Bestuurssecretaresse

All About Work; Katlijk; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle terugkoppeling (24 uur)

Pensioen via StiPP

Begeleiding vanuit All About Work

CAO van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een ervaren secretaresse ter ondersteuning van één of meerdere bestuurders in een gemeentelijke context. U beheert complexe agenda’s, bereidt vergaderingen voor en bewaakt de stukkenstroom met nauwkeurigheid en discreetie.

Je werkt zelfstandig, schakelt met interne en externe contacten en levert bijdragen aan kabinetszaken en evenementen. Vereisten omvatten een secretaresseopleiding en minimaal 3 jaar recente gemeentelijke secretariële ervaring.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde secretaresse opleiding.

Responsibilities

• Je ondersteunt één of meerdere bestuurders, zoals wethouders en/of de burgemeester.
• Je beheert complexe agenda’s en prioriteert afspraken zorgvuldig.
• Je coördineert en bewaakt de (digitale) stukkenstroom.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor volledige dossiers.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, telefonisch, per e-mail en schriftelijk.
• Je ondersteunt bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen, zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie.
• Je coördineert, voert uit en ondersteunt werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen.
• Je adviseert voorstellers over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
• Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
• Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
• Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
• Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Skills

Agenda beheer

Plannen en organiseren

Communicatieve vaardigheden

Klantgericht

Discreet handelen

Education

Secretaresse opleiding

Tools

MS Office 365

Job description

Over de functie

ft 32753

Je ondersteunt één of meerdere bestuurders en zorgt voor rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je bent de schakel tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties. Daarbij combineer je nauwkeurigheid met flexibiliteit en houd je moeiteloos meerdere belangen en agenda’s in de gaten. Ook draag je bij aan de ondersteuning van het bestuurssecretariaat en de organisatie van uiteenlopende bestuurlijke en ceremoniële werkzaamheden.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt één of meerdere bestuurders, zoals wethouders en/of de burgemeester.
• Je beheert complexe agenda’s en prioriteert afspraken zorgvuldig.
• Je coördineert en bewaakt de (digitale) stukkenstroom.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor volledige dossiers.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, telefonisch, per e-mail en schriftelijk.
• Je ondersteunt bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen, zoals Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie.
• Je coördineert, voert uit en ondersteunt werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen.
• Je adviseert voorstellers over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje.
• Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan.
• Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden.
• Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden.
• Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde secretaresse opleiding.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistente.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of managementassistent binnen een gemeentelijke organisatie.
• Je bent beschikbaar per 19 oktober 2026 voor minimaal 36 uur.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met MS Office 365.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van bestuurders, directieleden, managementteams en/of leidinggevenden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met rechtstreekse ondersteuning van bestuurders, directieleden, managementteams of leidinggevenden.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het zelfstandig beheren van complexe agenda’s van bestuurders, directieleden of managers en het organiseren en coördineren van overleggen, bijeenkomsten en evenementen.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in de afgelopen 2 jaar binnen een gemeente of andere overheidsorganisatie in een secretariële of managementondersteunende functie.

Competenties

• Je bent flexibel en weet goed mee te bewegen met veranderende prioriteiten.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je werkzaamheden.
• Je bent klantgericht en schakelt professioneel met verschillende gesprekspartners.
• Je communiceert schriftelijk helder en zorgvuldig.
• Je kunt goed plannen en organiseren en houdt overzicht in drukke situaties.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32753

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.