Managementassistent

Het Baarnsch Lyceum; Baarn; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

0,6-0,8 fte

cao VOvoortgezet onderwijs

eindejaarsuitkering

vakantiegeld

verlofregelingen

ruimte voor ontwikkeling

Job summary

Het Baarnsch Lyceum zoekt een managementassistent voor 0,6 fte tot 0,8 fte die de conrectoren organisatorisch en secretarieel ondersteunt.

Je denkt vooruit, bewaakt planningen en zorgt voor tijdige opvolging van afspraken en documenten. Ervaring in vergelijkbare functies en sterke digitale vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Minimaal mbo+ of hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring als managementassistent of directiesecretaresse.
• Sterke plannings- en organisatievaardigheden.
• Goede communicatie en vertrouwelijke omgang.
• Ervaring met Outlook, Word, Excel en PowerPoint; AFAS-ervaring is een pré.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken.
• Coördineren en bewaken van de jaarplanning van de conrectoren.
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen.
• Opstellen van agenda's, vergaderstukken en notulen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines.
• Organiseren van bijeenkomsten, studiedagen en activiteiten.
• Professioneel presenteren van documenten in PowerPoint.
• Ondersteunen bij projecten en verbeteren van werkprocessen.
• Verzorgen van correspondentie en administratieve werkzaamheden.

Skills

Plannen en organiseren

Communiceren

Proactief handelen

Overzicht bewaren

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Education

MBO+ / HBO werk- en denkniveau

Tools

AFAS

Job description

Managementassistent (0,6 fte - 0,8 fte)

Achter goed onderwijs staat een sterke organisatie. Ben jij een managementassistent die graag structuur aanbrengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Vind je het leuk om te plannen, organiseren en te ontzorgen? Dan verwelkomen wij je graag op Het Baarnsch Lyceum!

Wie zijn wij?

Het Baarnsch Lyceum is een school met karakter. Geen grote organisatie waar je verdwijnt in de massa, maar een school waar je elkaar kent en waar je gezien wordt. We hebben ongeveer 1100 leerlingen en bieden havo, atheneum en gymnasium. We zijn een betrokken en soms eigenwijze school. Collega’s hebben ideeën, nemen initiatief en spreken zich uit. Als je houdt van samenwerken en ruimte om je werk op jouw manier goed te doen, zit je hier goed.

Ter versterking van ons ondersteuningsteam zoeken wij een managementassistent (0,6 fte) die de conrectoren ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent een onmisbare schakel binnen onze organisatie en draagt eraan bij dat onze school goed georganiseerd is.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ondersteun je de conrectoren op organisatorisch, administratief en secretarieel gebied. Je denkt vooruit, bewaakt de planning en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en proactieve houding kun je de conrectoren zich richten op hun kerntaak: het leidinggeven aan de school.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken.
• Coördineren en bewaken van de jaarplanning van de conrectoren.
• Voorbereiden, organiseren en ondersteunen van vergaderingen.
• Opstellen van agenda's, verzamelen van vergaderstukken en verzorgen van de notulen.
• Bewaken van actiepunten, besluiten en deadlines en zorgen voor een tijdige opvolging.
• Organiseren van bijeenkomsten, studiedagen en andere activiteiten.
• Professioneel opstellen en vormgeven van presentaties in PowerPoint en andere managementdocumenten.
• Verzorgen van correspondentie en administratieve ondersteuning.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's en externe relaties.
• Ondersteunen bij projecten en bijdragen aan het verbeteren van werkprocessen.
• Verrichten van overige organisatorische en administratieve werkzaamheden.

Wie ben jij?

Jij bent iemand die graag regelt, overzicht bewaart en zelfstandig werkt. Je bent proactief, denkt vooruit en weet snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Daarnaast:

• beschik je over mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• heb je ervaring als managementassistent, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie;
• ben je sterk in plannen en organiseren;
• communiceer je helder en professioneel;
• werk je nauwkeurig en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• ben je digitaal vaardig en werk je gemakkelijk met Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met AFAS is een pré.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en zelfstandige functie voor 0,6 -0,8 fte.
• Een aanstelling conform de cao Voortgezet Onderwijs, ingeschaald inschaal 7.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering, vakantiegeld en ruime verlofregelingen.
• Een collegiale werkomgeving waarin samenwerking, vertrouwen en ontwikkeling centraal staan.
• Volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

Herken jij jezelf hierin?

• Ben jij degene die altijd het overzicht bewaart, ook als de agenda onverwachts verandert?
• Vind jij het leuk om te organiseren, te plannen én collega's te ontzorgen?
• Krijg jij energie van een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is?

Dan maken wij graag kennis met jou!