Management Assistent

Maandag; Nijmegen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Maandag Academy

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Persoonlijke begeleiding

Job summary

Maandag zoekt een ervaren managementondersteuner die met rust en structuur een divisiedirecteur ondersteunt in een dynamische universitaire omgeving. Je verzorgt complexe agenda's, coördineert dagelijkse werkzaamheden en fungeert als proactief aanspreekpunt op locatie voor interne en externe stakeholders.

Je beschikt over een relevante masteropleiding, ruime ervaring in een vergelijkbare rol binnen onderwijs of overheid, en uitstekende computervaardigheden.

Qualifications

• Ruime ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur minimaal 10 jaar in een vergelijkbare rol
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en stressbestendigheid
• Vloeiend Nederlands, communicatief sterk en snel kunnen schakelen met diverse systemen

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's voor de divisiedirecteur en plannen van strategische afspraken
• Notuleren tijdens overleggen en voorbereiden van vergaderstukken
• Coördineren van dagelijkse werkzaamheden en afstemming met collega-managementondersteuners
• Ondersteunen bij projectadministratie en financiële processen zoals facturen
• Optreden als aanspreekpunt op locatie voor interne en externe stakeholders

Skills

Agenda beheer

Organisatie talent

Stressbestendigheid

Communicatieve vaardigheden

Directieniveau schakelen

Education

Masteropleiding

Job description

Over de functie

Heb jij weleens het gevoel dat de dag te weinig uren telt om alle ballen in de lucht te houden? Als management assistent breng jij rust en structuur binnen een dynamische organisatie. Je ondersteunt de divisiedirecteur en vormt samen met twee collega's een hecht team dat administratieve en organisatorische processen vlekkeloos laat verlopen. Jouw organisatietalent zorgt ervoor dat complexe agenda's naadloos op elkaar aansluiten en afspraken glashelder zijn. Je pakt uiteenlopende taken op, van vergaderstukken voorbereiden tot het verwerken van inkopen en facturen. Dankzij jouw proactieve houding en scherpe blik loopt alles op rolletjes en kan het hele team blind op jou vertrouwen. Je krijgt ontzettend veel energie van het stroomlijnen van processen en haalt directe voldoening uit een perfect georganiseerde administratie. Je bent zichtbaar aanwezig op locatie en pakt met groot enthousiasme de volgende gevarieerde taken op voor de divisie:

• Complex agendabeheer en het zorgvuldig organiseren van inhoudelijke overleggen.
• Ondersteuning bij projectadministratie en financiële processen zoals facturen.
• Coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen het ondersteuningsteam.

Functie-eisen

Jij brengt als geen ander rust, overzicht en structuur binnen een dynamische universitaire omgeving. Met jouw sterke organisatietalent en stressbestendigheid weet je als de beste te prioriteren, ook als het even hectisch is. Je bent sociaal en communicatief vaardig, hebt geen telefoonvrees en schakelt moeiteloos op directieniveau. Als nuchtere en resultaatgerichte professional zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt en schep je een heldere koers voor het hele team.

• Je beschikt over een relevante masteropleiding en hebt een scherp oog voor bestuurlijke contexten.
• Je hebt ruime ervaring als managementondersteuner, bij voorkeur minimaal 10 jaar in een vergelijkbare rol binnen een universiteit, gemeente of complexe organisatie.
• Je hebt diepgaande ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van directeuren op strategisch niveau.
• Ervaring met projectcoördinatie, projectadministratie en het stroomlijnen van administratieve processen is een duidelijke pré.
• Je beschikt over uitstekende computervaardigheden, beheerst de Nederlandse taal uitstekend en kunt snel schakelen met diverse systemen.

Kortom, jij bent de stabiele factor die complexe processen moeiteloos laat samenvallen en het team naar een hoger niveau tilt. Herken jij jezelf in dit profiel en sta je te popelen om deze uitdaging aan te gaan?

Wat je gaat doen

Stel je voor dat je binnenloopt op kantoor en meteen overzicht creëert in een dynamische universitaire omgeving. Jij bent het kloppend hart van de administratie, waar geen enkele dag hetzelfde is. In deze rol krijg je alle ruimte om jezelf te ontwikkelen, je organisatietalent verder te ontplooien en direct impact te maken op de dagelijkse gang van zaken binnen het team. Je groeit in je verantwoordelijkheden en tilt de ondersteuning naar een hoger niveau.

• Beheren van complexe agenda's en zorgvuldig plannen van strategische afspraken en vergaderingen voor de divisiedirecteur.
• Notuleren tijdens overleggen, voorbereiden van vergaderstukken en strak bewaken van openstaande actiepunten.
• Coördineren van dagelijkse werkzaamheden en naadloos afstemmen met je twee collega-managementondersteuners.
• Ondersteunen bij projectadministratie, financiële processen en het correct verwerken van inkopen en facturen.
• Optreden als een toegankelijk en proactief aanspreekpunt op locatie voor zowel interne collega's als externe stakeholders.

Met jouw scherpe oog voor detail en daadkrachtige aanpak zorg je ervoor dat alle organisatorische processen op rolletjes lopen. Zo bouw je samen aan een efficiënte en prettige werkomgeving.

De opdrachtgever

Dit is een opdrachtgever waar onderwijs, onderzoek en maatschappelijke impact samenkomen. Binnen deze inspirerende en dynamische omgeving werken professionals dagelijks aan vernieuwing en ontwikkeling. Als opdrachtgever biedt de universiteit een professionele werkomgeving waarin samenwerking, kennisdeling en persoonlijke ontwikkeling centraal staan.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Eindejaarsuitkering

In december ontvang je (een deel) extra bruto maandsalaris. De hoogte is vastgelegd in de CAO.

Maandag Academy

Groot aanbod van trainingen en cursussen.

Pensioenregeling

Financiële zekerheid vanaf je pensioengerechtigde leeftijd wordt goed geregeld.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Werken bij Maandag

Maandag is dé vacaturesite en detacheerder die professionals koppelt aan werk dat energie geeft. Met 15 vestigingen in 12 steden zijn we al meer dan 30 jaar leidend binnen het publieke domein en groeien we hard binnen de commerciële sector. Dit doen we samen met 5.200 professionals in de zorg, het onderwijs, de overheid, IT, engineering, finance, HR en communicatie.

Je contactpersoon

Florine Baak

Talent Manager HR & MarCom

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag te werken.