Documentenbeheer -Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM)

Overheidzzp; Utrecht; On-site; EUR 52,000 - 72,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een ervaren information manager voor het digitale projectarchief op SharePoint. Je beheert en optimaliseert het archief, registreert en ordent documenten, en leidt medewerkers in documentbeheer en compliance.

Je bewaakt kwaliteit, levert training en ondersteunt overdracht en beantwoording van informatieverzoeken, met aandacht voor metadata en toegangsrechten. Een detachering-constructie is mogelijk.

Qualifications

• Minimaal HBO-denk- en werkniveau.

Responsibilities

• Beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project.
• Registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie.
• Coachen en begeleiden van projectmedewerkers op gebied van documentbeheer en archiefvorming.

Skills

Analytisch denkvermogen

Klantgerichte dienstverlening

Hands-on mentaliteit

Proactiviteit

Overtuigingskracht

Zelfstandigheid

Mondelinge en schriftelijke communicat

Didactische vaardigheden

Education

HBO-denk- en werkniveau

MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

SharePoint

DMS / Documentbeheer systemen

DIM-gerelateerde ICT-middelen

Job description

Over de functie

In het kort: Je gaat het digitale projectarchief in SharePoint beheren en optimaliseren, documenten registreren en ordenen, gebruikers begeleiden en trainen, kwaliteit bewaken en bijdragen aan overdracht en beantwoording van informatieverzoeken.

Locatie

Rotterdam (kantoor nabij Rotterdam Alexander)

Hybride/kantoordagen

Gezien de werkzaamheden is een regelmatige aanwezigheid op locatie aannemelijk. De exacte verdeling tussen thuiswerken en kantoor dient te worden afgestemd met de opdrachtgever.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving

Deze uitvraag is specifiek voor het project Vernieuwing van de Van Brienenoordbrug (VBB). De VBB (onderdeel van de A16 bij Rotterdam) is één van de drukst bereden bruggen van Nederland. De boogbruggen, het beweegbare deel en de systemen voor bediening, besturing en bewaking worden vernieuwd, waarbij de bestaande westelijke boog wordt gerenoveerd en hergebruikt aan de oostzijde. Na het afbreken van de eerdere aanbesteding is gekozen voor een nieuwe aanpak waarin de opdracht over vier afzonderlijke contracten is verdeeld en Rijkswaterstaat zelf de rol als integrator tussen deze contracten vervult. Dit brengt veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en verschillende oplever- en overdrachtsmomenten met zich mee, en maakt het extra belangrijk om gecontroleerd en procesmatig te werken. Een goed ingericht, actueel en toegankelijk digitaal projectarchief in SharePoint Online (SPO) is daarom van groot belang voor de beheersing van het project. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het beheren en bewaken van documentbeheer en archiefvorming binnen het project en de daarvoor gebruikte systemen. Dit beheer omvat activiteiten zoals (maar niet beperkt tot) het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten en informatie. Een belangrijke taak is het coachen en begeleiden van projectmedewerkers bij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer en archiefvorming, met als doel de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren. Wegen de grootschalige samenwerking met externe partijen maakt het project gebruik van SPO, wat niet door Rijkswaterstaat beheerd wordt. Het dagelijks (functioneel) beheer van SPO valt ook onder deze opdracht.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (onder andere ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (onder andere autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, ordeningsstructuur, overdrachtsplan en dashboards).
• Goed functionerende omgeving in SPO die is voorbereid op toekomstige overdracht.

Leiding en toezicht

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de adviseur projectbeheersing & informatiemanagement VBB.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Bij het voorstellen van een kandidaat dient het CV in PDF-formaat te worden aangeleverd, voorzien van voor- en achternaam.
• Graag alleen kandidaten voorstellen die de Nederlandse taal beheersen.
• Minimaal HBO-denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en op het vakgebied van digitaal archiveren.
• Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder met name SharePoint.
• Zelfstandig trainingen kunnen geven en het daarvoor benodigde materiaal (presentaties, werkafspraken, instructies) kunnen opstellen.

Wensen

• De mate van aantoonbare ervaring met documentbeheer specifiek in SharePoint Online.
• Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
• De mate van het voldoen aan de genoemde competenties.
• Kennis van en ervaring met (grootschalige) infrastructurele projecten.
• Kennis van en ervaring met werken in een overheidsinstelling.

Competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen (je kan verbanden leggen).
• Dienstverlenende / klantgerichte instelling (je helpt mensen graag en pakt ad hoc verzoeken op).
• Hands-on mentaliteit (je denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen).
• Pro activiteit (je signaleert verbeteringen, neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt).
• Overtuigingskracht (je weet verbetervoorstellen uit te dragen en draagvlak te creëren).
• Zelfstandigheid en gestructureerd werken (je kan je werk zelf indelen en uitvoeren).
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen.
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen).
• Nauwkeurigheid en oog voor detail.
• Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt).
• Zelfontwikkeling / continu leren.

Overige informatie

• Optie tot verlenging: Ja, verlenging mogelijk
• Gespreksdatum: Onbekend
• Dienstverband: Detachering
• Over de opdrachtgever
• Rijkswaterstaat is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het hoofdwegennet, hoofdvaarwegen en hoofdwatersystemen in Nederland. Daarnaast zorgt Rijkswaterstaat voor de verkeersveiligheid, waterveiligheid en vlotte doorstroming van het verkeer. Het is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en speelt een essentiële rol in het beheer van de belangrijkste infrastructuur van Nederland.
• De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.