Directiemanagement Assistent

Cotap B.V; Zwolle; On-site; EUR 35,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris tussen 3.100,- en 4.800,- brut

Jaarcontract met uitzicht op vast

25 vakantiedagen

Pensioenregeling

Reiskostenvergoeding 25 ct/km

Job summary

Cotap B.V in Zwolle zoekt een energieke en integere directieondersteuner die structuur brengt, vooruitdenkt en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent hét aanspreekpunt voor interne en externe relaties en werkt nauw samen met de directie.

Je beheert dagelijks de agenda, verzorgt correspondentie en rapportages, coördineert meetings en bewaakt deadlines. Met minimaal 5 jaar directie-ondersteuning en HBO/ MBO+ denkniveau ben je discreet en representatief.

Qualifications

• Secretariële of management ondersteunende richting vereist.
• Minimaal 5 jaar ervaring op directieniveau of gelijkwaardig.
• Sterke organisatorische vaardigheden en complex agendabeheer.
• Discretie, representativiteit en stressbestendigheid.

Responsibilities

• Dagelijks agendabeheer van de Algemeen Directeur met optimale planning van afspraken en reistijd.
• Administratieve ondersteuning aan de Algemeen Directeur en directieleden; correspondentie, notities en rapportages.
• Archivering en contractvastlegging.
• Vergadercoördinatie: agenda’s, verslaglegging en opvolging van acties.
• Projectondersteuning: voortgang, deadlines en deliverables bewaken.
• Relatiebeheer: gasten ontvangen, stakeholdercontact onderhouden.
• Eventondersteuning: ondersteuning bij evenementen zoals kerstmarkten en zomerbarbecues.
• Ontvangst & gastvrijheid: bezoekers en relaties vriendelijk doorverwijzen.
• Interne communicatie ontwikkelen en inzetten van interne communicatiemiddelen.

Skills

Administratieve vaardigheden

Plannen & prioriteren

Communicatie

Representativiteit

Teamwerk

Education

MBO+/HBO niveau

Tools

Microsoft 365

SharePoint

Copilot

DocuSign

Job description

Wat zoeken wij?

Voor onze Algemeen Directeur zoeken wij een energieke en integere ondersteuner die structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt. Jij houdt overzicht, plant vooruit en bent het aanspreekpunt voor interne en externe relaties. In deze functie (minimaal 32 uur per week) werk je nauw samen met de overige directieleden en diverse interne afdelingen.

Wat zijn je werkzaamheden?

• Dagelijks agendabeheer van de Algemeen Directeur, zoals het bewaken van de agenda en zorgen voor een optimale planning van afspraken, vergaderingen en reistijd.
• Administratieve ondersteuning aan de Algemeen Directeur en daar waar nodig aan de overige directieleden, zoals het verzorgen van correspondentie, notities en rapportages.
• Archivering en contractvastlegging.
• Aanvullende management ondersteunende taken, zoals vergadercoördinatie: opstellen van agenda’s, verslaglegging en opvolging van actiepunten.
• Projectondersteuning: bewaken van voortgang, deadlines en deliverables binnen lopende projecten van de directie.
• Relatiebeheer: ontvangen van gasten, verzorgen van kleine attenties, onderhouden van contact met belangrijke stakeholders.
• Eventondersteuning: operationele uitrol en ondersteuning bij (directie)evenementen zoals kerstmarkten, zomerbarbecues.
• Ontvangst & gastvrijheid: ontvangen van bezoekers, klanten en relaties en hen vriendelijk doorverwijzen naar de juiste contactpersoon of ruimte.

• Operationele ondersteuning bij de ontwikkeling en uitvoering van onze interne communicatie binnen Cotap. Denk aan het tot stand brengen van interne uitingen en het optimaal inzetten van interne communicatiemiddelen.

Dit breng jij mee.

Je bent een ervaren, daadkrachtige directiemanagementassistent die stevig in de schoenen staat en energie krijgt van een dynamische werkomgeving. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en prioriteiten, houdt overzicht en weet ook onder druk snel en doortastend te handelen. Als rechterhand van de directeur-eigenaar denk je vooruit, neem je zelfstandig initiatief en durf je waar nodig tegengas te geven. Complex agendabeheer, onverwachte wijzigingen en een hoog werktempo zie jij als een uitdaging.

Daarnaast breng je mee:

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of management ondersteunende richting.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare, dynamische functie op directieniveau.
• Sterke organisatorische vaardigheden en ervaring met complex agendabeheer.
• Een assertieve, stressbestendige en flexibele persoonlijkheid die stevig in de schoenen staat.
• Een proactieve, zelfstandige en oplossingsgerichte werkhouding.
• Discretie, representativiteit en een sterk gevoel voor verhoudingen.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief samen te werken op verschillende niveaus.
• Digitale vaardigheid met onder andere Microsoft 365, SharePoint, Copilot en DocuSign.

Kortom: je bent een stevige rechterhand die snel schakelt, vooruitdenkt en regie neemt. Je weet wanneer je moet meebewegen, doorpakken of juist tegengas moet geven.

Wij bieden

• Een veelzijdige en afwisselende functie (minimaal 32) uur per week.
• Samenwerking met een betrokken en professioneel directie- en managementteam.
• Een prettige, collegiale werkomgeving waar jouw inzet zichtbaar verschil maakt.
• Salaris tussen de € 3.100,- en € 4.800,- bruto per maand o.b.v. fulltime.
• Jaarcontract met zicht op een vast contract bij wederzijds enthousiasme.
• Reiskostenvergoeding van 25 cent per kilometer (vanaf 10 km enkele reis).
• Jaarlijkse collectieve- en individuele salarisverhoging.
• 25 vakantiedagen (o.b.v. fulltime).
• Een aantrekkelijke pensioenregeling met bijdrage van de werkgever.
• Fruit op je werk en organiseren we jaarlijks diverse vitaliteitsmomenten.
• Jaarlijkse personeelsbijeenkomsten, teamuitjes en een spectaculaire kerstmarkt.
• Bovendien vergeten we jouw (werk)jubileum, verjaardag en die van je partner niet.
• Mocht je een nieuwe vloer nodig hebben, dan zorgen wij voor een interessante korting.
• Werken bij een financieel gezond en groeiend familiebedrijf met een duidelijke duurzaamheidsambitie die naast werkgever ook zingever voor jou is.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.