Documentalist -Programma Duurzame Infra

Rijkswaterstaat; Amsterdam; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat in Utrecht zoekt een Documentalist die verantwoordelijk is voor beheer van het archief en documentbeheer in het projectteam. Je registreert, datumt metadata, ordent en classificeert documenten met aandacht voor vertrouwelijkheid en kwaliteit.

Je zorgt voor een actueel ordeningsplan, aanwijzingen voor autorisaties, en levert training aan medewerkers. Je coacht projectmedewerkers zodat zij taken en verantwoordelijkheden in documentbeheer correct uitvoeren en de

Qualifications

• Ervaring met documentbeheer en archiefvorming.
• Kennis van autorisatiematrices en toegangsrechten.
• Ervaring met training/projectmedewerkers en coaching.

Responsibilities

• Beheren van het digitaal projectarchief volgens afspraken en kwaliteitsnormen.
• Opzetten en bijhouden van autorisatiematrix en toegangsrechten.
• Instrueren en coachen van medewerkers in documentbeheer en archiefvorming.

Skills

Archiefbeheer

Documentbeheer

Metadata

Coachen

Training geven

Autorisaties beheren

Tools

Document Management Systeem (DMS)

Job description

Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

• registreren;


• meta dateren;


• ordenen;


• classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.

Daarnaast:

• het zorgen voor een actueel ordeningsplan;


• waarderen van de dossiers;


• autoriseren van medewerkers;


• geven van training/opleiding aan (project)medewerkers;


• zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

TakenTaken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

• het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;


• het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;


• het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;


• instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;


• het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;


• het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;


• het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers;


• toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders;


• het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);


• het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);


• het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht

• Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);


• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);