Bestuurssecretaresse (zzp - freelance)

De Ronde Venen; De Hoef; Vor Ort; EUR 36.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

De Ronde Venen zoekt een Bestuurssecretaresse die een centrale en verbindende rol vervult binnen de gemeente. Het bestuur secretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich kunnen richten op bestuurlijke taken.

Geen dag is hetzelfde: je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee bestuurders/directieleden en werkt volgens een uniforme werkwijze om als team efficiënt samen te werken.

Qualifikationen

• Klantgerichte houding en professionaliteit in publieke omgeving.
• Goede organisatorische en coördinerende vaardigheden vereist.
• In staat om proactief en nauwkeurig te werken en af te stemmen met meerdere belanghebbenden.

Aufgaben

• Beheren en bewaken van agenda's van burgemeesters, wethouders en directieleden.
• Prioriteren van telefoonverkeer, e-mails en afsprakenverzoeken en hierover adviseren.
• Meekijken in mailboxen ter ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Voorbereiden van wekelijkse portefeuillehouder overleg in samenwerking met secretariaten en adviseurs.
• Beheren van gezamenlijke mailbox en acties uitsturen naar college of collega's.

Kenntnisse

Klantgericht

Samenwerken

Stressbestendig

Omgevingsbewust/ Politiek sensitief

Organisatievermogen

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Proactief

Flexibel

Zelfstandig

Integer

Besluitvaardig

Empathisch

Jobbeschreibung

Organisatie

Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo'n 45.000 mensen met plezier wonen en werken.
In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega's. 'Samen voor elkaar' echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt.

We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Opdracht

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.

Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenliggende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda's van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega's.

Competenties

• Klantgericht
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Omgevingsbewust/ Politiek sensitief
• Organisatievermogen (plannen en organiseren)
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
• Proactief
• Flexibel
• Zelfstandig
• Integer
• Besluitvaardig en gedecideerd
• Empathisch