Documentalist -Duurzame Infra

Overheidzzp; Utrecht; Hybrid; EUR 45,000 - 66,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een skilled infospecialist om het digitale projectarchief te beheren, documenten te registreren en te ordenen volgens geldende kaders. Je richt autorisaties en middelen in, traint en coacht medewerkers, en verbetert continu informatiehuishouding en documentprocessen.

Je werkt hybride in overleg met de opdrachtgever; ervaring met DMS en SharePoint is gewenst. Verantwoordelijkheden omvatten ordeningsplan, dossierwaardering en muteren van dossiers met nauwkeurige metadata.

Qualifications

• Minimaal HBO denkniveau en relevante mbo-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig
• Aantoonbare ervaring met Document Management System (DMS) en digitaal archiveren
• Kennis van ICT-middelen en informatiemanagement
• Zelfstandig werkende instructies en handleidingen opstellen
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal
• CV in PDF-formaat aanleveren met voor- en achternaam

Responsibilities

• Beheren van het digitale projectarchief en registreren/ordenen van documenten
• Inrichten van autorisaties en middelen
• Geven van training en coaching aan medewerkers
• Zorgen voor een actueel ordeningsplan en waarderen van dossiers
• Toezicht houden op correct gebruik van het DMS en voortgang bewaken
• Rapporteren van storingen en doen van verbetervoorstellen

Skills

Documentbeheer

Archivering

Autorisaties

Training

Coaching

Procesverbetering

Education

HBO denkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

DMS

SharePoint / M365

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief beheren, documenten registreren en ordenen, autorisaties en middelen inrichten, medewerkers trainen en coachen en zo de informatiehuishouding en documentprocessen continu verbeteren.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Hybride werken in overleg met de opdrachtgever bepaald.

Opdrachtomschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast

• Het zorgen voor een actueel ordeningsplan.
• Waarderen van de dossiers.
• Autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers.
• Zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.

• Het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem.
• Het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
• Het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
• Het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders en het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijvoorbeeld afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen ten behoeve van applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder aansturing van de opdrachtgever.

Eisen

• Dienstverband: Detachering.
• Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• AVG: geen foto’s of persoonsgegevens, geen leveranciersgegevens; alleen bedrijfsnaam en logo toegestaan.

Wensen

• Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
• Pro-actieve instelling
• Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
• Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
• Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Overige informatie

Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het hoofdwegennet, hoofdvaarwegen en hoofdwatersystemen in Nederland. Daarnaast zorgt Rijkswaterstaat voor de verkeersveiligheid, waterveiligheid en vlotte doorstroming van het verkeer. Het is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en speelt een essentiële rol in het beheer van de belangrijkste infrastructuur van Nederland.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.