Document Controller

Atlas NextWave; Utrecht; On-site; EUR 45,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Ruimte voor eigen initiatief

Ontwikkelingsmogelijkheden binnen het

Professionele engineeringomgeving

Job summary

Atlas NextWave zoekt een nauwkeurige Document Controller die technisch documentbeheer binnen maritieme en industriële projecten bewaakt. U registreert, controleert en coördineert documenten, blijft in contact met engineers en leveranciers en zorgt voor tijdige, correcte documentstromen.

U beheert revisieprocessen, documentstatussen en metadata, ondersteunt bij planningen en rapporteert over voortgang. U werkt in een multidisciplinair engineeringteam en draagt bij aan procesverbeteringen.

Qualifications

• Minimaal MBO-4 of HBO werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie, Informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Minimaal 3 jaar ervaring als Document Controller of in een vergelijkbare functie.

Responsibilities

• Registreren, verwerken en beheren van inkomende en uitgaande projectdocumentatie.
• Afhandelen van documenttransmittals en documentuitwisselingen met leveranciers en stakeholders.
• Controleren van documentatie op volledigheid, structuur en formele eisen.
• Coördineren van documentstromen tussen projectteams, engineers en externe partijen.
• Bewaken van revisiebeheer, documentstatussen en metadata.
• Afstemmen met project engineers over documentverwerking en opvolging.
• Beheren en actualiseren van POC-lijsten, documentoverzichten en actielijsten.
• Signaleren van ontbrekende documentatie en actief opvolgen bij interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen bij het organiseren en structureren van projectinformatie.
• Bewaken van documentplanning en rapporteren over voortgang en afwijkingen.
• Monitoreer documentleveringen en capaciteitsplanningen.
• Signaleren van achterstanden, risico's en knelpunten binnen het documentatieproces.
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages, dashboards en prestatie-indicatoren.
• Opstellen, beheren en verbeteren van werkinstructies, procedures en richtlijnen.
• Adviseren over optimalisaties binnen document control, informatiebeheer en projectondersteuning.

Skills

Nauwkeurigheid

Organisatievermogen

Communicatieve vaardigheden

Proactieve houding

Verantwoordelijkheid

Education

MBO-4 of HBO werk- en denkniveau

Bedrijfskunde/Bedrijfseconomie/Informatiemanagement

Tools

Excel

SharePoint

PDM-systemen

Job description

Ben jij een nauwkeurige en gestructureerde professional met ervaring in documentbeheer binnen technische projecten? Krijg jij energie van het bewaken van documentstromen, planningen en kwaliteit binnen complexe engineeringomgevingen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor het beheren, controleren en coördineren van technische documentatie binnen complexe maritieme en industriële projecten. Je zorgt ervoor dat alle projectdocumenten tijdig, correct en volgens de afgesproken procedures worden verwerkt en beschikbaar zijn voor de juiste stakeholders.

Je vormt de verbindende schakel tussen projectteams, engineers, leveranciers en andere betrokken partijen en speelt een belangrijke rol in het bewaken van de kwaliteit, voortgang en volledigheid van de documentatiestromen.

Documentbeheer en kwaliteitscontrole

• Registreren, verwerken en beheren van inkomende en uitgaande projectdocumentatie.
• Afhandelen van documenttransmittals en documentuitwisselingen met leveranciers en stakeholders.
• Controleren van documentatie op volledigheid, structuur en formele eisen.
• Coördineren van documentstromen tussen projectteams, engineers en externe partijen.
• Bewaken van revisiebeheer, documentstatussen en metadata.

Coördinatie en projectondersteuning

• Afstemmen met project engineers over documentverwerking en opvolging.
• Beheren en actualiseren van POC-lijsten, documentoverzichten en actielijsten.
• Signaleren van ontbrekende documentatie en actief opvolgen bij interne en externe stakeholders.
• Ondersteunen bij het organiseren en structureren van projectinformatie.
• Bewaken van documentplanning en rapporteren over voortgang en afwijkingen.

Planning en procesverbetering

• Monitoren van documentleveringen en capaciteitsplanningen.
• Signaleren van achterstanden, risico's en knelpunten binnen het documentatieproces.
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages, dashboards en prestatie-indicatoren.
• Opstellen, beheren en verbeteren van werkinstructies, procedures en richtlijnen.
• Adviseren over optimalisaties binnen document control, informatiebeheer en projectondersteuning.

Wat breng je mee?

• MBO-4 of hbo werk- en denkniveau.
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in de richting van Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie, Informatiemanagement of vergelijkbaar.
• Minimaal 3 jaar ervaring als Document Controller of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring met documentbeheer binnen technische, engineering- of productieomgevingen.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Ervaring met het beheren van complexe documentatiestromen.

Kennis en vaardigheden

• Ervaring met PDM-systemen, documentmanagementsystemen of vergelijkbare platforms.
• Goede kennis van Microsoft Office, met name Excel en SharePoint.
• Kennis van document control-processen, revisiebeheer en kwaliteitsborging.
• Ervaring met planning, rapportages en voortgangsbewaking.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.

Persoonlijke eigenschappen

Je bent een gestructureerde professional die overzicht weet te houden binnen complexe projecten en grote hoeveelheden informatie. Daarnaast beschik je over:

• Nauwkeurigheid en oog voor detail
• Sterke organisatorische vaardigheden
• Proactieve werkhouding
• Goede communicatieve vaardigheden
• Verantwoordelijkheidsgevoel

Wat bieden wij?

• Een belangrijke ondersteunende rol binnen uitdagende technische projecten.
• Werken in een professionele engineeringomgeving met multidisciplinaire teams.
• Veel ruimte voor eigen initiatief en procesverbetering.
• Mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen binnen projectondersteuning en informatiebeheer.
• Een dynamische werkomgeving waar kwaliteit, structuur en samenwerking centraal staan.

Wil jij bijdragen aan het succes van complexe technische projecten door documentatie, processen en informatiestromen optimaal te organiseren? Dan komen wij graag met je in contact.