Bestuurssecretaresse

1UP Talent; 's-Hertogenbosch; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

1UP Talent zoekt een ervaren bestuurssecretaresse om het college van burgemeester en wethouders te ondersteunen. Je bereidt de burgemeester voor op bestuurlijke overleggen en regelt afstemming, stukken en communicatie.

Je bewaakt agenda’s, filtert informatie en werkt mee aan digitalisering en verbetering van werkprocessen. Ervaring in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving is een pré.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving.
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Agenda- en planningsbeheer dat aansluit bij politieke actualiteit en gevoeligheden.
• Voorbereiding bestuurlijke overleggen met juiste personen en voorbereiding.
• Regie en uitvoer: zorgen dat alles klopt, zowel zichtbaar als achter de schermen.
• Prioriteren, discretie en zorgvuldige omgang met signalen en verzoeken.
• Samenwerking met collega’s, bestuursadviseurs en externe contacten.
• Continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Skills

Organisatorisch sterk

Proactief

Nauwkeurig

Communicatief vaardig

Betrouwbaar en discreet

Flexibel

Stressbestendig

Leergierig

Dienstverlenend ingesteld

Education

Minimaal mbo-opleiding secretariële/ administratieve richting

Tools

Microsoft 365

Djuma

iBabs

NotuBiz

Job description

Functie: Bestuurssecretaresse

Als bestuurssecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders. Je bereidt de burgemeester voor op bestuurlijke overleggen, bijvoorbeeld met ondernemers of maatschappelijke organisaties, en regelt alle benodigde afstemming, stukken, deelnemers en communicatie. Je bewaakt agenda’s, filtert informatie en houdt oog voor wat echt belangrijk is. Je werkt mee aan digitalisering en verbetering van werkprocessen en springt moeiteloos bij bij afwezigheid van collega’s.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agenda- en planningbeheer: je beheert een agenda die praktisch klopt en aansluit bij politieke actualiteit en gevoeligheden; je voelt aan wanneer iets verschuift, speelt of versneld moet worden.
• Voorbereiding bestuurlijke overleggen: je zorgt dat overleggen op het juiste moment, met de juiste mensen en voorbereiding plaatsvinden.
• Regie en uitvoer: je weet wanneer je op de voorgrond treedt en wanneer je op de achtergrond regelt dat alles klopt.
• Prioriteren en discretie: je weegt signalen, e-mails en verzoeken zorgvuldig af, handelt discreet en leest tussen de regels.
• Samenwerking: je stemt af met collega’s van het bestuurssecretariaat, bestuursadviseurs, communicatieadviseurs, bodes en externe contacten.
• Continuïteit en kwaliteit: je draagt bij aan continuïteit en kwaliteit, ook bij afwezigheid of wisselingen.

Competenties

• Organisatorisch sterk
• Proactief
• Nauwkeurig
• Communicatief vaardig
• Betrouwbaar en discreet
• Flexibel
• Stressbestendig
• Leergierig
• Dienstverlenend ingesteld

Opleiding en ervaring

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden

Arbeidsomvang en vorm

• Uren: 36 uur (fulltime werkweek)
• Arbeidsvorm: detachering, tijdelijk ter vervanging; optie tot verlenging niet uitgesloten

Eisen

• Minimaal een afgeronde Mbo opleiding in een secretariële of administratieve richting
• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd

Gunningscriteria

• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare secretariële functie, bij voorkeur recent en in een politiek-bestuurlijke of gemeentelijke omgeving
• Kennis van Djuma, iBabs of NotuBiz is een pré