Bestuurssecretaresse

Bright-Professionals; Katwijk; On-site; EUR 36,000 - 44,000; Full time

Job summary

Gemeente Katwijk zoekt een ervaren bestuurssecretaresse die als spil fungeert tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. U beheert complexe agenda's, bewaakt digitale stukken en bereidt overleggen voor.

U organiseert officiële ontvangsten en fungeert als eerste aanspreekpunt. Ervaring met kabinetszaken, Koninklijke onderscheidingen en evenementen is een pre. Minimaal 36 uur per week beschikbaarheid vereist.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde secretaresseopleiding.
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse of managementassistente binnen een gemeentelijke organisatie.
• Beschikbaar voor minimaal 36 uur per week.
• Ervaring met MS Office 365.
• Ervaring met complex agendabeheer en het opstellen van bestuurlijke dossiers.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en prioriteren van afspraken.
• Coördineren en bewaken van de digitale stukkenstroom.
• Voorbereiden van overleggen en zorgen voor complete dossiers.
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en officiële ontvangsten.
• Dienen als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen.

Skills

Flexibiliteit

Stressbestendigheid

Communicatie

Proactief handelen

Education

Secretaresseopleiding

Tools

MS Office 365

Job description

Voor Gemeente Katwijk zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester) en fungeer je als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties.

Jouw verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en prioriteren van afspraken;
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom;
• Voorbereiden van overleggen en zorgen voor volledige en zorgvuldig opgebouwde dossiers;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en officiële ontvangsten;
• Dienen als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk);
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie;
• Coördinatie en uitvoering van werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen, waaronder:
• Adviseren van voorstellers over mogelijkheden en voorwaarden;
• Toetsen van voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria;
• Opbouwen van complete en onderbouwde dossiers voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden;
• Organiseren en coördineren van processen rond Lintjesregen en uitreikingen;
• Onderhouden van contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Competenties

• Flexibiliteit en stressbestendigheid;
• Zelfstandigheid en proactief handelen;
• Klantgerichtheid en representativiteit;
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie;
• Sterke planning- en organisatievaardigheden.

Jouw profiel

• Ruime ervaring als bestuurssecretaresse of in een vergelijkbare ondersteunende rol voor bestuurders;
• Ervaring met complex agendabeheer en het opstellen van bestuurlijke dossiers;
• Ervaring met of bereidheid om verantwoordelijkheden rondom Koninklijke Onderscheidingen op je te nemen;
• Discretie, integriteit en het vermogen om met vertrouwelijke informatie om te gaan;
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met document- en e-mailmanagementsystemen;
• Teamspeler die ook zelfstandig taken kan oppakken en prioriteiten kan stellen.

Werkomgeving

De opdrachtgever werkt aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor inwoners en ondernemers. Hun ambities variëren van omvangrijke woningbouwontwikkelingen tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening. De organisatie telt ongeveer 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. Zij zetten in op persoonlijk leiderschap en geven medewerkers ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. De opdrachtgever zoekt mensen die vakmanschap combineren met betrokkenheid en samen werken aan duurzame resultaten.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde secretaresseopleiding
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente
• Je hebt in de afgelopen 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie
• Je bent beschikbaar voor minimaal 36 uur per week, met een startdatum in overleg
• Je hebt in de afgelopen 5 jaar aantoonbare werkervaring met MS Office 365

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden
• Je hebt aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda's van bestuurders, directieleden of managers en met het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen
• Bij voorkeur heb je aantoonbare ervaring binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum 19-10-2026