Dynamische Managementassistent voor Bestuur

Maandag; Middelburg; On-site; EUR 26,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding

Carrière

Job summary

Maandag in Middelburg zoekt een managementassistent die dagelijks de bestuurder ondersteunt; je beheert de complexe agenda, schakelt snel en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je werkt in het team Ondersteuning Bestuur en Directie met tien collega’s en werkt vanuit de Abdij in Middelburg; je bereidt vergaderingen voor, bewaakt documenten en onderhoudt contacten.

Het contract biedt goede arbeidsvoorwaarden, eindejaarsuitkering, pensioenregeling en reiskostenvergoeding.

Qualifications

• Een afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 3, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent. Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré.
• Goede kennis van MS Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ervaring met iBabs is een voordeel.
• Ervaring met agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het bewaken van afspraken en actiepunten.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Flexibiliteit om, wanneer de werkzaamheden daarom vragen, ook buiten reguliere kantoortijden beschikbaar te zijn.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om zorgvuldig met verschillende belangen om te gaan.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van de agenda en e-mail van de bestuurder, waarbij je afspraken plant en prioriteiten stelt.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en bestuurlijke overleggen.
• Verzamelen en controleren van vergaderstukken en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is.
• Onderhouden van contact met interne collega's, externe partijen en andere betrokkenen.
• Vastleggen van afspraken en actiepunten tijdens het wekelijkse portefeuilleoverleg.
• Coördineren van praktische zaken, zoals vervoer, vergaderfaciliteiten, representatieve aangelegenheden en declaraties.
• Signaleren van knelpunten in de planning en zelfstandig zoeken naar passende oplossingen.
• Samenwerken met bestuursadviseurs, communicatieadviseurs en andere managementassistenten om de bestuurder optimaal te ondersteunen.

Skills

Agenda beheer

Communicatieve vaardigheden

Proactief handelen

Vertrouwelijke informatie omgaan

Education

MBO 3 richting administratie/secretariaat

Tools

MS Office

iBabs

Job description

Maandag in Middelburg zoekt een managementassistent die dagelijks de bestuurder ondersteunt; je beheert de complexe agenda, schakelt snel en houdt het overzicht in een dynamische omgeving.

Je werkt in het team Ondersteuning Bestuur en Directie met tien collega’s en werkt vanuit de Abdij in Middelburg; je bereidt vergaderingen voor, bewaakt documenten en onderhoudt contacten.

Het contract biedt goede arbeidsvoorwaarden, eindejaarsuitkering, pensioenregeling en reiskostenvergoeding.