Documentalist

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Part time

Job summary

Bright Professionals zoekt een Documentalist voor Rijkswaterstaat die verantwoordelijk is voor het beheer van het digitale projectarchief en de SPO-systemen. Je coacht medewerkers, beheert autorisaties en draagt bij aan de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie.

Je hebt HBO-niveau en minimaal mbo-opleiding in informatiemanagement, met ruim twee jaar ervaring in documentbeheer en SharePoint Online. Een pragmatische, zelfstandige aanpak wordt gewaardeerd.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau en afgeronde mbo-opleiding informatiemanagement.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare ervaring met documentmanagementsystemen en digitaal archiveren.
• Kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer en dienstverlening, inclusief SharePoint.

Responsibilities

• Coachen en begeleiden van projectmedewerkers bij documentbeheer en archiefvorming.
• Verlenen en beheren van autorisaties voor documentmanagementsysteem en beantwoorden van gebruikersvragen.
• Ondersteunen bij registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten; waar nodig zelf uitvoeren.
• Beheren van ordeningsstructuren, dossiers toevoegen en aanpassen, waardering en selectie toepassen.
• Opstellen en actueel houden van beheer- en werkafspraken, instructies en overdrachtsplannen.
• Advies geven over inrichting van het projectarchief en omgang met documenten.
• Toepassen PDCA-cyclus ter verbetering van archiefkwaliteit en overdraagbaarheid.
• Richten van SPO functioneel en visueel in, en zoeken naar optimalisaties binnen kaders.

Skills

Coaching

Document management

SharePoint

PDCA

Education

HBO-denk- en werkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

SharePoint Online

Job description

Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentalist. Je beheert en bewaakt het digitale projectarchief en de systemen die daarvoor worden gebruikt. Je zorgt ervoor dat documenten en informatie zorgvuldig worden geregistreerd, van metadata voorzien, geordend en geclassificeerd. Ook beheer je SharePoint Online (SPO) functioneel en help je de kwaliteit en toegankelijkheid van de informatiehuishouding continu te verbeteren.

Werkzaamheden

• Je coacht en begeleidt projectmedewerkers bij hun verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archiefvorming. Je instrueert nieuwe medewerkers, stimuleert zelfstandig werken en spreekt collega’s waar nodig aan op hun verantwoordelijkheden.
• Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in en beantwoordt gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO.
• Je ondersteunt medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Wanneer dat nodig is, voer je deze werkzaamheden zelf uit.
• Je beheert de ordeningsstructuur en voegt dossiers en subdossiers toe, verplaatst en wijzigt deze en past waardering en selectie toe.
• Je stelt beheer- en werkafspraken, autorisatiematrices, instructies, handleidingen, overdrachtsplannen en overzichten van belangrijke projectdocumenten op en houdt deze actueel.
• Je adviseert medewerkers over de inrichting van het projectarchief en de omgang met verschillende soorten documenten.
• Je bewaakt en verbetert de kwaliteit en overdraagbaarheid van het archief door de PDCA-cyclus toe te passen.
• Je richt het projectarchief in SPO functioneel en visueel in en optimaliseert het binnen de geldende kaders en afspraken.
• Je ondersteunt bij de beantwoording van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
• Je bewaakt de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig passende maatregelen.
• Je analyseert meldingen en verstoringen in SPO, lost deze waar mogelijk op en houdt het projectteam op de hoogte.
• Je inventariseert en beoordeelt verbetervoorstellen voor SPO en voert verbeteringen door.
• Je helpt de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen in te richten, beheren en optimaliseren.
• Je bereidt het projectarchief voor op overdrachten en migraties, begeleidt deze processen en voert herstel- of conversiewerkzaamheden uit of coördineert ze.
• Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s rond documentbeheer en archivering en rapporteert hierover via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
• Je neemt vanuit jouw expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling.

Je draagt bij aan een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal archief voor een grootschalig infrastructureel project. Het project omvat de vernieuwing van een brug en kent meerdere contracten, veel onderlinge raakvlakken en verschillende momenten van informatie-uitwisseling en overdracht. Een gestructureerde aanpak van documentbeheer is daarom belangrijk.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
• Je hebt kennis van en ervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder SharePoint.
• Je kunt zelfstandig trainingen geven en het bijbehorende materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met documentbeheer in SharePoint Online.
• Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het Toepassingsmodel Metadata.
• Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten of een overheidsorganisatie is een pré.

Jouw kwaliteiten

• Je analyseert vraagstukken zorgvuldig en legt verbanden.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht en helpt collega’s graag, ook bij ad-hocvragen.
• Je bent praktisch ingesteld en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je neemt initiatief, signaleert verbeterkansen en zoekt actief de samenwerking op.
• Je kunt verbetervoorstellen overtuigend toelichten en draagvlak creëren.
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig, met oog voor detail.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk helder en kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden om gebruikers te instrueren en begeleiden.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je bent omgevingsbewust en blijft jezelf ontwikkelen.

Functie-eisen

• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder SharePoint.
• Je kunt zelfstandig trainingen geven en het benodigde materiaal, zoals presentaties, werkafspraken en instructies, opstellen.

Functie-wensen

• Het is een pre als je aantoonbare ervaring hebt met documentbeheer, specifiek in SharePoint Online.
• Het is een pre als je kennis hebt van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Het is een pre als je over de genoemde competenties beschikt.
• Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met grootschalige infrastructurele projecten.
• Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring met werken bij een overheidsinstelling.

Extra Informatie

• Aantal uur 24 - 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 01-11-2026
• Opleidingsniveau MBO, HBO