Bestuurssecretaresse DUO

Start People; Den Haag; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

DUO zoekt een ervaren managementondersteuner die de directeur ondersteunt in een dynamische en bestuurlijke omgeving. Je bewaakt de complexe agenda, plant afspraken zowel fysiek als online en organiseert vergaderingen met aandacht voor detail.

Je verzamelt en verwerkt vergaderstukken, notuleert en verzorgt verslaglegging. Daarnaast handel je e-mails en telefoongesprekken af, bepaalt prioriteiten en ondersteunt maandelijkse overleggen met de onderdelencommissie.

Qualifications

• MBO4 werk- en denkniveau, aantoonbaar met praktijkvoorbeelden.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner, managementassistent of directiesecretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met agenda-, mailbox- en vergaderbeheer.
• Een flexibele instelling en het vermogen om effectief om te gaan met ad-hoc werkzaamheden.
• Affiniteit met een politiek-bestuurlijke omgeving.

Responsibilities

• Het beheren en bewaken van een complexe agenda.
• Het plannen en voorbereiden van afspraken, zowel fysiek als online.
• Het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het verzamelen, verwerken en bewaken van vergaderstukken en actiepunten.
• Het notuleren en verzorgen van verslaglegging.
• Het afhandelen van inkomende e-mails en telefoongesprekken.
• Het beoordelen van prioriteiten en urgente vraagstukken.
• Het ondersteunen van maandelijkse overleggen met de onderdeelcommissie.
• Het ontvangen van bezoekers en onderhouden van contacten binnen en buiten de organisatie.

Skills

Agenda beheer

Plannen & organiseren

Notuleren

Communicatie

Vergaderbeheer

Ad-hoc werken

Politiek-bestuurlijke affiniteit

Education

MBO4 werk- en denkniveau

Job description

Voor DUO zijn wij op zoek naar een ervaren managementondersteuner die de directeur ondersteunt in een dynamische en bestuurlijke omgeving. Jij bent de stabiele factor achter de schermen, bewaakt de planning, houdt overzicht en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Dankzij jouw inzet kan de directeur zich volledig richten op de organisatie en de maatschappelijke opgaven waar DUO dagelijks aan werkt.

Als managementondersteuner ben jij het eerste aanspreekpunt voor de directeur en een belangrijke spil binnen de organisatie. Je weet precies wat er speelt, denkt vooruit en zorgt ervoor dat afspraken, processen en bijeenkomsten tot in de puntjes zijn geregeld.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren en bewaken van een complexe agenda.
• Het plannen en voorbereiden van afspraken, zowel fysiek als online.
• Het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het verzamelen, verwerken en bewaken van vergaderstukken en actiepunten.
• Het notuleren en verzorgen van verslaglegging.
• Het afhandelen van inkomende e-mails en telefoongesprekken.
• Het beoordelen van prioriteiten en urgente vraagstukken.
• Het ondersteunen van maandelijkse overleggen met de onderdeelcommissie.
• Het ontvangen van bezoekers en onderhouden van contacten binnen en buiten de organisatie.
  Geen dag is hetzelfde. Juist die afwisseling geeft jou energie.

Jij bent een proactieve en ervaren managementondersteuner die snel kan schakelen zonder het overzicht te verliezen. Je voelt aan wat belangrijk is, werkt nauwkeurig en denkt altijd een stap vooruit.

Daarnaast beschik je over:

• MBO4 werk- en denkniveau, aantoonbaar met praktijkvoorbeelden.
• Minimaal 3 jaar ervaring als managementondersteuner, managementassistent of directiesecretaresse.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met agenda-, mailbox- en vergaderbeheer.
• Een flexibele instelling en het vermogen om effectief om te gaan met ad-hoc werkzaamheden.
• Affiniteit met een politiek-bestuurlijke omgeving.