Ervaren Secretaresse | NL + Eng | Projectorganisatie | 32 uur per week | Den Bosch

The Office Managers; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

The Office Managers is in ’s‑Hertogenbosch op zoek naar een ervaren secretaresse die overzicht brengt, vooruitdenkt en het verschil maakt binnen een klein team. Je ondersteunt de directeur en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt, en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties.

Je beheert de agenda, plant vergaderingen, maakt actie- en besluitenlijsten en bewaakt opvolging.

Qualifications

• Ervaring als secretaresse of vergelijkbare functie.
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunt de directeur en helpt het team georganiseerd en efficiënt te werken.
• Beheert de agenda van de directeur en plant afspraken en wijzigingen.
• Organiseert en bereidt vergaderingen voor, maakt actie- en besluitenlijsten en volgt deze op.
• Onderhoudt contact met relaties en communiceert helder en professioneel.
• Verwerkt en verwerkt CRM-gegevens en onderhoudt het digitale archief.
• Ondersteunt bij organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Beheert administratieve processen rondom offertes, inkoop en facturen en ondersteunt waar nodig.

Job description

Ben jij een ervaren secretaresse die overzicht brengt, vooruitdenkt en graag het verschil maakt binnen een klein team?

Wat ga je doen?

• Als secretaresse ondersteun je de directeur en help je het team om georganiseerd en efficiënt te werken. Je brengt structuur in de dagelijkse gang van zaken, bewaakt afspraken en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Daarbij ben je een toegankelijk en zichtbaar aanspreekpunt voor collega’s en externe relaties.
• Je beheert de agenda van de directeur, stemt afspraken af en houdt rekening met prioriteiten en wijzigingen.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt de opvolging.
• Je onderhoudt contact met uiteenlopende relaties en communiceert helder en professioneel.
• Je verwerkt en actualiseert gegevens in het CRM-systeem en houdt het digitale archief overzichtelijk.
• Je ondersteunt waar nodig bij de voorbereiding en organisatie van bijeenkomsten en evenementen.
• Je helpt bij het bewaken van administratieve processen rondom offertes, inkoopafspraken en facturen. De financiële administratie verzorgt de boekingen.
• Je signaleert wat beter of efficiënter kan en neemt initiatief om werkprocessen te verbeteren.

Een rol die met je meegroeitZodra je het agendabeheer en de directieondersteuning goed in de vingers hebt, krijg je ruimte om aanvullende taken op te pakken. Zo kun je jouw rol verder verbreden, passend bij jouw kwaliteiten en de behoeften van de organisatie.