Bestuurssecretaresse

1UP Talent; Almkerk; On-site; EUR 27,000 - 33,000; Part time

Job summary

1UP Talent zoekt een ervaren Bestuurssecretaresse/ Bestuurs- en directieondersteuner voor 32 uur per week in Noord-Brabant. Je leveret secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie en zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding, vastlegging en opvolging van vergaderingen.

Daarnaast organiseer en verbeter je de stukkenstroom richting college en lever je indien nodig een bijdrage aan kabinetszaken in samenwerking met communicatie.

Qualifications

• Een afgeronde MBO-opleiding.
• Ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Ervaring met iBabs.
• Kandidaat heeft 1 of meer referenties
• Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit

Responsibilities

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert, waar nodig en in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
• Je levert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Skills

Notuleren

Communicatieve vaardigheden

Proactief

Politieke sensitiviteit

Verbindend/contact leggen

Education

MBO niveau

Tools

iBabs

Job description

Functietitel

Bestuurssecretaresse/ Bestuurs- en directieondersteuner (32 uur per week)

Wat ga je doen?

• Je biedt inhoudelijke, secretariële en administratieve ondersteuning aan bestuur en directie.
• Je organiseert en optimaliseert het proces ten aanzien van het aanleveren van stukken richting bestuur.
• Je bewaakt en verzorgt het proces omtrent de voortgang en afdoening van vergaderingen en besluiten.
• Je levert, waar nodig en in samenwerking met communicatie, een bijdrage aan de uitvoering van kabinetszaken (representatieve taken van de burgemeester en wethouders).
• Je levert daar waar nodig, in afstemming met andere bestuurssecretaresses, een bijdrage aan het collegeproces en de daarbij behorende stukkenstroom.

Wat vragen wij van jou?

• Je hebt een afgeronde MBO-opleiding.
• Je beschikt over ervaring als bestuurs- en directieondersteuner, bij voorkeur binnen een gemeente.
• Je hebt ervaring met complex agendabeheer en het voorbereiden, vastleggen en opvolgen van vergaderingen.
• Je hebt ervaring met iBabs.
• Ervaring met kabinetstaken is een pre.
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en communicatieve vaardigheden.
• Je bent kwaliteitsgericht en hebt oog voor details.
• Je legt makkelijk verbindingen en bent sensitief en proactief.

Eisen

• Gemeente Altena stelt een laptop in bruikleen ter beschikking om de werkzaamheden voor gemeente Altena op uit te voeren. Opdrachtgever is ermee akkoord dat deze laptop ter beschikking gesteld wordt. Kandidaat stemt ermee in om deze laptop te gebruiken voor het uitvoeren van de werkzaamheden en zal hiervoor een bruikleenovereenkomst ondertekenen via Flex-West-Brabant
• Kandidaat heeft een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau
• Kandidaat heeft recente ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse in een gemeentelijke of (semi)overheidsorganisatie
• Kandidaat beschikt over 1 of meer referenties
• Kandidaat heeft ervaring met werken binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft ervaring met IBabs

Gunningscriteria

• Kandidaat heeft in de afgelopen 5 jaar ervaring als bestuurs- en directiesecretaresse binnen een gemeentelijke organisatie
• Kandidaat heeft recente ervaring met notuleren
• Kandidaat heeft recente ervaring met het werken met Ibabs
• Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van de stukkenstroom richting college
• Kandidaat past binnen het team
• Kandidaat beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan op verschillende niveaus communiceren
• Kandidaat beschikt over politieke en bestuurlijke sensitiviteit
• Kandidaat is proactief
• Kandidaat is kwaliteitsgericht