Executive Assistant

ZIJ; Den Haag; On-site; EUR 45,000 - 67,000; Full time

Job summary

ZIJ zoekt een Executive Assistant in Den Haag voor 32-40 uur per week. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, directie en organisatie en zorgt voor efficiënte vergaderingen, vastleggen van besluiten en opvolging.

Je hebt 6-10 jaar ervaring, ervaring in directieomgeving en affiniteit met juridische omgeving. Je spreekt Nederlands en Engels en zoekt processen te verbeteren. Salaris tussen €4.000 en €6.000 bruto per maand bij fulltime dienstverband.

Qualifications

• Minimaal 6–10 jaar ervaring als Executive Assistant of vergelijkbaar.
• Ervaring in directie-/bestuurs-/boardomgeving.
• Werkervaring in een juridische omgeving (advocatuur/notariaat/juridische afdeling).
• Uitstekende notuleerkwaliteiten en vastleggen van besluiten.
• Uitstekende communicatie in Nederlands en Engels.
• Sterke stakeholderrelaties en opvolging van acties.
• Gedreven in het opzetten en verbeteren van processen.
• Minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de jaarplanning.
• Coördineren, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Notuleren van vergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten.
• Monitoren van opvolging en terugkoppelen van besluiten.
• Inrichten en beheren van een vertrouwelijk en overzichtelijk archief.
• Organiseren en voorbereiden van strategische sessies.
• Complex agendabeheer voor twee directieleden.
• Beheren van inboxen en prioriteren van correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten alsmede opstellen agenda.
• Organiseren van afspraken, reizen en logistieke ondersteuning.
• Ontzorgen op administratief, organisatorisch en operationeel niveau.

Skills

EA-ervaring

Board/bestuur ervaring

Notuleren

Taalvaardigheden NL/EN

Stakeholder management

Procesverbetering

Juridische sector ervaring

Notuleren en besluiten vastleggen

Education

MBO-4 werk- en denkniveau

Job description

Sommige vacatures bieden een mooie volgende stap. Deze rol biedt de kans om mee te bouwen aan een organisatie die de komende decennia van betekenis zal zijn voor Nederland. Voor een opdrachtgever te Den Haag die werkt aan een van de grootste en meest impactvolle energie- en infrastructuurprojecten van ons land, zijn wij op zoek naar een Executive Assistant. De functie is beschikbaar voor 32-40 uur.

In deze veelzijdige functie combineer je hoogwaardige managementondersteuning met een sleutelrol binnen het executive secretariaat. Je ondersteunt twee directieleden én zorgt ervoor dat besluitvorming soepel, gestructureerd en zorgvuldig verloopt.

Wat ga je doen?

Als Executive Assistant ben jij de verbindende factor tussen bestuur, directie en organisatie. Je zorgt ervoor dat belangrijke overleggen efficiënt verlopen, besluiten goed worden vastgelegd en acties daadwerkelijk worden opgevolgd.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren en bewaken van de jaarplanning
• Coördineren, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
• Notuleren van vergaderingen en vastleggen van besluiten en actiepunten.
• Monitoren van opvolging en terugkoppelen van besluiten binnen de organisatie.
• Inrichten en beheren van een vertrouwelijk en overzichtelijk archief.
• Organiseren en voorbereiden van strategische sessies.

• Complex agendabeheer voor twee directieleden.
• Beheren van inboxen en prioriteren van correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten alsmede opstellen agenda.
• Organiseren van afspraken, reizen en logistieke ondersteuning.
• Ontzorgen op administratief, organisatorisch en operationeel niveau.

Wat breng jij mee?

Voor deze functie zoeken wij een ervaren professional die zich comfortabel beweegt in een bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen strategie en uitvoering.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je hebt minimaal 6 tot 10 jaar ervaring als Executive Assistant, Bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Je hebt ervaring binnen een directie-, bestuurs- of boardomgeving.
• Je hebt gewerkt binnen een juridische omgeving, zoals een advocatenkantoor, notariaat of juridische afdeling.
• Je bent sterk in notuleren en het zorgvuldig vastleggen van besluiten.
• Je communiceert uitstekend in zowel Nederlands als Engels.
• Je weet op de juiste manier stakeholders in beweging te krijgen en acties op te volgen.
• Je krijgt energie van het opzetten en verbeteren van processen.
• Je beschikt over minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.

Een pré:

• Affiniteit met HR- en financiële administratieve processen.

Wie ben jij?

Je bent een professional die weet hoe belangrijk vertrouwelijkheid, nauwkeurigheid en organisatiesensitiviteit zijn binnen een bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschik je over:

• Een hoog niveau van integriteit en discretie.
• Sterke organisatiesensitiviteit en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.
• Een nauwkeurige en gestructureerde werkwijze.
• Doorzettingsvermogen en een gezonde dosis daadkracht.
• Het vermogen om processen en structuren op te bouwen en te verbeteren.

Wat zij jou bieden?

Onze opdrachtgever biedt een unieke werkomgeving waarin maatschappelijke impact, professionaliteit en ondernemerschap samenkomen.

Ze kijken naar de opleiding en werkervaring die jij meebrengt en bieden een salaris (bruto per maand op fulltime basis) dat ligt tussen € 4.000 – € 6.000.

Je kunt rekenen op:

• Een uitdagende functie binnen een organisatie in opbouw.
• De mogelijkheid om zichtbaar bij te dragen aan een project van nationaal belang.
• Een betrokken, professioneel en internationaal georiënteerd team.
• Veel ruimte voor eigenaarschap en initiatief.
• Een werkomgeving waarin samenwerking, vertrouwen en kwaliteit centraal staan.
• De kans om mee te bouwen aan een organisatie die de komende jaren sterk zal groeien.

ZIJ, dé specialist in officesupport.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.