Griffiemedewerker

Midden-Groningen; Groningen; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Gemeente Midden-Groningen zoekt een griffiemedewerker die de gemeenteraad ondersteuning biedt bij administratieve en organisatorische processen. Je bewaakt de stukkenstroom, behandelt en publiceert raadsinformatie en denkt mee over verbeteringen in werkprocessen.

Je werkt nauw samen met de griffie, raadsgriffier en communicatieadviseurs en bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en raadsleden. Een 32-urige werkweek en Cao Gemeenten bieden stabiliteit en pensioenvoorzieningen.

Qualifications

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Kennis van administratieve en secretariële processen.
• Kennis van politieke, ambtelijke en bestuurlijke processen, of de bereidheid om je hierin te verdiepen.
• Je kunt goed werken met digitale systemen, zoals Microsoft Office en Teams. Ervaring met Notubiz is een pré.

Responsibilities

• Beheren van raadsinformatie en voorbereiding van raads- en commissievergaderingen.
• Technische ondersteuning tijdens vergaderingen.
• Beheer van stukkenstroom en griffie-mailbox en opvolging van actiepunten.
• Publiceren van raadsbesluiten en ondersteunen van secretariële en facilitaire werkzaamheden.

Skills

Organisatorisch inzicht

Communicatieve vaardigheden

Dienstverlenend optreden

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft Office

Teams

Notubiz

Job description

Als griffiemedewerker ondersteun je de gemeenteraad, beheer je raadsinformatie en verbeter je administratieve processen in Midden-Groningen.

Waarom hebben wij jou nodig?

Wil jij bijdragen aan een gemeenteraad die midden in de samenleving staat? En krijg jij energie van organiseren, overzicht houden en het verbeteren van werkprocessen?

Als griffiemedewerker zorg je dat de gemeenteraad goed wordt ondersteund. Je houdt de administratie op orde, zorgt dat informatie op tijd beschikbaar is en kijkt hoe het werk slimmer en beter kan.

Zo draag je bij aan een goed functionerende gemeenteraad en een sterke verbinding met de inwoners van Midden-Groningen.

Als griffiemedewerker zorg je dat de administratieve en organisatorische ondersteuning van de gemeenteraad goed verloopt. Je bereidt raads- en commissievergaderingen voor, doet de technische ondersteuning tijdens de raads- en commissievergaderingen en zorgt voor een zorgvuldige afhandeling achteraf. Daarbij werk je met het raadsinformatiesysteem (RIS).

Je draagt zorg voor de stukkenstroom, beheert de griffiemailbox en ingekomen stukken van de raad. Ook bewaak je de voortgang van actiepunten en de afhandeling van raadsvragen. Je zorgt dat raads- en commissieleden op tijd over de juiste informatie beschikken.

In je werk krijg je te maken met vragen en informatie die politiek gevoelig kunnen zijn. Je maakt zelf de inschatting of hiervan sprake is en houdt daar rekening mee in de manier waarop je vragen en informatie behandelt. Daarbij weet je wanneer overleg nodig is. Dit vraagt om zorgvuldigheid, een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om situaties zelfstandig te beoordelen.

Daarnaast houd je het raadsinformatiesysteem en de raadspagina op de gemeentelijke website actueel. Je verzorgt de publicatie van raadsbesluiten en andere informatie over het werk van de gemeenteraad. Ook ondersteun je het team bij secretariële, administratieve, logistieke en facilitaire werkzaamheden.

Je zorgt niet alleen dat de administratieve processen goed verlopen, maar kijkt ook hoe het werk beter kan. Je signaleert knelpunten, denkt mee over praktische oplossingen en neemt initiatief om werkwijzen te verbeteren. Dit doe je in overleg met de betrokken collega's. Zo draag je bij aan een griffie die zorgvuldig en efficiënt werkt.

De donderdag is de vaste vergaderdag van de gemeenteraad, zowel overdag als in de avond. Je bent daarom ook beschikbaar voor avondvergaderingen. De verdeling hiervan stem je af met je collega.

Met wie werk jij samen?

Je komt te werken bij de griffie van gemeente Midden-Groningen. De griffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad bij zijn werkzaamheden.

Je maakt deel uit van het griffieteam en werkt nauw samen met je collega-griffiemedewerker, de raadsgriffier en de raads- en communicatieadviseurs. Samen zorgen jullie ervoor dat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen. Er is ruimte voor eigen initiatief en ideeën om de ondersteuning verder te verbeteren.

Daarnaast heb je contact met raads- en commissieleden, collega's binnen de gemeentelijke organisatie en inwoners. Je zorgt dat informatie goed wordt gedeeld en dat afspraken worden nagekomen.

Waarom je deze functie niet wilt mislopen

Dicht bij besluitvorming

Je ondersteunt de gemeenteraad en draagt direct bij aan het functioneren van de lokale democratie.

Ruimte voor initiatief

Je krijgt de mogelijkheid om mee te denken over verbeteringen en administratieve processen binnen je eigen werkterrein te verbeteren.

Veelzijdig werk

Je combineert vergaderondersteuning, informatiebeheer, communicatie en het verbeteren van werkprocessen. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s van de gemeentelijke organisatie en raads- en commissieleden voor vragen over de gemeenteraad.

Wat breng jij mee?

Je werkt zorgvuldig, houdt overzicht en weet hoe belangrijk betrouwbare informatie is in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je kunt goed omgaan met verschillende werkzaamheden en stelt de juiste prioriteiten, ook wanneer het druk is.

Je bent zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Je wacht niet af als je ziet dat iets beter kan, maar komt zelf met praktische oplossingen. Je krijgt energie van goed georganiseerde processen en signaleert verbeterpunten en stemt je ideeën af met je collega's.

Je bent dienstverlenend en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt gevoel voor politieke en bestuurlijke verhoudingen en kunt goed inschatten wanneer een vraag of situatie gevoelig ligt. Je maakt daarin zelfstandig een zorgvuldige afweging en weet wanneer je moet overleggen. Je gaat betrouwbaar en zorgvuldig om met informatie.

Verder vragen we:

Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.

Kennis van administratieve en secretariële processen.

Kennis van politieke, ambtelijke en bestuurlijke processen, of de bereidheid om je hierin te verdiepen.

Je kunt goed werken met digitale systemen, zoals Microsoft Office en Teams. Ervaring met Notubiz is een pré.

Ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré.

Wat bieden wij jou

Een functie waarin je echt bijdraagt aan een gemeente die volop in ontwikkeling is. Je werkt aan actuele vraagstukken en krijgt de ruimte om daar op jouw manier invulling aan te geven.

Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week in schaal 8 Cao Gemeenten, met een goed pensioen en een Individueel Keuzebudget van 18,25%. Dit budget zet je in zoals het bij jou past, bijvoorbeeld voor extra verlof of persoonlijke ontwikkeling. Verlof neem je zoveel mogelijk op tijdens de schoolvakanties, omdat dan de raad ook met reces is.

Laat deze vacature gerust even bezinken, maar wacht niet te lang. We maken graag kennis met jou en de ervaring die je meebrengt.

Eerst kennismaken?

Motivatiebrief *

Ik wil graag mijn motivatiebrief uploaden en als bijlage toevoegen.

Motivatiebrief moet tussen de 20 en 10.000 tekens bevatten.

Locatie: Gorecht-Oost 159, 9603AE Hoogezand