Directiesecretaresse gemeentesecretaris (duo-functie)

Gemeente Dordrecht; Dordrecht; Hybrid; EUR 46,000 - 55,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB

Pensioen ABP

Werk- en thuiswerken mogelijk

Introductieprogramma

Job summary

Gemeente Dordrecht zoekt een directiesecretaresse voor de gemeentesecretaris. Je werkt in het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO) en zorgt voor een goed georganiseerde ondersteuning, met een complexe agenda en mailboxbeheer. Je fungeert als belangrijk aanspreekpunt en bewaakt dossiers en acties.

De functie is 20 uur per week, met werkdagen maandag, donderdag en vrijdag. Er wordt gewerkt aan een professionele samenwerking met bestuur en organisatie en ruimte voor ontwikkeling en groei

Qualifications

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau.
• Een afgeronde secretariële opleiding.
• Ruime ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.
• Ruime ervaring met Microsoft 365.

Responsibilities

• Agenda- en mailboxbeheer.
• Het organiseren van overleggen en bijeenkomsten.
• Het bewaken van acties, deadlines en toezeggingen.
• Het verzamelen en beheren van informatie.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe relaties.
• Administratieve ondersteuning op het gebied van financiën, HR en ICT.

Skills

Mondelinge vaardigheden

Schriftelijke vaardigheden

Betrouwbaar en flexibel

Education

MBO+ werk- en denkniveau

Secretariële opleiding afgerond

Tools

Microsoft 365

Job description

Als directiesecretaresse van de gemeentesecretaris heb je een bijzondere positie binnen de organisatie. Samen met je duo-collega zorg je voor rust, structuur en continuïteit en bied je de ondersteuning waarop de gemeentesecretaris iedere dag kan rekenen. Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid en een plek dicht bij het bestuurlijke hart van Dordrecht.

Waar kom je te werken?

Werken bij gemeente Dordrecht betekent werken voor een stad met ambitie. Een historische stad op een eiland, waar dagelijks wordt gewerkt aan opgaven die ertoe doen voor inwoners, ondernemers en bezoekers. Achter bestuurlijke besluiten en maatschappelijke ontwikkelingen staat een organisatie die samenwerkt aan een krachtige en leefbare stad.

Je komt te werken binnen het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Dit team verzorgt de secretariële en managementondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente. Samen met je collega's zorg je voor professionele ondersteuning van bestuur en organisatie.

Samen met je duo-collega ondersteun je de gemeentesecretaris. Daarbij werk je nauw samen met de adviseur, communicatiemedewerker en het Kabinet van de burgemeester. Vanuit deze rol ben je een belangrijke schakel tussen de gemeentesecretaris, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie. Daardoor ervaar je van dichtbij hoe bestuurlijke, politieke en ambtelijke lijnen samenkomen. Juist die omgeving, waarin vertrouwen, discretie en samenwerking centraal staan, maakt deze functie zo bijzonder.

Wat ga je doen?

Als directiesecretaresse zorg je ervoor dat de gemeentesecretaris iedere dag kan rekenen op een goed georganiseerde ondersteuning. Je beheert een complexe agenda en mailbox, plant afspraken en bijeenkomsten en zorgt dat alles op het juiste moment op de juiste plek samenkomt. Je volgt dossiers die aandacht vragen, signaleert relevante ontwikkelingen en zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar is. Daarnaast ben je een belangrijk aanspreekpunt voor collega's, bestuurders en externe contacten en zorg je ervoor dat vragen, afspraken en acties zorgvuldig worden opgepakt en opgevolgd.

• Agenda- en mailboxbeheer;
• Het organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
• Het bewaken van acties, deadlines en toezeggingen;
• Het verzamelen en beheren van informatie;
• Het onderhouden van contacten met interne en externe relaties;
• Administratieve ondersteuning op het gebied van onder andere financiën, HR en ICT.

Daarbij kijk je kritisch naar bestaande werkwijzen en zie je kansen om processen slimmer en efficiënder in te richten.

Wat neem je mee?

Je bent een professional die het vanzelfsprekend vindt om zaken goed te regelen. Je werkt zorgvuldig, hebt oog voor detail en bent betrouwbaar in de afspraken die je maakt.

Je begrijpt dat je werkt in een omgeving waarin vertrouwelijkheid belangrijk is. Je gaat discreet om met informatie, voelt verhoudingen goed aan en weet wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming nodig is. Daarbij ben je flexibel wanneer de situatie daarom vraagt.

Je maakt gemakkelijk contact, bouwt sterke relaties op en schakelt moeiteloos tussen gesprekspartners op verschillende niveaus. Je weet verschillende belangen met elkaar te verbinden en communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.

Je bent beschikbaar voor 20 uur per week. Je werkt op maandag, donderdag en vrijdag. Op donderdag ben je de gehele dag aanwezig. De werktijden op maandag en vrijdag stemmen we in overleg af.

Daarnaast beschik je over:

• Minimaal mbo+ werk- en denkniveau;
• Een afgeronde secretariële opleiding;
• Ruime ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent;
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands;
• Ruime ervaring met Microsoft 365.

Wat bieden we jou?

Wij bieden een veelzijdige en maatschappelijk relevante functie voor 20 uur per week in het hart van de gemeentelijke organisatie. Een functie waarin je dagelijks kunt bijdragen aan de ontwikkeling van de gemeente en nauw samenwerkt met bestuur en directie. In ruil voor jouw inzet krijg je:

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.556,-op basis van een 36-urige werkweek(Schaal 08, Cao Gemeenten (https://www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten-2025-2027)), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
• Naast je bruto maandsalaris ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal € 776,80 (17,05% van je bruto maandsalaris). Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks, periodiek of jaarlijks uit te laten betalen. Maar je kunt het ook fiscaal aantrekkelijk inzetten voor het kopen van extra verlofdagen, de aanschaf van bijvoorbeeld een (elektrische) fiets, sport, cultuur of de verduurzaming van je woning;
• In deze functie werk je voornamelijk op kantoor. Op vrijdag thuiswerken is mogelijk;
• Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% van de pensioenpremie betalen. Daarnaast ben je bij ABP verzekerd van een goede financiële dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Meer weten? Bekijk hier al onze aanvullende arbeidsvoorwaarden.

Goed om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Dordrecht komt werken moet een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben. Dit geldt zowel voor medewerkers in vast dienstverband als voor stagiairs en uitzend- en inhuurkrachten. Deze kosten vergoeden wij.
• Het inwinnen van referenties, een assessment (psychologische- en vaardigheidstest) of een (online) screening kan onderdeel uitmaken van de procedure.
• De gemeente moet goed kunnen handelen bij grote incidenten en crises. Daarom is er een crisisorganisatie. Afhankelijk van je functie en vaardigheden kun je worden gevraagd om hierin een rol te vervullen. Als dit voor jou geldt, maken we duidelijke afspraken en krijg je de juiste training en ondersteuning. De kennis en ervaring die je opdoet, helpen je ook in je dagelijkse werk.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.