Bestuurs- en directiesecretaresse

All About Work; Stadskanaal; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een ervaren bestuurs- en directiesecretaresse die het college van burgemeester en wethouders en de directie professioneel ondersteunt. U beheert agenda’s, behandelt communicatie en bereidt vergaderingen en kabinetszaken voor in een dynamische bestuurlijke omgeving.

U bent stressbestendig, klantgericht en beschikt over uitstekende schrijf- en spreekvaardigheid. Een deta-vast-constructie is mogelijk na 1.040 gewerkte uren, waarna u kosteloos in dienst treedt bij de

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 opleiding in managementassistent/secretaresse.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurs- en directiesecretaresse.
• Aantoonbare werkervaring met MS Office.

Responsibilities

• Je houdt agenda’s, e-mail en overige post bij.
• Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Je verwerkt vergaderstukken.
• Je handelt telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken af.
• Je voert kabinetszaken uit en bereidt bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders voor.
• Je ontvangt bezoekers en vervult een gastvrouw/-heer rol.
• Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
• Je verspreidt documenten intern en extern.

Skills

Organisatievermogen

Stressbestendigheid

Communicatieve vaardigheden

Klantgerichtheid

Luistervaardigheid

Doorzettingsvermogen

Resultaatgerichtheid

Samenwerken

Overtuigingskracht

Besluitvaardigheid

Assertiviteit

Kritisch denken

Goed kunnen organiseren

Education

MBO niveau 4 in managementassistent/secretaresse

Tools

MS Office

Job description

Over de functie

ft 32594

Als bestuurs- en directiesecretaresse ondersteun je het college van burgemeester en wethouders en de directie op een professionele en nauwkeurige manier. Je werkt in een dynamische bestuurlijke omgeving waarin agenda’s, vergaderingen en communicatie strak moeten worden georganiseerd. Je schakelt soepel tussen verschillende taken en weet overzicht te bewaren, ook wanneer prioriteiten snel veranderen. Je bent een belangrijke schakel in de dagelijkse ondersteuning van de organisatie en draagt bij aan een zorgvuldige en representatieve dienstverlening.

Wat ga je doen

• Je houdt agenda’s, e-mail en overige post bij.
• Je bereidt vergaderingen voor, waaronder de collegevergadering op dinsdag.
• Je verwerkt vergaderstukken.
• Je handelt telefoontjes, correspondentie en andere administratieve zaken af.
• Je voert kabinetszaken uit, waaronder het behandelen van aanvragen voor koninklijke onderscheidingen en het voorbereiden van bezoeken van hoogwaardigheidsbekleders.
• Je ontvangt bezoekers en vervult een gastvrouw/-heer rol.
• Je organiseert mede vieringen en herdenkingen.
• Je verspreidt documenten intern en extern.

Eisen

• Je hebt aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van managementassistent/secretaresse.
• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met MS Office.

Wensen

• Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van bestuurs- en directiesecretaresse.
• Je hebt aantoonbare afgeronde cursus/training op het gebied van managementassistent/secretaresse.
• Je gaat akkoord met een deta-vast-constructie, waarbij je na 1.040 gewerkte uren, indien de opdrachtgever dit wenst, kosteloos in dienst treedt bij de opdrachtgever.

Competenties

• Je bent aanpassingsvermogen.
• Je bent stressbestendig.
• Je beschikt over uitdrukkingsvaardigheid (mondeling).
• Je beschikt over uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk).
• Je bent klantgericht.
• Je kunt goed luisteren.
• Je hebt doorzettingsvermogen.
• Je werkt resultaatgericht.
• Je werkt goed samen.
• Je kunt overtuigen.
• Je bent assertief.
• Je bent besluitvaardig.
• Je kunt goed organiseren.
• Je bent kritisch.