Projectcoördinator A (zzp - freelance)

ProRail; Utrecht; On-site; EUR 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

ProRail zoekt een senior programmacoördinator die regie houdt op het aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de Programmadirectie, en die samenwerkt met sectorpartijen en het ministerie van IenW. Je bewaakt kwaliteit van toets- en rapportageprocessen en stuurt op procesverbeteringen.

Je werkt als verbindende schakel in Team Programmabeheersing, coördineert activiteiten, registreert besluiten en bewaakt de voortgang.

Responsibilities

• Coördineren en plannen van activiteiten, mensen en informatie om preparaties soepel te laten verlopen.
• Procesbewaking: bewaak planningen en afwijkingen; motiveer noodzakelijke correcties.
• Registreren en archiveren: vastleggen van besluiten en documentatie met aandacht voor transparantie.

Job description

Opdrachtomschrijving

Je bent verantwoordelijk voor de regie op de aan te leveren en te verzenden stukken vanuit de Programmadirectie, maar ook vanuit de sectorpartijen, en bewaakt daarbij de kwaliteit van het toets- en het rapportageproces. Je doet proactief voorstellen om het aanleverproces te verbeteren en voort deze uit. Daarbij kun je een veelheid aan informatie overzichtelijk structureren en weet je de actualiteit daarvan goed te bewaken. Je werkt vanuit de drie pijlers van projectbegeleiding: coördineren, procesbewaking en registreren. Dit komt goed van pas bij het zelfstandig opstellen van agenda’s, correspondenties, notities en verslagen. Je ondersteunt de vergadereffectiviteit en houdt het overzicht over de acties en opvolging uit de diverse overleggen.

Je bent een echte teamverbinder en zet je jouw ruime ervaring in op meerdere vlakken om de organisatie verder te brengen. Ook buiten de reguliere programmawerkzaamheden pak jij een rol in processen en netwerken binnen de programmadirectie.

• Coördineren: Jij zorgt voor het afstemmen en organiseren van activiteiten, mensen, middelen en informatie om ervoor te zorgen dat de voorbereidingen naar de teams op alle onderdelen soepel en efficiënt verlopen. Je signaleert, geeft zelfstandig sturing aan procesoptimalisaties & verbeterideeën en brengt focus aan waar nodig. Je legt connecties tussen de acties en afspraken binnen de grote groep diverse sectorpartijen en ministerie van IenW en weet iedereen scherp te houden binnen de doelstellingen van het programma. Op het gebied van programmabeheersing voer je regelmatig voortgangsoverleggen met de verschillende sectorpartijen. Naast de rol van sparringpartner van de manager Programmabeheersing, ben je samen met de Manager Programmabeheersing de spil in het programmateam.
• Procesbewaking/ Toetsproces/ Rapportageproces: Jij zorgt dat het team zich aan de planning houdt en dat wanneer dit niet lukt, bekeken wordt hoe het wel kan. Hierbij worden afwijkingen goed gemotiveerd. Daarbij heb je een coördinerende rol in het toetsproces en bewaak je (proces)planningen in overleg met de Manager Programmabeheersing
• Registreren / administreren: Je brengt structuur aan en legt de gegevens, communicatie, besluiten en documentatie systematisch vast. Zo waarborg je transparantie, verantwoording en terugvindbaarheid. Je doet dit deels zelf en ziet erop toe dat anderen zich aan de archiveringsregels houden. Je bent in staat zelfstandig een eerste reviewslag te slaan in documentatie en kan feedback terugkoppelen, voordat deze bij de Manager Programmabeheersing belandt.

De programmadirectie ERTMS coördineert en regisseert de invoering van ERTMS in Nederland. De invoering betekent een grote verandering in het spoorsysteem voor zowel de infrastructuur, het materieel dat erover rijdt en het personeel dat ermee werkt. Het is een grote opgave om ERTMS met alle betrokken partijen op een beheerste manier te implementeren in het werkend vervoersysteem. Dagelijks vervoeren we grote aantallen reizigers en goederen veilig en betrouwbaar over het spoor. De treinbeveiliging is daarbij cruciaal. Onder leiding van de programmadirectie ERTMS vervangen we het huidige deels analoge systeem door het digitale European Rail Traffic Management System (ERTMS).

Ben jij die ambitieuze senior programmacoördinator die graag het overzicht houdt en bijdrage levert aan het team Programmabeheersing zodat alles op rolletjes loopt?

Binnen de Programmadirectie ben je onderdeel van het Team Programmabeheersing. Dit team helpt de Manager Programmabeheersing met het genereren van stuurinformatie en verantwoordingsinformatie. Op basis van de input van het team kan het management het programma besturen.