Directiesecretaresse

Zijmaakthetverschil; Amsterdam; On-site; EUR 45,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

13e maand

Sportschoolvergoeding

Pensioenregeling met eigen bijdrage

8% vakantiegeld

Reiskostenvergoeding OV

25 vakantiedagen

Job summary

ZIJ biedt een uitdagende Directiesecretaresse-functie in Amsterdam. Je onderhoudt de agenda's, leest mee met mails en ondersteunt directieleden bij diverse projecten en internationale evenementen.

De rol vergt ervaring als directiesecretaresse, vloeiende Nederlandse en Engelse communicatie, en een proactieve, georganiseerde aanpak. Thuiswerken 1 dag per week is mogelijk; fulltime voorkeur.

Qualifications

• Ervaring als directiesecretaresse of vergelijkbare functie vereist.
• Goede kennis van Nederlands en Engels in woord en geschrift.
• Kennis van AI is een grote pré.
• Flexibele inzet met focus op deadlines.

Responsibilities

• Beheren van agenda’s en meekijken met e-mails.
• Ondersteunen van directieleden bij interne/externe events.
• Regelen vervoer en overnachtingen voor internationale seminars en beurzen.
• Bijhouden actielijsten en reminders; delen met officemanager.

Skills

Organisatievaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Engels vloeiend

AI-kennis

Education

Relevante secretariële opleiding

Tools

Agenda-management

E-mail en correspondentie

Job description

Directiesecretaresse

Vanwege de komende verhuizing van de huidige directiesecretaresse gaan wij op zoek naar een nieuwe collega voor deze directieleden. Startdatum zal het eerste kwartaal van 2027 zijn. Uiteraard is er een goede overdracht aanwezig. Je gaat starten in een functie waarbij geen dag hetzelfde is. Afhankelijk van de projecten ondersteun je de een meer dan de ander. Dit verschilt echt per periode en jaargetijde. Je beheert hun agenda’s en leest mee met hun mail. Wat jij op kan pakken, trek je naar jou toe.

Meerdere momenten per jaar organiseer je nationale events en zorg je ervoor dat zij aanwezig zijn bij internationale seminars en beurzen. Hiervoor regel jij hun vervoer en overnachtingen. Soms denk je mee over een avondprogramma. In deze directiesecretaresse functie werk je samen met de officemanager. Vanuit het directieoverleg komen besluiten en actiepunten die de officemanager zal oppakken. Jij deelt deze met hem. Het wekelijkse directieoverleg wordt met AI opgenomen en uitgewerkt. Jij bent verantwoordelijk voor de actielijst en zorgt voor de reminders.

Het betreft hier zeker een drukke baan, vandaar de keuze voor minimaal 36 uur per week. Overwerken wordt zoveel mogelijk ontmoedigd. In de uren dat je aan het werk bent, sta je ook echt aan. Er is geen minuut dat je niks te doen hebt. Ze zorgen er hier absoluut voor dat op tijd pauze neemt en mee kan lunchen. De directieleden voor wie je komt te werken zijn gewend om met een directiesecretaresse te werken. Zij maken graag tijd om met jou de week door te nemen. Daarnaast mag jij ze altijd storen als je anders niet verder kan.

Bedrijf

Internationale handelsorganisatie voor consumentengoederen te Amsterdam. Goed bereikbaar met het OV. +/- 65 medewerkers. Op kantoor wordt er Nederlands gesproken.

Cultuur

Gezamenlijk lunchen en een vrijdagmiddagborrel waar je altijd welkom bent, maar niet verplicht is. Ze doen er veel aan om elkaar te leren kennen en in verbinding te blijven. Meerdere leuke uitjes per jaar en natuurlijk het jaarlijkse kerstfeest met partners. Ze vinden het hier heel belangrijk dat iedereen de mogelijkheid heeft om intern door te groeien en te ontwikkelen. Soms zit die groei in een andere functie en een andere keer in het volgen van een opleiding.

Directiesecretaresse; waarom past deze functie bij jou?

In deze functie is één dag in de week thuiswerken mogelijk. Bij 36 uur per week wordt de voorkeur gegeven aan 4,5 dag per week, waarbij die halve dag vanuit huis gewerkt kan worden. Ervaring als directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie is hier heel belangrijk. Door de drukke baan is het hier niet mogelijk om zonder ervaring hier het vak te leren. Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Kennis van AI en de mogelijkheden hierin is een grote pré.

We zoeken iemand die goed adhoc kan werken en sterk is in het bewaken van overzichten en deadlines. Organisatorisch en communicatief sterk. Daarnaast zoeken we die fijne en vooral positief ingestelde collega met humor. Iemand die een baan als deze de komende jaren interessant zal vinden. Ze gaan graag een lange samenwerking aan.

Wat zij jou bieden als directiesecretaresse

Het startsalaris is gebaseerd op een fulltimewerkweek van 40 uur in de week en bedraagt € 4.000 – € 5.000 bruto per maand.

• 13e maand
• Sportschoolvergoeding
• Pensioenregeling met eigen bijdrage
• 8% vakantiegeld
• Reiskostenvergoeding op basis van OV
• 25 vakantiedagen

ZIJ, dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.