Administratief ondersteuner Griffie

Griffiers; Netherlands; Hybrid; EUR 16,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

IBP-Keuzebudget

Job summary

Griffie Bergen op Zoom zoekt een administratief ondersteuner om de griffie draaiende te houden. Je ondersteunt de griffier en gemeenteraad bij dagelijkse taken en bewaakt deadlines en dossiers.

Je werkt 18 uur per week met flexibele uren en mogelijk uitbreiding. Je hebt mbo-niveau, ervaring in secretariële werkzaamheden en affiniteit met ICT-systemen zoals iBabs/Djuma.

Qualifications

• Minimaal mbo werk- en denkniveau met relevante afgeronde opleiding.
• Ervaring met secretariële of administratieve werkzaamheden en zelfstandig kunnen organiseren.
• Affiniteit met ICT-systemen; ervaring met iBabs/Djuma is een plus.

Responsibilities

• Ondersteunen van de griffier en gemeenteraad bij dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van agenda's, mailboxen, correspondentie en dossiers.
• Voorbereiden raads- en commissievergaderingen en beheren vergaderschema's.
• Tijdens vergaderingen op locatie aanwezig en technisch ondersteunen.
• Verwerken van besluiten, moties en toezeggingen na vergaderingen.
• Systemen verbeteren en procesbeschrijvingen bijwerken (bijv. iBabs).

Skills

Secretariële vaardigheden

Organisatorisch sterk

Digitaal vaardig

Klantgericht en discreet

Zelfstandig kunnen organiseren

Education

MBO werk- en denkniveau

Relevante afgeronde opleiding

Tools

iBabs

Djuma

Job description

Samen met jouw collega’s zorg je dat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen

De lokale democratie draait om mensen. Mensen die zich inzetten voor de stad, inwoners die hun stem laten horen en een gemeenteraad die belangrijke besluiten neemt voor Bergen op Zoom. Achter de gemeenteraad staat eenbetrokken griffieteam dat ervoor zorgt dat vergaderingen, stukken en andere zaken goed worden voorbereid en georganiseerd. Als administratief ondersteunerben jij hierin een belangrijke schakel. Je zorgt dat alles op tijd klaarstaat, correspondentie netjes wordt afgehandeld en raadsleden weten waar ze terechtkunnen met hun vragen.

Je gaat aan de slag voor 18 uur per week. De uren zijn in overleg in te delen. De functie is daardoor goed te combineren met bijvoorbeeld een andere baan, een (deeltijd)studie of een druk privéleven. Je bent bereid om incidenteel extra uren te werken. In de toekomst is er mogelijk ruimte om meer uren te werken.

Geen dag is hetzelfde. Je start met een kop koffie en de agenda: welke vragen liggen er en wat moet vandaag als eerste gebeuren? Tijdens een ochtendoverleg bespreek je met je collega’s wat er speelt en verdelen jullie de werkzaamheden.

Overdag regel en organiseer je wat nodig is voor de komende vergaderingen. En als de gemeenteraad ’s avonds bijeenkomt in het oude stadhuis, zorg je er samen met een collega voor dat alles klaarstaat, de techniek werkt en de vergadering soepel verloopt.

Veel afwisseling, korte lijnen en een directe bijdrage aan de lokale democratie. Dat maakt werken bij de Griffie juist zo leuk!

Wat ga je doen

• Ondersteunen: Je ondersteunt de griffier, griffiemedewerkers en gemeenteraad bij de dagelijkse werkzaamheden. Je beheert agenda’s, mailboxen, correspondentie en dossiers.
• Organiseren: Je bereidt raads- en commissievergaderingen organisatorisch en administratief voor. Je beheert vergaderschema’s en verwerkt stukken in het raadsinformatiesysteem.
• Begeleiden: Tijdens commissie- en raadsvergaderingen ben je op locatie aanwezig. Je zorgt dat de voorbereiding en organisatie goed verlopen en ondersteunt tijdens de vergadering. Bij raadsvergaderingen werk je altijd samen met een collega, zodat je er niet alleen voor staat.
• Faciliteren: Je helpt bij het klaarzetten van de vergaderruimte en technische middelen. Je hebt affiniteit met techniek en kunt helpen bij het oplossen van kleine problemen.
• Informeren en verwerken: Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor raadsleden, commissieleden en inwoners. Na vergaderingen verwerk je onder andere besluiten, moties, amendementen en toezeggingen en bewaak je de opvolging.
• Verbeteren: Je denkt mee over het verbeteren van administratieve processen en werkwijzen en draagt bij aan actuele procesbeschrijvingen en een efficiënte inrichting van systemen zoals iBabs.

Wat breng je mee

• Opleiding: Je hebt minimaal mbo werk- en denkniveau en een relevante afgeronde opleiding.
• Ervaring: Je hebt ervaring met secretariële of administratieve werkzaamheden en kunt goed zelfstandig organiseren.
• Organisatorisch sterk: Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en werkt nauwkeurig.
• Digitaal vaardig: Je hebt affiniteit met administratieve systemen en maakt nieuwe applicaties snel eigen. Ervaring met systemen zoals iBabs, Djuma of vergelijkbare systemen is mooi meegenomen.
• Servicegericht en integer: Je bent toegankelijk, denkt mee en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Flexibel: Je bent circa 3 à 4 avonden per maand beschikbaar voor commissie- en raadsvergaderingen, die vanaf 19.00 uur starten. In overleg kan dit bijvoorbeeld een vaste avond zijn.

Werken bij de Griffie

De griffie heeft een bijzondere en onafhankelijke positie binnen de gemeente. Je werkt dicht op de lokale democratie en draagt er samen met je collega’s aan bij dat de gemeenteraad zijn rol goed kan vervullen.

Je komt terecht in een klein en betrokken team van zes collega’s. Je werkt samen met twee collega’s die dezelfde functie hebben. Jullie verdelen de werkzaamheden, helpen elkaar en zorgen samen dat alles goed verloopt. Omdat het hele griffieteam op één kamer werkt, zijn de lijnen kort en kun je makkelijk bij elkaar terecht voor overleg of een vraag.

Je krijgt de tijd en begeleiding om de organisatie, het werk en de systemen goed te leren kennen. Er is ruimte om mee te denken en initiatief te nemen. Interesse in lokale politiek of nieuwsgierig naar wat er speelt in Bergen op Zoom? Dan krijg je hier een uniek kijkje achter de schermen.

Wil je meer weten over de organisatie en hoe het is om hier te werken? Kijk dan op werkenbij.bergenopzoom.nl.

Wat bieden we jou

• Salaris: Tussen € 2.875 en € 4.556 bruto per maand (op basis van 36 uur, aanloopschaal 7 en functieschaal 8). Je inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• IKB: Je ontvangt een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dit budget kun je flexibel inzetten, bijvoorbeeld voor extra verlof, opleiding of een financiële uitbetaling.
• Flexibel werken: Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels thuis te werken, inclusief € 3,25 netto thuiswerkvergoeding per dag.
• Reiskostenvergoeding: 100% vergoeding van je OV-kosten of een kilometervergoeding van € 0,25 per km voor een reisafstand van 10 tot 50 km enkele reis. Maak je gebruik van de fietsregeling, dan vervalt je recht op reiskostenvergoeding gedurende vijf jaar.
• Goed geregeld pensioen: Wij betalen 70% van je pensioenpremie bij ABP. Jij betaalt slechts 30%.
• Fietsregeling: Eens per vijf jaar kun je tot € 1.500 besteden aan de aanschaf van een fiets. Dit staat los van je IKB.
• Verlof: Je hebt 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband. Extra verlof bijkopen kan via je IKB.
• Zekerheid: Je start met een jaarcontract, met bij goed functioneren uitzicht op een vaste aanstelling.
• Ontwikkelen: Je krijgt de mogelijkheid om jezelf persoonlijk en professioneel verder te ontwikkelen.

Interesse

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Cecile Bus, Raadsgriffier van gemeente Bergen op Zoom, via 06 41157641. Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je contact opnemen met Fay Bruininkx, Corporate Recruiter, via 0164 277163.