Documentalist -Programma Duurzame Infra

Impact Vandaag; Amsterdam; Remote; EUR 34,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

Salaris conform cao

Vakantiegeld 8%

Pensioenopbouw via uitzendregeling

Reiskostenvergoeding

Donatie aan goed doel bij indiensttred

Job summary

Impact Vandaag zoekt een Documentalist voor Rijkswaterstaat (Utrecht). Je beheert een digitaal projectarchief en zorgt voor actuele autorisatie, stelselmatig ordenen en waarderen van dossiers. Je traint collega’s in documentbeheer en bewaakt kwaliteit en compliance.

Je werkt zelfstandig aan procedures en instructies, en je zorgt voor een efficiënte informatiehuishouding volgens interne kaders en relevante regelgeving.

Qualifications

• Minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in informatiemanagement of gelijkwaardig.
• Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met Document Management Systeem (DMS) en digitaal archiveren.
• Ervaring met documentair informatiebeheer en -dienstverlening en ICT-middelen.
• Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Responsibilities

• Beheer van het projectarchief volgens afspraken met opdrachtgever en kwaliteitsnormen (ordening, waarderen, selecteren, metadata toepassen).
• Verlenen/ intrekken van autorisaties voor het DMS.
• Instrueren van projectmedewerkers in documentbeheer en archiefvorming.
• Actueel houden van ordeningsstructuur en documenten; muteren en verplaatsen van dossiers.

Skills

Analytisch denkvermogen

Dienstverlenende instelling

Hands-on mentaliteit

Goede mondelinge en schriftelijke uitl

Education

HBO-gerelateerd denk- en werkniveau

Gelijkwaardig MBO-opleiding informatiemanagement

Tools

Document Management Systeem (DMS)

M365 SharePoint

Job description

## Documentalist -Programma Duurzame InfraRijkswaterstaatBurgemeester Stramanweg 100 B, 1101 EM Amsterdam, Nederland, Noord-HollandStartdatum 30 - 11 - 2026Einddatum 29 - 11 - 20273.334,18 p/m 32,06 p/u24 uur p/w12 maandenNoord-HollandCiviele TechniekInformatiemanagementPublicatiedatum: 22 oktober 2026Optie tot verlenging: JaWerkplek: Alleen op kantoor | Geen verdere informatieOpleidingsniveau: MBOWerkervaring: Medior### Hoe ga jij impact maken?Voor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist. De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: • registreren; • meta dateren; • ordenen; • classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: • het zorgen voor een actueel ordeningsplan; • waarderen van de dossiers; • autoriseren van medewerkers; • geven van training/opleiding aan (project)medewerkers; • zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert. **Taken** Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.: • het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix; • het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; • het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers; • instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren; • het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur; • het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen; • het verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers; • toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders; • het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken); • het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B); • het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB. **Resultaat opdracht** • Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata); • Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);### Eisen* Minimaal HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.* Meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.* Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van relevante ICT-middelen.* Zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.### Wensen en competenties**Wensen*** Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.* Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).* Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.* De mate van het voldoen aan de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).**Competenties*** Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)* Dienstverlenende en klantgerichte instelling* Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)* Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:* Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen* Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers* Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)* Nauwkeurigheid* Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)* Pro-actieve instelling* Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)* Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)* Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega's op als je ze nodig hebt)### Organisatie & TeamVoor Rijkswaterstaat in Utrecht zijn wij op zoek naar een Documentalist. Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.### Deze voorwaarden bieden we jouAls ervaren specialist bieden wij jou passende voorwaarden.Hoog salaris bij Impact Vandaag. Het bruto salaris is € 3.334,18 p/m o.b.v. € 32,06 p/u en 24 uur per week.Transparante pro-forma berekening.Vakantiegeld van 8% en een vast aantal vakantiedagen per jaar (fulltime basis).Zorgeloze naleving van de Wet DBA.Doorbetaling bij ziekte volgens CAO.Een contract voor de duur van de opdracht, met optie tot verlenging afhankelijk van de functie en organisatie.Pensioenopbouw via de regeling voor uitzendkrachten.Reiskostenvergoeding afhankelijk van de functie en organisatie.Naast de contractuele voordelen, bieden we extra dienstverlening als je voor Impact Vandaag kiest. Benieuwd naar onze dienstverlening?Hoe werkt hetAangenomen via Impact Vandaag? Dan doneren wij €250 aan een goed doel dat jij kiest.