Secretaresse (gemeente Eindhoven)

Excellentsecretary; Eindhoven; Hybrid; EUR 20,000 - 33,000; Full time

Benefits offered by this job

Eindejaarsuitkering

Hybride werken mogelijk

Job summary

Excellentsecretary is op zoek naar een secretaresse die de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, plant en bereidt meetings voor, en verzorgt telefooncontact en logistiek voor evenementen en vergaderingen.

Samen met twee collega secretaresses werk je aan structuur en efficiëntie zodat de afdelingshoofden zich kunnen focussen op hun kernactiviteiten.

Qualifications

• Afgeronde mbo-4 opleiding.
• Minimaal 2 jaar secretaresse-ervaring met complex agenda beheer.
• Ervaring in een grote organisatie is een pre.
• Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede kennis van moderne kantoorapplicaties zoals MS Teams, Outlook en OneNote.

Responsibilities

• Beheer van complexe agenda’s en prioriteren van afspraken.
• Voorbereiden en plannen van de agenda van acht afdelingshoofden.
• Telefoonafhandeling voor de afdelingshoofden.
• Regelen van afspraken en bijeenkomsten met meerdere collega's.
• Logistieke organisatie van vergaderingen, locaties en faciliteiten.
• Organiseren van bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea.
• Bestellingen doen (bijv. gebak, bloemen, lunches) en NS Business Cards beheren.
• Vraagbaak voor collega’s, ook telefonisch.
• Verbeter voorstellen doen voor administratieve procedures en processen.

Skills

Agenda beheer

Secretarieel werk

Telefonische bediening

Evenement planning

Logistieke organisatie

Education

MBO-4 niveau

Job description

• Salaris: tot maximaal 3000 euro (36 uur)

Is ontzorgen jouw tweede natuur? Kan jij verschillende bordjes in de lucht houden? Vind je dynamiek en diversiteit in jouw functie belangrijk? Werk je graag met dynamische en inspirerende afdelingshoofden. Dan nodigen we jou graag uit om voor de leukste sector binnen Eindhoven te komen werken, de sector Ruimtelijke Uitvoering, want daar gebeurt het!

Jij ontzorgt en ondersteunt de acht afdelingshoofden van de sector Ruimtelijke Uitvoering bij hun dagelijkse gang van zaken. Dit doe je zowel op secretarieel vlak als ook administratief.

Doe je dat alleen? Nee, samen met twee collega secretaresses, die onderdeel zijn van de afdeling Advies & Ondersteuning, zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van de acht afdelingshoofden, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht (op processen) zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:

• Je beheert de complexe agenda’s, maakt en verzet afspraken, waarbij je prioriteert om ad hoc
  situaties op te lossen;
• Je zorgt voor de nauwkeurige planning en voorbereiding van de agenda van de afdelingshoofden;
• Je zorgt voor de telefoonbeantwoording van de afdelingshoofden;
• Je maakt afspraken voor de afdelingen, waar meerdere collega’s bij betrokken zijn;
• Je organiseert in logistieke zin vergaderingen, draagt zorg voor het regelen van de locatie en
  benodigde faciliteiten;
• Je organiseert bijeenkomsten, borrels, uitjes en jubilea;
• Je doet bestellingen voor bijvoorbeeld gebak, bloemen, lunches en beheert de NS Business
  Cards;
• Je bent vraagbaak van alle collega’s, tevens telefonisch;
• Je doet verbetervoorstellen voor administratieve procedures en processen, aan het secretariaat, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde studie op mbo-4 niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als secretaresse en draait je hand niet om voor complex agendabeheer voor meerdere afdelingshoofden;
• Secretaresse ervaring binnen een grote organisatie is een pre;
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend;
• Je bent handig in het gebruik van moderne kantoorapplicaties, zoals MS Teams, Outlook, One
  Note;
• Je bent service- en resultaatgericht en bent pas tevreden als jouw inspanningen ervoor hebben gezorgd dat je afdelingshoofden zich kunnen focussen op de hoofdzaken in plaats van de bijzaken;
• Je werkt graag samen met anderen en bent collegiaal en flexibel.

Wat krijg je ervoor terug?

• Je ontvangt van ons een jaarcontract met een beloning conform CAO. Daarnaast nog een eindejaarsuitkering;
• De werkdagen worden in overleg bepaald.
• Hybride werken is mogelijk maar enigszins beperkt. Aanwezigheid op kantoor is zeer gewenst.