Bestuurssecretaresse

Bij Oranje; Utrecht; On-site; EUR 36,000 - 54,000; Full time

Job summary

De gemeente De Ronde Venen zoekt een Bestuurssecretaresse die een centrale rol vervult binnen ons bestuur. Je bewaakt en plant agenda’s en ondersteunt het college en de directie bij strategische taken.

Je werkt volgens een uniforme werkwijze, anticipeert op wat nodig is en levert proactieve secretariële ondersteuning in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Klantgericht en servicegericht handelen.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Goede communicatie in mondeling en schriftelijk Nederlands.
• Proactieve en flexibele houding in een dynamische omgeving.

Responsibilities

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden.
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren.
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning.
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Skills

Klantgericht

Samenwerken

Stressbestendig

Omgevingsbewust

Politiek sensitief

Organisatievermogen

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Proactief

Zelfstandig

Integer

Besluitvaardig

Empathisch

Job description

Opdrachtomschrijving

Over de organisatie

Tussen Amsterdam en Utrecht ligt gemeente De Ronde Venen. Een groene oase in een waterrijk gebied met acht kleurrijke dorpen, waar zo’n 45.000 mensen met plezier wonen en werken. In Mijdrecht staat het gemeentehuis. De thuishaven van ruim 300 hardwerkende en betrokken collega’s. ’Samen voor elkaar’ echoot door de gangen. Het is de essentie van de organisatieontwikkeling die onze organisatie toekomstbestendig maakt. We hebben grote opgaven, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Deze ambities maken we waar door een intensieve samenwerking met collega’s van alle teams, onze inwoners, partners in de gemeente, het college en de raad.

Over de opdracht

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol binnen onze gemeente. Het bestuurssecretariaat ondersteunt het college van B&W, de gemeentesecretaris en directieleden zodat zij zich volledig kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken. Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor circa twee aan jou toegewezen bestuurs- en/of directieleden. Je werkt volgens onze uniforme werkwijze en maakt deze snel eigen, zodat we als team efficiënt en eenduidig samenwerken. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt jou niet af; je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en weet op het juiste moment te handelen. Dankzij jouw professionaliteit en pro-activiteit ontzorg je het bestuur op een manier die echt het verschil maakt.

Een greep uit jouw takenpakket:

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en de directieleden;
• Prioriteiten bepalen in telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken, en hierover adviseren;
• Meekijken in mailboxen voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse portefeuillehouder overleggen, in samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en de gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en informatie en acties uitzetten naar het college of collega’s.

Wat vragen we

• Klantgericht
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Omgevingsbewust/ Politiek sensitief
• Organisatievermogen (plannen en organiseren)
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
• Proactief
• Flexibel
• Zelfstandig
• Integer
• Besluitvaardig en gedecideerd
• Empathisch
• Planning

De fysieke gesprekken bij de gemeente worden gepland in overleg met de best passende kandidaten. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze aanvraag.