griffiemedewerker (zzp - freelance)

De Bilt; Westbroek; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

De gemeente De Bilt zoekt een griffiemedewerker die het raadswerk ondersteunt op organisatorisch en secretarieel gebied. U werkt nauw samen met de griffie en raadsleden en beheert raadsstukken, afspraken en inkomende/uitgaande post.

U bent aanspreekpunt voor inwoners en raadsleden, bewaakt vertrouwelijkheid en levert een verbindende rol tussen diverse afdelingen zoals facilitair, HR, ICT en Financiën. Hybride werken is mogelijk in overleg.

Qualifications

• Secretarieel en administratief gebied
• Zorgvuldig werken en goede organisatie
• Goede communicatie en omgaan met vertrouwelijke informatie

Responsibilities

• Ondersteunen van de griffie en de raad/commissies op organisatorisch en secretarieel gebied
• Bijeenkomsten voorbereiden, agenda opstellen en vergaderstukken gereedmaken
• Publiceren van raadsstukken en afhandelen van post volgens werkprocessen
• Spil zijn in de afhandeling van vragen aan ambtenaren en bestuur
• Coördineren met facilitaire dienst, HR, ICT en Financiën
• Beheren van het raadsinformatiesysteem (RIS) en up-to-date houden van informatie
• Aanspreekpunt zijn voor raadsleden en inwoners

Job description

Organisatie

Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om het in de gemeente De Bilt, voor de 42.000 inwoners, nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. De gemeenteraad en de griffie dragen hieraan bij. Het team van de griffie bestaat uit zes medewerkers. De griffie van De Bilt heeft een ambitie om de gemeenteraad verder te versterken, onder meer op het gebied van raadscommunicatie, informatievoorziening en beleidsvorming.

Als griffiemedewerker zorg jij ervoor dat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen. Je werkt in het hart van de lokale democratie en zit dicht op de politieke actualiteit van De Bilt. Geen dag is hetzelfde: het ene moment bereid je een raadsvergadering voor, het volgende moment help je een raadslid met een vraag of zorg je ervoor dat belangrijke informatie op de juiste plek terechtkomt.
Het leuke aan deze functie is dat je niet alleen administratief bezig bent. Je krijgt van dichtbij mee wat er speelt in de gemeente en welke onderwerpen voor inwoners belangrijk zijn.

Je begrijpt hoe de besluitvorming verloopt en hebt contact met verschillende mensen binnen en buiten het gemeentehuis. Ook inwoners weten de griffie te vinden wanneer zij bijvoorbeeld contact willen met de gemeenteraad, willen inspreken of een onderwerp onder de aandacht van de raad willen brengen. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig werkt, goed kunt organiseren en makkelijk communiceert. Je voelt aan wanneer iets aandacht nodig heeft en kunt goed omgaan met vertrouwelijke of politiek gevoelige informatie.
Je komt terecht in een klein, hecht griffieteam met korte lijnen. Je werkt zelfstandig en kunt tegelijkertijd altijd terugvallen op je collega’s.

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht

Als griffiemedewerker ondersteun je de griffie en de leden van de raad en commissies op zowel organisatorisch als secretarieel- en administratief gebied.

Je werkzaamheden bestaan uit:

• Je ondersteunt de raad en de griffie secretarieel en organisatorisch.
• Je bereidt bijeenkomsten/vergaderingen voor, stelt de agenda op en maakt vergaderstukken gereed.
• Je publiceert raadsstukken en verwerkt ingekomen en uitgaande post volgens afgesproken werkprocessen.
• Je bent de spil in de afhandeling van vragen aan ambtenaren en college.
• Je zorgt voor een goede afstemming met de facilitaire dienst, de afdeling HR, de ICT-dienst en Financiën.
• Je beheert het raadsinformatiesysteem (RIS), verleent service op het gebied van het RIS en houdt de informatie up-to-date.
• Je bent het aanspreekpunt voor allerlei vragen van raadsleden en inwoners.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

Functieschaal

Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals

1.

Offerte-eisen

Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf.
*Indien er een uitvoeringsvoorwaarde wordt gehanteerd verzoeken we je in de offerteaannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde, dit valt niet onder bovenstaande bepaling.

Werkdagen

De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: In overleg en als het werk het toelaat