Legal Secretary

Linklaters; Amsterdam; Hybrid; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Discretionaire bonusregeling

Pensioenregeling

Maandelijkse fitnessvergoeding

Korting op verzekeringen

Reiskostenvergoeding o.b.v. OV

Gezonde lunch €2,50/dag

Mogelijkheid tot thuiswerken

Wekelijks masseur

Job summary

Linklaters LLP Amsterdam zoekt een notarieel se niet-administratieve ondersteuning die dossiers opent, documenten opstelt en passeren van notariële aktes coördineert. Je beheert KvK- en UBO-registraties en onderhoudt contacten met KvK en rechtbanken.

Daarnaast ondersteun je bij legalisatie, facturering en administratieve procedures en werk je deels thuis. Een proactieve, meertalige aanpak en MBO4-niveau zijn vereist.

Qualifications

• Motivatie voor een uitdaging in een vooruitstrevende, internationale organisatie.
• Uitstekende Nederlandse en Engelse taalvaardigheden.
• Minimaal MBO4 werk- en denkniveau.
• Proactief, flexibel en servicegericht.

Responsibilities

• Dossiermanagement: openen en voorbereiden van klantdossiers, zorgen voor alle documenten en voortgangsoverzicht.
• Documentatie: opstellen en bijwerken van akten, volmrachten en bestuursbesluiten.
• Notariële akten: coördineren van het passeren van notariële aktes.
• Legaliseren van documenten: begeleiden van het legalisatieproces.
• Registerbeheer: inschrijvingen en wijzigingen in KvK- en UBO-register beheren.
• Relatiebeheer: contacten onderhouden met KvK en rechtbanken voor soepele afhandeling.
• Billing: zorgen voor correcte en tijdige facturering.

Skills

Dossierbeheer

Notariële documenten

Relatiebeheer

Billing

Klantgerichtheid

Proactief

Education

MBO4 werk- en denkniveau

Tools

KvK-register

UBO-register

Job description

Ben jij op zoek naar een prettige baan met inhoud, in een leuk team? Linklaters LLP biedt je de kans om je te verdiepen in diverse aspecten van de juridische wereld, op hoog niveau. Specifieke kennis is niet nodig: het gaat om je motivatie, je houding om thuis te raken als nieuwe collega in ons team en werkveld. Bij ons draait het om het leveren van kwaliteit, en goed samenwerken. Het notariële team van Linklaters Amsterdam bestaat uit 15 personen. Jij gaat direct samenwerken met twee ervaren, vakkundige collega’s van het secretariaat. Je werkt nauw samen met de (kandidaat-)notarissen en ondersteunt hen. Het team wordt verder ondersteund door enthousiaste studenten die naast hun studie deel uit maken van ons team. Voorts bestaat de mogelijkheid tot (gedeeltelijk) thuiswerken. Wij maken graag tijd vrij om informeel (in persoon of virtueel) kennis te maken en uit te leggen waarom wij zo enthousiast zijn om bij Linklaters te werken, onder meer vanwege de diversiteit van de werkzaamheden, de inclusieve cultuur, ‘agile working’ en de vele sociale activiteiten.

Wat ga jij doen?

• Dossiermanagement: je opent en bereidt clientdossiers voor, zorgt dat alle benodigde documenten aanwezig zijn en houdt overzicht over de voortgang;
• Documentatie: je bent verantwoordelijk voor het opstellen en bijwerken van belangrijke juridische documenten, waaronder akten, volmachten en bestuursbesluiten. Jij verzamelt hiervoor de noodzakelijke informatie en zorgt dat alles correct en up-to-date is;
• Notariële akten: je coördineert het hele proces rondom het passeren van notariële akten, van voorbereiding tot afronding;
• Legaliseren van documenten: je begeleidt het proces van legalisatie om de geldigheid van juridische documenten te waarborgen;
• Registerbeheer: jij beheert inschrijvingen en wijzigingen in het register van de KvK en het UBO-register. Dit omvat het in-, en uitschrijven van entiteiten en het doorvoeren van wijzigingen bij bijvoorbeeld bestuurswissels of statutenwijzigingen;
• Relatiebeheer: je onderhoudt contacten met de Kamer van Koophandel en rechtbanken om zorg te dragen voor een soepele afhandeling van juridische formaliteiten;
• Billing: je zorgen voor een correcte en tijdige verwerking van de dienstverlening van jouw collega's tot facturen.

Wat neem jij mee?

• De motivatie voor een (nieuwe) uitdaging in onze vooruitstrevende, internationale (partner)organisatie;
• Je bent taalkundig sterk: je Nederlandse – en ook Engelse – taalvaardigheden zijn uitstekend;
• Je beschikt over minimaal MBO4 werk- en denkniveau;
• Je bent proactief, flexibel, oplossings- en servicegericht;
• Beschikbaarheid van 4 (en 5 mag ook!) dagen per week.

Wat bieden wij jou?

Werken bij Linklaters LLP betekent werken in een interessante internationale omgeving. Wij zijn een internationaal advocatenkantoor dat toonaangevende bedrijven, financiële instellingen en overheden adviseert bij complexe en grensoverschrijdende transacties, projecten en procedures. Linklaters hanteert hoge standaarden, ook als het aankomt op prettig werkgeverschap. Dit zie je sterk terug in zowel de arbeidsvoorwaarden als in de cultuur. In Amsterdam werken ongeveer 150 medewerkers bij Linklaters. Naast onze mooie primaire arbeidsvoorwaarden, krijg jij;

• Discretionaire bonusregeling
• Pensioenregeling
• Maandelijkse fitnessvergoeding
• Korting op verzekeringen
• Reiskostenvergoeding o.b.v. OV
• Gezonde en gevarieerde lunch, tegen een vaste vergoeding van EUR 2,50 per dag
• Mogelijkheid om ook thuis te werken
• Wekelijks gratis gebruik van een masseur

In the event that we make an offer to you, and where local legislation permits, we will conduct pre-engagement screening checks that may include but are not limited to your professional and academic qualifications, your eligibility to work in the relevant jurisdiction, any criminal records, your financial stability and references from previous employers. Your offer will be subject to the successful completion of these checks which will be initiated following your consent.

As a responsible business, it is important that we represent the diversity of our people, our clients and our communities. We know that diversity makes us a better law firm and helps us attract the best talent, drive innovation with diversity of thought, and deliver the best experience to everyone who comes into contact with us.

We recruit on the basis of merit, irrespective of age, disability, gender, gender identity, race or ethnicity, marital status, religion, sex, sexual orientation or any other status protected by the laws or regulations in the locations where we operate. Selection decisions, and the reasons for those decisions, are recorded at each stage of the selection process.

Selection criteria and, where appropriate, technical skills tests are in place to measure an individual’s ability for the safe and effective performance of a job. Those involved in recruitment and selection decisions and processes are also provided with guidance on diversity issues.

If you require reasonable adjustments to be made during the selection process, please talk to a member of the recruitment team so that any required adjustments can be made in advance.

Specific experience requirements advertised on a role do not intend to preclude applications from candidates who may have more or less experience. Our intention is only to indicate a guideline as to the necessary skills for the role as described.