Secretarieel Administratief Ondersteuner

Maandag; Veere; Ibrido; EUR 26.000 - 36.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Hybride werken

Reiskostenvergoeding

Carrièreontwikkeling

Descrizione del lavoro

Maandag is op zoek naar een ervaren medewerker die als spil fungeert binnen de Dienstverlening van de gemeente Veere. Je ondersteunt het afdelingshoofd en teamleider, plant en organiseert overleggen en bewaakt de voortgang van afspraken en deadlines.

Je beheert complexere agenda's, verwerkt post en facturen, en zorgt voor correcte documentstromen en webinformatie-updates. Een mbo-4 diploma en 3–5 jaar relevante ervaring zijn gewenst; hybride werken is mogelijk.

Competenze

• Minimaal mbo-niveau 4 vereist.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke secretariële of administratieve functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Nauwkeurige en klantgerichte werkhouding.
• Sterke plannings- en organisatorische vaardigheden.
• Bereidheid om op locatie in Domburg te werken.

Mansioni

• Plannen en organiseren van interne en externe overleggen, inclusief reserveren van zalen.
• Beheren van agenda en e-mail van afdelingshoofd en teamleider; proactief acties uitzetten.
• Postverwerking en codering van facturen; anonimeren van vertrouwelijke documenten.
• Actueel houden van afdelingsinformatie op de website; organiseren van vakantieroosters.
• Ondersteunen bij ondertekeningsproces van brieven en documenten.

Conoscenze

Organisatorisch sterk

Klantgericht

Communicatief vaardig

Nauwkeurig

Assertief

Resultaatgericht

Besluitvaardig

Tactvol

Samenwerkingsgericht

Goede luistervaardigheid

Doorzettingsvermogen

Formazione

MBO-4 diploma

5 jaar relevante ervaring

Descrizione del lavoro

Over de functie

Binnen deze functie ben jij een belangrijke organisatorische en administratieve schakel binnen de afdeling Dienstverlening. Je ondersteunt het afdelingshoofd en de teamleider en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en administratieve processen goed georganiseerd zijn. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Plannen en organiseren van interne en externe overleggen;
• Reserveren van vergaderruimten;
• Opstellen van agenda's en verzamelen van benodigde vergaderstukken;
• Beheren van de agenda en e-mail van het afdelingshoofd en de teamleider;
• Uitzetten en bewaken van acties en gemaakte afspraken;
• Signaleren van deadlines en bewaken van voortgang;
• Verwerken en organiseren van digitale en fysieke post;
• Coderen en verwerken van facturen;
• Actueel houden van informatie van de afdeling op de gemeentelijke website;
• Opstellen en bijhouden van vakantieroosters;
• Verzorgen van het ondertekenproces van brieven en documenten;
• Anonimiseren van documenten;
• Uitvoeren van overige secretariële en administratief ondersteunende werkzaamheden.

Functie-eisen

Wij zoeken een ervaren en betrouwbare ondersteuner die overzicht houdt, zorgvuldig werkt en gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden.

Je beschikt over:

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een vergelijkbare secretariële of administratief ondersteunende functie;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Een nauwkeurige en klantgerichte werkhouding;
• Sterke vaardigheden op het gebied van plannen en organiseren;
• Het vermogen om zelfstandig prioriteiten te stellen;
• Bereidheid om op locatie in Domburg te werken.

Het is een sterke pré wanneer je:

• Een afgeronde opleiding hebt in een administratieve of secretariële richting;
• Minimaal 5 jaar ervaring hebt binnen een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Eerder hebt gewerkt binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie.

Wat breng jij mee?

In deze functie is het belangrijk dat je makkelijk contact legt en weet wanneer je zelf actie moet ondernemen. Je blijft rustig wanneer verschillende werkzaamheden tegelijkertijd aandacht vragen en weet daarin de juiste prioriteiten te stellen.

Daarnaast herken jij jezelf in de volgende competenties:

• Organisatorisch sterk;
• Klantgericht;
• Communicatief vaardig;
• Zorgvuldig en kritisch;
• Assertief;
• Resultaatgericht;
• Besluitvaardig;
• Tactvol;
• Samenwerkingsgericht;
• Goede luistervaardigheid;
• Doorzettingsvermogen.

Heb je vragen over de functie of wil je eerst even kennismaken? Neem gerust contact met mij op. Ik vertel je graag meer over de mogelijkheden bij Maandag® en de gemeente Veere.

Wat je gaat doen

Word jij enthousiast van een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is? Als spil binnen de afdeling krijg je de kans om jezelf continu te ontwikkelen terwijl je het management en je collega's ontlast. Je ervaart direct de impact van jouw organisatietalent, want dankzij jouw nauwkeurige voorbereiding en daadkrachtige aanpak kan het team zich volledig focussen op hun maatschappelijke missie. Zo bouw je aan een waardevolle loopbaan vol groeikansen.

• Plannen en voorbereiden van overleggen, inclusief het reserveren van ruimtes, samenstellen van agenda's en verzamelen van benodigde stukken.
• Beheren van de complexe agenda's en e-mailboxen van het afdelingshoofd en de teamleider, waarbij je proactief acties uitzet en processen bewaakt.
• Verwerken van de fysieke en digitale post, nauwkeurig coderen van facturen en zorgvuldig anonimiseren van vertrouwelijke documenten.
• Actueel houden van de afdelingsinformatie op de website en coördineren van praktische zaken zoals vakantieroosters en het laten ondertekenen van brieven.
• Meedenken over procesverbeteringen en administratieve efficiëntie, waarmee je direct bijdraagt aan de professionele groei van de gehele afdeling.

Met deze veelzijdige en verantwoordelijke rol maak jij elke dag weer het verschil in de praktijk. Jouw proactieve inzet zorgt voor de nodige rust, structuur en continuïteit binnen de organisatie, zodat je samen met het team bouwt aan een optimale dienstverlening.

De opdrachtgever

De gemeente Veere is een compacte gemeentelijke organisatie met ongeveer 300 medewerkers, verdeeld over zes afdelingen: Bedrijfsvoering, Openbare Ruimte, Dienstverlening, Ruimtelijke Ontwikkeling, Maatschappelijke Ontwikkeling en Programma's & Projecten.
Binnen de organisatie zijn de lijnen kort en is er sprake van een informele en collegiale werksfeer. Medewerkers krijgen ruimte voor eigen verantwoordelijkheid en werken samen aan goede dienstverlening voor inwoners, ondernemers en bezoekers van de gemeente.
Je komt te werken binnen de afdeling Dienstverlening en ondersteunt hier rechtstreeks het afdelingshoofd en een teamleider.

Dit bieden we jou

Salaris

Goed salaris op basis van je kennis en ervaring.

Persoonlijke begeleiding

Je kunt altijd rekenen op jouw contactpersoon.

Hybride werken

Je kunt zowel op locatie als vanuit huis werken.

Reiskostenvergoeding

Afhankelijk van de functie en rol kunnen er verschillende opties zijn.

Carrière

Je doet snel werkervaring op bij verschillende opdrachtgevers.

Werken bij Maandag®

Maandag® is dé vacaturesite en detacheerder die gelooft in wat jij kunt en in alles wat je nog kunt worden. We kijken verder dan je cv en geven je de ruimte om het beste uit jezelf te halen. Zo ontstaan kansen die je misschien niet had zien aankomen, in werk dat past bij wie je bent en waar je naartoe wilt.

De sollicitatieprocedure

Ben je benieuwd wat je proces gaat zijn? Bekijk in onze stappen wat jij door gaat maken om in de toekomst bij Maandag® te werken.