Management- en Directieondersteuner

Maandag; Woerden; Hybrid; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris volgens CAO

Eindejaarsuitkering

Hybride werken

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Job summary

Maandag is op zoek naar een gedreven management- en directieondersteuner die operationeel sterk is en rust biedt aan het managementteam. Je zorgt voor strak agendabeheer, accurate notulen en proactieve ondersteuning bij administratie en contractbeheer.

In deze rol werk je hybride, met mogelijkheden voor afstemming tussen kantoor en thuis, en draag je bij aan een soepele dagelijkse gang van zaken, samenwerking en dienstverlenende zorg voor interne stakeholders.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar ervaring als management- of directieondersteuner in overheid.
• Een afgeronde mbo-4 opleiding.
• Kennis van zaaksystemen en Decos JOIN.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en vergaderlocaties afstemmen.
• Notulen voorbereiden en vastleggen.
• Verwerken van correspondentie en zaaksysteem.
• Ondersteunen bij personeelsadministratie en contractbeheer.
• Organiseren van teamdagen en bijeenkomsten.

Skills

Stressbestendigheid

Proactieve houding

Communicatieve vaardigheden

Organisatietalent

Education

MBO-4 diploma

Tools

Office365

Outlook

Teams

iBabs

Job description

Over de functie

Jij houdt van doorpakken en zorgt ervoor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Even als de agenda uitpuilt en de telefoon blijft rinkelen, blijf jij volkomen kalm. In deze rol geef je direct sturing aan de continuïteit binnen het managementteam en de directie. Jij ontzorgt bestuurders en managers volledig, waardoor zij zich kunnen richten op hun maatschappelijke opgaven. Jouw organisatietalent maakt een direct verschil in een dynamische omgeving waar beslissingen ertoe doen.

• Complex agendabeheer en het afstemmen van vergaderlocaties.
• Voorbereiden en nauwkeurig notuleren van diverse overleggen.
• Beheren van correspondentie, e-mails en het zaaksysteem.
• Organiseren van teamdagen en representatieve bijeenkomsten.
• Coderen van facturen en ondersteunen bij de administratie.

Elke dag brengt nieuwe uitdagingen waarin jouw proactieve houding goed van pas komt. Je schakelt snel, denkt altijd een stap vooruit en weet als geen ander prioriteiten te stellen. Met jouw ervaring met moderne digitale tools werk je uiterst efficiënt. Samen met collega's vorm je een sterk team dat staat voor kwaliteit en betrouwbaarheid.

Ben jij klaar om deze verantwoordelijke en afwisselende rol op je te nemen en een cruciale bijdrage te leveren aan de organisatie?

Functie-eisen

Jij bent een echte aanpakker die energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Met jouw stressbestendigheid, proactieve houding en scherpe oog voor nauwkeurigheid houd jij alle bordjes in de lucht. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende niveaus, werkt uitstekend samen en zorgt er altijd voor dat anderen volledig worden ontzorgd. Jouw flexibele en communicatieve vaardigheden maken jou de onmisbare steun en toeverlaat binnen het team.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als management- of directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling.
• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau.
• Uitgebreide en aantoonbare werkervaring met Office365, waaronder Outlook, Teams, en het vergadertoolsysteem iBabs.
• Kennis van en ervaring met zaaksystemen, specifiek met Decos JOIN.

Herken jij jezelf in dit profiel en sta je te popelen om direct impact te maken binnen een maatschappelijk betrokken organisatie?

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je binnenkomt op een dynamische afdeling waar jouw organisatietalent direct hard nodig is. Als spil in het web houd jij alle ballen hoog en zorg je dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. In deze veelzijdige functie krijg je volop ruimte om jezelf verder te ontwikkelen en te groeien in complex agendabeheer en procesondersteuning, terwijl je direct bijdraagt aan het succes van het team.

• Je beheert complexe agenda's en stemt vergaderlocaties en faciliteiten feilloos op elkaar af.
• Je bereidt overleggen grondig voor en zorgt voor heldere en nauwkeurige notulen.
• Je handelt correspondentie en e-mails proactief af en legt slimme verbindingen binnen het zaaksysteem.
• Je ondersteunt bij de personeelsadministratie, het contractbeheer en het coderen van facturen.
• Je organiseert teamdagen, representatieve bijeenkomsten en zorgt voor een vlekkeloze onderlinge samenwerking binnen het secretariaat.

Met jouw proactieve houding en scherpe oog voor detail zorg je ervoor dat managers en bestuurders volledig worden ontzorgd. Zo maak jij elke dag het verschil!

De opdrachtgever

De organisatie is actief in het Groene Hart en richt zich op het creëren van een prettige, veilige en leefbare omgeving voor inwoners. Binnen de organisatie staan samenwerking, maatschappelijke betrokkenheid en goede dienstverlening centraal. Er wordt gewerkt aan verschillende onderwerpen, zoals duurzaamheid, leefbaarheid, veiligheid en het welzijn van inwoners. Door samen te werken met inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners wordt er gestreefd naar een toekomstgerichte omgeving waarin iedereen zich thuis kan voelen. De organisatie speelt hierbij een belangrijke rol in het ondersteunen van de samenleving en het verbeteren van de kwaliteit van leven.

Dit bieden we jou

• Salaris Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.
• Eindejaarsuitkering In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.
• Hybride werken Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.
• Maandag Academy Groot aanbod van trainingen en cursussen.
• Pensioenregeling Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.
• Reiskostenvergoeding Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Solliciteren

Herken jij jezelf in dit profiel? En lijkt werken bij Maandag je een mooie stap? Wie weet ziet jouw maandag er binnenkort dan net zo tof uit als die van ons.

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag te werken.