Coördinatie

Education

MBO/HBO secretariële richting

Tools

Microsoft Office

Documentbeheer

SharePoint

Job description

Als Managementassistent heb je een belangrijke rol binnen WIL. Je beheert de vaak volle agenda's van collega's en je maakt verslagen van vergaderingen. Je bent de schakel tussen veel partijen, intern en extern.Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Je plant (serie) afspraken;
• Je reserveert vergaderruimten;
• Je verzorgt ondersteunende werkzaamheden t.b.v. de organisatie;
• Je plant vergaderingen (reeksen);
• Je faciliteert catering, indien nodig;
• Je verricht diverse administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het beheer en bewerking van (digitale) bestanden en systemen;
• Je zorgt met je teamleden voor de fysieke aanwezigheid op het secretariaat (vraagbaak).