Bestuurssecretaresse

IGOM; Stein; On-site; EUR 33,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Salaris schaal 7

IKB 17,05%

Ziektekostenpremie

ABP pensioen

Laptop & telefoon

Thuiswerkvergoeding

Flexibele uren

Job summary

IGOM zoekt een enthousiaste senior secretaresse ter ondersteuning van het gemeentebestuur en het Management Team in Stein. Je maakt deel uit van een klein toegewijd team van vijf medewerkers en speelt een cruciale rol bij het voorbereiden en coördineren van bestuurlijke overleggen en communicatie.

Je bewaakt agenda's, bewaart actiepunten en levert administratieve ondersteuning met discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Qualifications

• Een enthousiaste kandidaat met een afgeronde mbo-opleiding in een relevante richting is vereist.
• Ervaring in een vergelijkbare functie binnen een gemeentelijke omgeving is een pre.
• Een proactieve en dienstverlenende instelling is belangrijk.
• Geen 9-5 mentaliteit.
• Een collegiale en resultaatgerichte houding, flexibiliteit, stressbestendigheid en discipline.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden.
• Vermogen om discreet met vertrouwelijke informatie om te gaan.
• Kennis van gemeentelijke besluitvormingsprocessen is een pluspunt.
• Ruime ervaring met relevante software (zoals Microsoft Office, Teams, iBabs).
• Een opgeruimd karakter, relativeringsvermogen en humor.

Responsibilities

• Je houdt je onder andere bezig met het zelfstandig en professioneel ondersteunen van het gemeentebestuur.
• Je bereidt, organiseert en coördineert bestuurlijke overleggen en afspraken.
• Je bewaakt agenda's, actiepunten, termijnen en afspraken.
• Je verzorgt correspondentie, verslaglegging en administratieve ondersteuning.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders, ambtelijke organisatie en externe relaties.
• Je faciliteert kabinetszaken zoals jubilea en Koninklijke onderscheidingen.
• Je stroomlijnt post, telefoon en mailverkeer.
• Je bereidt vergaderingen voor en houdt vergaderstukken bij.
• Je maakt telefonische afspraken en ontvangt bezoekers.
• Binnen het bestuurssecretariaat verdeelt men onderling taken en borgt men de kwaliteit van dienstverlening.

Skills

Proactieve instelling

Dienstverlenende houding

Uitstekende organisatorische vaard.

Goede mondelinge communicatie

Goede schriftelijke communicatie

Stressbestendigheid en flexibiliteit

Education

MBO-opleiding in relevante richting

Tools

Microsoft Office

Teams

iBabs

Job description

Je gaat samenwerken in een team van bestuurs-secretaresses die gezamenlijk voor het college van Burgemeester en Wethouders en het Management Team werken. Het is een klein team van 5 medewerkers, waar hard gewerkt wordt maar waar ook grote onderlinge betrokkenheid is om het werk samen gedaan te krijgen.

Jouw werkzaamheden

Je houdt je onder andere bezig met:

• het zelfstandig en professioneel ondersteunen van het gemeentebestuur;
• het voorbereiden, organiseren en coördineren van bestuurlijke overleggen en afspraken;
• het bewaken van agenda's, actiepunten, termijnen en afspraken;
• het verzorgen van correspondentie, verslaglegging en administratieve ondersteuning;
• het onderhouden van contacten met bestuurders, ambtelijke organisatie en externe relaties;
• Ondersteun je bij het faciliteren van de kabinetszaken (bijvoorbeeld jubilea en Koninklijke onderscheidingen);
• Zorg je voor het stroomlijnen van het post, telefoon en mailverkeer;
• Bereid je vergaderingen voor, zet je vergaderstukken klaar en houd je actiepunten bij;
• Maak je telefonisch afspraken en ontvang je bezoekers;

Binnen het bestuurssecretariaat zijn er aanvullend nog inhoudelijke taken die onderlingverdeeldworden. Waarbij het uitgangspunt is het gezamenlijk borgen van de kwaliteit van de dienstverlening.

Wie zoeken wij?

• Een enthousiaste kandidaat met een afgeronde mbo-opleiding in een relevante richting;
• Ervaring in een vergelijkbare functie binnen een gemeentelijke omgeving is een pre;
• Een proactieve en dienstverlenende instelling;
• Geen 9-5 mentaliteit;
• Een collegiale en resultaatgerichte houding, flexibiliteit, stressbestendigheid en discipline;
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden;
• Vermogen om discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• Kennis van gemeentelijke besluitvormingsprocessen is een pluspunt;
• Ruime ervaring met relevante software (zoals Microsoft Office, Teams, iBabs);
• En niet te vergeten: een opgeruimd karakter, relativeringsvermogen en een flinke dosis humor!

Wat bieden wij?

• Een salaris in schaal 7: min. € 2.921,- en max. € 4.130,- bruto per maand bij een 36- urige werkweek (salarispeil 1 januari 2027), afhankelijk van opleiding en werkervaring;
• Een structurele functie met een contract voor bepaalde tijd in het eerste jaar.
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% over je brutosalaris en dit kun je bijvoorbeeld inzetten voor het kopen van extra verlof of als aanvulling op je salaris. Je kunt hiermee keuzes maken die passen bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen. (8% vakantiegeld is opgenomen in dit budget);
• Een bijdrage in de premie van je ziektekostenverzekering;
• Pensioenopbouw bij het ABP;
• Een maatschappelijk relevante functie met een breed werkveld;
• Een informele werkomgeving met korte lijnen en invloed;
• Een boeiende werkomgeving met een veelzijdig takenpakket;
• Ruime mogelijkheden voor opleiding en (persoonlijke) ontwikkeling;
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Flexibele werktijden en thuiswerkvergoeding.

Meer informatie

Voor meer inhoudelijke informatie over deze functie kun je contact opnemen Sandor Arntz, teammanager Informatie & Ondersteuning, via het telefoonnummer06-25121703.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang boven externe kandidaten.

Locatie: Stadhouderslaan 200, 6171KP Stein